Otra mano en la guillotina

Libro 8 · Parte III · Capítulo 9. Anterior: La versión seis. Índice del libro: La última corrección.

La planta del barrio de talleres había sido una fábrica de sodas: una nave de quinientos metros cuadrados al lado de las vías, a tres cuadras de Olivares, con un portón de chapa donde todavía se leía, despintado, Sodería La Cristalina. Zárate se mudó en marzo del cuarto año, después de la temporada de los colegios, con las dos digitales, la offset de dos colores, una guillotina eléctrica grande, una plegadora usada y una máquina nueva que había llegado en enero en un contenedor: una offset de cuatro colores de medio pliego, con quince años de uso en una imprenta de Europa, comprada con un crédito a cinco años y con un contrato que la justificaba. Supermercados Bustamante, después de la versión seis, le había dado a Zárate sus catálogos de todo el año.

Lucio había visto la offset de cuatro colores el día que la bajaron del contenedor, había caminado alrededor de ella dos veces sin decir nada y después le había dicho a Celina que esa máquina era demasiado para él y justo para Gonzalo. Desde entonces se quedaba con la de dos colores y le enseñaba a Gonzalo la otra desde atrás, con el termo, como le había enseñado todo.

Eran dieciséis personas. Lucio y Gonzalo en las offset, con dos ayudantes. Dos operarios en las digitales. Tres en terminaciones: guillotina, plegadora, encuadernación. Paloma y una asistente en la administración. Un chofer con la camioneta. Haydée, que ya no venía a contar, pero venía los viernes a tomar mate con Lucio. Y Celina.

Celina estaba en todo. Atendía a los clientes grandes, hacía los presupuestos, revisaba cada archivo que entraba, sacaba y mandaba las pruebas, decidía qué trabajo iba primero en cada máquina, contestaba los mensajes de los choferes, firmaba los cheques y, a las siete de la tarde, cuando se iba el turno de terminaciones, cortaba en la guillotina lo que había quedado.

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El jueves de la segunda semana de abril, a las siete y veinte de la tarde, quedaban en la mesa de corte cuatro trabajos: los folletos de una concesionaria, las tarjetas de un estudio jurídico, mil carpetas de una universidad y dos mil quinientos volantes de una farmacia. Celina los cortó en el orden en que los encontró, porque el operador de la guillotina se había ido a las siete y no había dejado escrito cuál iba primero. Nadie lo había dejado escrito nunca: lo sabía Celina.

Los folletos de la concesionaria tenían un corte raro, con una solapa. La orden de trabajo decía folleto con solapa, cortar según archivo. El archivo estaba en la computadora de Celina, en la oficina, y Celina no fue a mirarlo, porque lo había diseñado ella y creía acordarse. Se acordó mal. Cortó la solapa del lado equivocado. Mil doscientos folletos.

Se dio cuenta a las nueve menos cuarto, cuando apiló el último paquete y lo comparó, por costumbre, con la prueba firmada que estaba en el sobre de la orden. Se quedó un rato largo sentada en la banqueta de la guillotina, en la nave vacía, con las luces de la mitad apagadas y el ruido del tren de carga que pasaba por las vías.

El viernes a la mañana, Gonzalo la encontró ahí cuando llegó a las seis y media. Celina había dormido tres horas en el sillón de la oficina. Los folletos se reimprimieron ese día, en la digital nueva, y se entregaron el lunes con un día de atraso.

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Gonzalo no le dijo nada ese viernes. El lunes, después de la entrega, le pidió media hora en la oficina y le llevó una orden de trabajo de las que usaban, una de las de Paloma, con copia, y otra que había hecho él en su casa el fin de semana, en la computadora de su hija.

—La de Paloma sirve para facturar —dijo—. Esta es para que el trabajo se haga sin preguntarte nada.

La orden de Gonzalo tenía, además de lo que ya tenía la de Paloma (cliente, producto, cantidad, papel, fecha), cinco cosas más. Un dibujo del pliego, con la posición de cada ejemplar, que en la imprenta se llamaba imposición. Un plan de corte: un dibujo con los cortes numerados en orden, y las medidas. Las terminaciones, una por renglón, con la máquina o el taller de cada una. Cómo se embalaba: cuántos por paquete, en qué caja, con qué etiqueta. Y una línea que Gonzalo había escrito en negrita: prioridad del día, con un número del uno al cinco que decidía, cada mañana, una sola persona.

—¿Quién? —preguntó Celina.

—Yo —dijo Gonzalo—. Si me dejás.

Celina miró las dos órdenes, una al lado de la otra, un rato largo. En la de Gonzalo, el folleto de la concesionaria se podía cortar bien sin abrir ningún archivo.

