Caso típico: la metalúrgica que cotizaba en tres horas y perdía uno de cada tres trabajos
Un taller de 22 personas, cada trabajo distinto, presupuestos en Excel con llamados a proveedores. Así se ve el patrón más común entre talleres e imprentas, y así cambia con un cotizador por proceso.
Este caso es ilustrativo. Describe el patrón que vemos repetido en metalúrgicas, tornerías, carpinterías metálicas e imprentas. Los nombres son ficticios y los números, representativos del rubro.
La empresa
"Metalúrgica Riel" (nombre ficticio) tiene 22 personas, un galpón con corte, plegado, soldadura y pintura, y trabaja a pedido: estructuras, piezas, bastidores, cada uno distinto. Factura bien, pero el dueño, Julián, tiene una sensación que no se saca de encima: no sabe cuáles de los trabajos que toma dejan plata.
Cómo cotizaban
El presupuesto lo armaba Julián en una planilla de 14 pestañas que solo él entendía: material por pieza, horas estimadas por sección, un porcentaje de "gastos" y un margen. Para el material llamaba a dos proveedores por WhatsApp. Una cotización completa le llevaba entre dos y tres horas, y la hacía de noche, porque de día estaba en el taller.
El resultado era conocido: cuando cotizaba rápido, cotizaba mal; cuando cotizaba bien, la competencia ya había mandado el suyo. Uno de cada tres presupuestos se perdía por demora o por un número mal calculado. Y de los que ganaba, nadie sabía el costo real hasta meses después, si es que alguien lo miraba.
Dónde se perdía la plata
No era un problema de tiempo. Era de dinero:
- Trabajos tomados a pérdida sin saberlo, porque las horas reales de soldadura duplicaban las estimadas.
- Presupuestos perdidos por tardar tres días en contestar.
- La empresa dependía de Julián para vender: si él no estaba, no salía ninguna cotización.
Es el patrón que llamamos "cotización compleja por proyecto único", un cotizador de nivel 3.
Qué se construyó primero
El relevamiento definió el orden: primero el cotizador, después todo lo que se cuelga de él.
- Cotizador por pieza y proceso. Materiales con el último precio de cada proveedor, tiempos por máquina y sección, terminaciones y margen objetivo. Las "14 pestañas" se convirtieron en reglas del sistema, que ahora entiende cualquiera del equipo.
- Orden de trabajo desde la cotización. Lo cotizado pasa a producción con etapas, responsable y fecha, sin volver a tipear.
- Costo real por trabajo. Horas y material consumidos contra lo cotizado. Por primera vez, cada trabajo cerrado dice cuánto dejó.
- Seguimiento de presupuestos, stock de materia prima y facturación integrada, en ese orden.
Sobre eso, los agentes: uno que recibe el pedido del cliente y arma el borrador del presupuesto con los precios reales (Julián o el encargado lo confirman antes de que salga), uno que avisa cuando una orden se atrasa, y uno que recuerda los presupuestos sin respuesta.
Lo que cambió
Desde el mes 2 el cotizador funcionaba con los precios reales del taller. Un presupuesto que llevaba tres horas pasó a llevar veinte minutos, con el margen a la vista, y a salir el mismo día. A los tres meses, con el costo real por trabajo, Julián descubrió que dos tipos de trabajo que creía rentables daban pérdida, y dejó de tomarlos o los cotizó distinto. Y por primera vez, otra persona del equipo pudo cotizar sin él.
Los números
Para un taller de 10 a 50 personas, el setup está entre USD 25.000 y 40.000, en tres cuotas durante los seis meses, con una cuota mensual de USD 1.800 a 2.500 desde el mes 7. Recuperar cinco presupuestos por mes que antes se perdían, o dejar de tomar los trabajos que daban pérdida, suele pagar el setup antes de que termine.
Si tu taller se parece, la solución completa está en metalúrgicas y talleres. Y si querés contarlo con tus propios datos, Alex te hace tres o cuatro preguntas y te dice qué construiríamos primero.