Plantillas: el brief, la cotización por roles, la propuesta paga, el acuerdo de pauta y el informe mensual

Libro 11 · Apéndice B. Índice del libro: Sin compromiso.

Cada plantilla de este apéndice nació de un capítulo del libro, casi siempre de uno que salió caro. Están reducidas a lo esencial. Las tarifas, los plazos y las cláusulas los pone cada agencia; lo que vale copiar es qué preguntas obliga a contestar cada una.

1. El brief

• Qué quiere lograr el cliente, en su negocio, en sus palabras.
• Para quién: a quién le habla.
• Qué se hace y qué no.
• La fecha que no se mueve.
• Qué datos aporta el cliente y para cuándo: nombre del producto, precios, información legal, logos, fotos.
• Quién decide del lado del cliente, y quién más puede opinar.
• Firma del cliente. Si cambia algo, cambian la fecha y el precio.

2. La cotización por roles

Debajo: margen, recargo por urgencia (pedidos con menos de diez días hábiles fuera del calendario), y lo que no incluye. Las horas salen de proyectos parecidos ya cerrados, no de lo que se cotizó en ellos.

3. La propuesta con precio

• Antes de escribirla: cuánta plata tiene el cliente, quién decide y cuándo.
• Lo que cuesta escribirla, en horas, y la decisión: propuesta, diagnóstico pago o no.
• Lo que muestra: lo que la agencia vio, el problema, el camino, cómo se va a medir, ejemplos de trabajos hechos.
• Lo que no muestra: la idea terminada.
• Al pie: Las ideas, textos y diseños de esta propuesta pertenecen a la agencia y no pueden usarse sin un acuerdo por escrito.
• Para concursos: un pago por presentarse, igual para todas las agencias, o solo el diagnóstico y el camino.

4. El acuerdo de pauta

• La pauta es del cliente: tarjeta del cliente en la plataforma, o pauta del mes transferida antes de empezar.
• Presupuesto aprobado por campaña, con límite de gasto puesto en la plataforma.
• Revisión antes de activar, por otra persona, en voz alta: presupuesto por día o por total, fechas, público.
• El trabajo de pauta se cobra por horas; la pauta se factura aparte.

5. El criterio del cliente

Una página por cliente, con lo que se mira al aprobar.

• Cómo se muestran los productos (tamaño, luz, gente o sin gente).
• El tono de los textos.
• Lo que nunca va (colores, palabras, temas).
• Dónde va el precio y cómo.
• Las fechas importantes del negocio.
• Lo que el cliente no dice pero importa (quién ve mal la pantalla, a qué hora aprueba).

6. La lista de datos antes de aprobar

• Precios contra la lista confirmada del cliente, con su fecha.
• Fechas, horarios, direcciones, teléfonos.
• Condiciones de las promociones.
• Información legal (graduaciones, ingredientes, datos del fabricante, leyendas obligatorias).
• Versión del logo.
• Quién revisó y con qué versión de la lista.

7. El calendario de campañas del año

Se firma como parte del acuerdo del año. Las fechas se pueden mover; se mira la carga por rol antes de aceptar el cambio.

8. La hoja de resultados

• El número del negocio, de la fuente acordada con el cliente, con el mes anterior y el mismo mes del año anterior.
• Lo que costó conseguirlo: pauta más honorarios, dividido por resultados.
• Una recomendación en dos renglones, con una decisión.
• Fecha de la llamada y decisión tomada, o por qué no.