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Lo que cambió en Zárate en los tres meses siguientes, Gonzalo lo llamó sacar a Celina de la planta, y Celina lo llamó, durante las primeras semanas, que me echen de mi imprenta.

Gonzalo pasó a ser jefe de producción, con nombre en la puerta de una oficina de vidrio que se armó en una esquina de la nave, desde donde se veían las cuatro máquinas. Todas las mañanas a las ocho, durante quince minutos, de pie al lado de la offset grande, se hacía la reunión de producción: Gonzalo leía las órdenes del día, decía la prioridad de cada una, quién la hacía y en qué máquina, y preguntaba si faltaba algo. Celina podía estar, pero no podía cambiar una prioridad en la reunión; si un cliente necesitaba algo antes, se lo decía a Gonzalo, y Gonzalo decidía qué se movía.

La regla se probó el primer miércoles. A las ocho menos cinco, Vera llamó a Celina desde la agencia: un cliente necesitaba quinientas invitaciones para el viernes, no para el lunes como estaba en la orden. En la reunión, Celina abrió la boca para pedirle a Gonzalo que las pusiera primeras en la digital nueva. Gonzalo la miró, y Celina cerró la boca. Esperó a que terminara la reunión, se acercó a la oficina de vidrio y se lo pidió como se lo hubiera pedido cualquier vendedor. Gonzalo miró la cola de la digital, movió una tanda de tarjetas de un estudio contable al jueves a la tarde, que no tenían apuro, y puso las invitaciones el jueves a la mañana.

—¿Y las tarjetas? —preguntó Celina.

—El estudio las pidió para el lunes —dijo Gonzalo—. Llegan el viernes. No se van a quejar.

No se quejaron. Celina volvió a la oficina sin saber si estaba contenta o enojada. Esa noche le contó a Haydée que por primera vez alguien le había dicho que no en su imprenta, y que había tenido razón.

Ninguna orden de trabajo pasaba a la planta sin los cinco renglones de Gonzalo. Si faltaba el plan de corte, la orden volvía a la oficina. Los primeros días volvieron la mitad. A las tres semanas, ninguna.

Y había una regla que Gonzalo pidió y que a Celina le costó más que todas las demás: después de las cuatro de la tarde, la dueña no entraba a la planta, salvo que la llamaran. La guillotina tenía su operador, y si a las siete quedaba algo sin cortar, quedaba para el día siguiente, con su prioridad.

La segunda cosa que soltó Celina fue más difícil todavía, porque era su oficio. En mayo contrató a Aitana Cabrera, una diseñadora de veintiocho años que había trabajado en preimpresión en una imprenta de la capital y que sabía de archivos lo mismo que Celina, o más. Aitana pasó a recibir todos los archivos, revisarlos con una lista, armar los pliegos, sacar las pruebas y mandar las chapas. Celina pasó a revisar solo los archivos de los clientes que pedían por ella.

La primera semana, Celina abrió cada archivo que había revisado Aitana. La segunda, la mitad. La tercera, Aitana le dejó un papel en el teclado, como había hecho Lucio años antes: Si vas a revisar todo lo que reviso, no me necesitás. A.C.

Celina lo guardó en el cajón. No volvió a abrir los archivos de Aitana, ni siquiera los de sus clientes de diseño más viejos. Los primeros días le costó tanto que se iba a la oficina de Paloma a ayudar con los resúmenes de cuenta para no tener la pantalla de preimpresión a la vista. Paloma la dejaba hacer, sin preguntar, y le corregía los resúmenes después.

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En septiembre, Paloma comparó los números de abril y los de agosto.

En abril, Celina trabajaba setenta y dos horas por semana. En agosto, cincuenta y cinco. Los errores de terminaciones que llegaban al cliente, cortes, plegados, embalajes, habían bajado de nueve por mes a dos. Las entregas a tiempo, de ochenta y uno por ciento a noventa y cuatro. Los archivos con problemas que llegaban a la máquina, de una docena por mes a uno o dos, porque Aitana los frenaba antes.

Y Celina tenía tiempo, por primera vez en cuatro años, para algo que no había hecho nunca: visitar a los clientes grandes sin que hubiera un problema. Fue a ver a Sarasola, en Bustamante, un martes a la tarde, sin ningún catálogo en la mano. Sarasola la recibió sorprendido.

—¿Pasó algo?

—No —dijo Celina—. Vine a preguntarle cómo le está yendo con los catálogos.

Sarasola le habló cuarenta minutos. Al final, le contó que Bustamante iba a abrir dos sucursales nuevas el año siguiente y que quería hacer un catálogo de treinta y dos páginas en lugar de dieciséis.

