El mapa del sistema de una agencia
Las partes del sistema de una agencia chica, de la propuesta con precio a la hoja de resultados del cliente: qué dato guarda cada una, qué agente trabaja sobre él, quién decide y qué número sale para la pantalla de los miércoles. Con lo que siempre decide una persona y el año en que Rinaldi & Co. sumó cada parte. Libro 11, apéndice C.
Libro 11 · Apéndice C. Índice del libro: Sin compromiso.
En una agencia, casi todo lo que se vende son horas de personas que piensan, y casi todo lo que se pierde son horas que nadie contó: las de las propuestas, los cambios, los informes que nadie lee. El sistema empieza por contarlas y termina en el negocio del cliente.
Parte por parte
| Parte | Qué dato guarda | Agente posible | Quién decide | Número que sale |
|---|---|---|---|---|
| Pedidos y propuestas | Origen, pedido, horas estimadas y reales, resultado | Estima el costo de la propuesta y arma el borrador del brief | Dueño | Horas de propuestas por cliente ganado |
| Seguimiento | Propuestas sin respuesta, fechas | Recuerda la llamada y prepara qué decir | Quien vende | Pedidos enfriados recuperados |
| Cotizador por roles | Tareas, horas por rol, costo de cada rol, terceros, margen | Propone horas con proyectos cerrados parecidos | Dueño y cuentas | Margen cotizado |
| Proyectos y carga | Calendarios, proyectos, horas por rol y por semana | Avisa las semanas en rojo y muestra las libres | Quien vende | Semanas en rojo |
| Aprobaciones | Criterio de cada cliente, lista de datos, versiones, quién aprobó | Compara los precios de cada pieza con la lista confirmada | Ejecutivas, y el dueño en lo nuevo | Errores publicados |
| Pauta | Aprobado, gastado, límites, quién revisó cada campaña | — | Pauta | Pauta adelantada |
| Resultados | Número del negocio de cada cliente con su fuente, costo por resultado | Arma la hoja y el borrador de la recomendación | Ejecutiva | Clientes medidos; recomendaciones tomadas |
| Cierre de proyectos | Cotizado contra real por rol y por terceros | — | Administración | Desvío por tipo de trabajo |
| Facturación y cobros | Trabajo separado de la pauta, días de cobro | Recordatorios | Administración | Días de cobro |
| Pantalla | Todo | — | Cada responsable | Los diez números del capítulo 14 |
Lo que siempre decide una persona
- El precio de una propuesta, de un proyecto y de un cliente.
- Si se escribe una propuesta, se ofrece un diagnóstico pago o se dice que no.
- Aprobar una pieza y lo que se le dice al cliente.
- Activar una campaña de pauta.
- Aceptar una fecha en una semana en rojo.
- La recomendación de cada mes al cliente.
Cómo fue llegando cada parte a Rinaldi & Co.
| Año | Qué se sumó | De qué problema nació |
|---|---|---|
| 1 | Registro de horas por cliente; cotización por roles | Los doce posteos por cuatrocientos dólares |
| 2 | Brief, cronograma hacia atrás y lista de datos; el cliente Sin compromiso | La Roja Barragán; Polo Sur |
| 3 | Origen de cada cliente; reunión del año; reglas de la pauta; dos personas por cliente; carpeta común | Los clientes que se fueron; la tarjeta; Moira |
| 4 | Calendario de campañas; recargo por urgencia; taller de enero; reglas de las cuentas grandes | El fin de año; La Pradera |
| 5 y 6 | Criterio por cliente y aprobaciones por tipo; margen por tipo de trabajo; cierre de proyectos; carga por rol | La carpeta Para Tadeo; la página de la cooperativa; el precio viejo |
| 7 | Hoja de resultados con la fuente del cliente; sistema con propuestas, cotizador, carga, aprobaciones, pauta y agentes | El informe que nadie leía |
| 8 | Pantalla de los miércoles; agente del seguimiento; servicio de armado de equipos internos | Las propuestas enfriadas; la cooperativa |
Antes de elegir un sistema
Un sistema para una agencia sirve si sabe cuánto cuesta la hora de cada rol y cuántas horas llevó de verdad cada trabajo. Sin eso, ningún agente puede estimar una propuesta, ninguna pantalla puede decir qué cliente deja plata y ningún cotizador aprende de sus errores. Las horas reales se juntan antes del sistema, con una aplicación en el teléfono, como hizo Lupe desde el primer año.