Lo que Nova vio

La noche de la solapa es la de muchas dueñas y dueños de taller que crecen: la empresa tiene dieciséis personas y cuatro máquinas, y una sola cabeza sabe qué va primero y cómo se hace cada cosa. Mientras esa cabeza está, todo funciona. A las siete y veinte de un jueves, cansada, esa cabeza se acuerda mal de un archivo que ella misma diseñó.

Lo que me interesa es que la solución no viene de Celina sino de Gonzalo, y que no es una idea abstracta de delegar: es una hoja. Una orden de trabajo que se explica sola, con el pliego dibujado, el plan de corte, las terminaciones y el embalaje, hace que el trabajo no necesite a nadie que se acuerde. La diferencia entre la orden de Paloma y la de Gonzalo es la diferencia entre un papel para facturar y un papel para fabricar.

La reunión de quince minutos y la regla de las cuatro de la tarde son el otro lado. Las prioridades de la planta pasan a ser de una persona que está en la planta todo el día, y la dueña deja de mover la cola desde la oficina cada vez que llama un cliente. Celina lo vive como que la echan de su imprenta; es, en realidad, la primera vez que la imprenta puede trabajar sin ella.

Y el papel de Aitana en el teclado es el más difícil de leer para cualquiera que delega su propio oficio. Delegar lo que uno no sabe hacer es fácil. Delegar lo que uno hace mejor que nadie, y no volver a revisarlo, es lo que separa a una dueña que tiene una empresa de una que tiene empleados que la ayudan.

Lo que hay que saber

La orden de trabajo que se explica sola. Además de lo que sirve para facturar (cliente, producto, cantidad, precio, fecha), la orden que acompaña al trabajo por la planta lleva lo que hace falta para hacerlo sin preguntar: la imposición en el pliego, el plan de corte con medidas y orden, las terminaciones con su máquina o su taller, el embalaje y la entrega, y la prueba firmada adjunta. Si falta algo, la orden no entra a la planta. Cómo se pasa de un proceso escrito a las pantallas y los formularios de un sistema, sin perder lo que la gente sabe, está en la guía de la Escuela sobre de procesos a pantallas.

Quién decide las prioridades. En una planta con varias máquinas, la cola de cada una la decide una sola persona, que está en la planta. La dueña o el vendedor le llevan los pedidos urgentes; no los meten en la cola por su cuenta. Una reunión corta a la mañana, de pie, con las órdenes del día, alcanza para que todos sepan qué va primero.

La lista de revisión de archivos. Es lo primero que se escribe cuando la preimpresión pasa de la dueña a otra persona: tipografías incluidas o convertidas, imágenes con la resolución que pide el producto, sangrado, colores en el modo correcto, negro armado según el papel, tintas directas identificadas, medidas finales contra el pedido. Cada archivo se revisa con la lista, y lo que no la pasa vuelve al cliente antes de la prueba, con una explicación. La lista es también lo que se le manda al cliente para que el archivo llegue bien.

Delegar el propio oficio. La parte más difícil de dejar es la que uno hace mejor. Se delega con una lista escrita (en preimpresión, la lista de revisión de archivos), un período de revisar juntos y una fecha para dejar de revisar. Cómo cambia el trabajo del dueño cuando la empresa deja de depender de sus manos está explicado en la guía de la Escuela sobre procesos y roles, con ejemplos de otros talleres.

Para tu negocio

Si tenés una imprenta o un taller, tomá la orden de trabajo de un trabajo que salga hoy y dásela a alguien que no lo conozca. Pedile que te diga, sin preguntarte nada, cómo se corta, cómo se termina, cómo se embala y para cuándo. Contestá por escrito: ¿qué le faltó saber, quién decide hoy qué trabajo va primero en cada máquina, y cuántas horas por semana pasás haciendo algo que otro podría hacer con una hoja bien escrita?

Qué registrar desde hoy

• En cada orden: imposición, plan de corte, terminaciones, embalaje y prueba firmada.
• Las órdenes que vuelven a la oficina porque les falta algo.
• Las prioridades del día, decididas en la reunión de la mañana.
• Los errores de terminaciones que llegan al cliente, por mes.
• Las horas de la dueña por semana, y en qué se van.

La enseñanza

Una imprenta deja de depender de la dueña el día que la orden de trabajo se explica sola y una persona en la planta decide qué va primero; lo más difícil de soltar es el oficio propio, y se suelta con una lista, un tiempo de revisar juntos y una fecha para dejar de hacerlo.

Lo que sigue

En el capítulo 10, Sarasola pide el catálogo de treinta y dos páginas, y Celina lo presupuesta pliego por pliego, con la hoja de cada máquina, para descubrir que el catálogo de dieciséis que imprimía hacía un año le dejaba la mitad de lo que creía.