La obra en el teléfono

Libro 9 · Parte IV · Capítulo 13. Anterior: Fotos en el grupo de la obra. Índice del libro: Ya que estás.

En enero del sexto año, Renata Villegas pasó a ser socia de Villegas Construcciones, con un tercio de la empresa, y lo primero que hizo como socia fue comprar una suscripción.

Era una aplicación de proyectos, de las que usan los estudios de diseño y las agencias: tableros con columnas, tareas con responsables y fechas, comentarios, archivos adjuntos. Renata la había visto en el estudio de Damián Salvatierra, el arquitecto que les había mandado la ampliación del primer año, y le había parecido ordenada y fácil. Cargó las ocho obras, una por tablero, con sus etapas como columnas y sus tareas como tarjetas. Les instaló la aplicación a los encargados en el teléfono. Pagó un año por adelantado, mil cuatrocientos dólares por los ocho usuarios.

En marzo, Renata y Mauro la usaban todos los días. Isidro, el encargado más joven, la abría a veces. Ulises la había abierto dos veces. Celestino no la había abierto nunca.

—Acá no hay un solo ítem —le dijo Celestino a Renata, cuando ella le preguntó por qué, con el teléfono de él en la mano—. Hay tareas. ¿Dónde pongo que revocamos dieciocho metros? ¿Dónde pongo que faltó arena? ¿Dónde pongo las fotos de lo que se tapa, con la pared? Esto es para una oficina.

Tenía razón, y Renata lo vio enseguida. La aplicación sabía qué era una tarea y un responsable. No sabía qué era un cómputo, un precio unitario, un certificado, una orden de adicional ni un gremio que entra un jueves. Para Mauro y para ella era un lugar más donde copiar lo que ya estaba en los otros nueve. Y en la obra de los Galarza, en un barrio nuevo donde todavía no llegaba bien la señal del teléfono, la aplicación ni siquiera abría.

En abril, Renata la dejó de usar. Los mil cuatrocientos dólares no volvieron, y la lista de Mauro siguió teniendo nueve renglones.

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El segundo intento empezó en mayo, en la oficina de atrás del corralón, con una pregunta distinta. En lugar de buscar un programa y ver qué se podía meter adentro, Renata quiso saber qué tenía que pasar en la empresa y quién lo tenía que hacer, de punta a punta, para una sola obra: desde el plano del cliente hasta la última visita de garantía.

Lo escribieron en el pizarrón de la contadora de Don Amadeo, que ya tenía tres capas de marcador mal borrado. Renata, Mauro, Horacio, Celestino, Ulises e Isidro, dos tardes. El recorrido de una obra tenía, contado así, siete partes: el presupuesto, con el cómputo y los precios unitarios propios; el plan, con las fechas, los encargados y los gremios; la obra de todos los días, con la semana, lo decidido, el parte diario y las fotos de lo que se tapa; las compras y el acopio; los adicionales; los certificados y los cobros; y el después, con el plano conforme a obra y la garantía.

Y debajo, Renata escribió lo que iba a hacer distinto esta vez:

Empezamos por el obrador. Si no lo usa Celestino, no sirve.

Para la parte de los números, el presupuesto, los certificados, los cobros, el costo por ítem, ya existían sistemas de gestión pensados para empresas como la suya. Lo que no encontraban era un sistema en el que la obra misma, la de todos los días, la del encargado, estuviera en el centro y el resto se alimentara de ella. En junio hablaron con un equipo que armaba sistemas a medida para empresas de varios rubros, y Renata les llevó una foto del pizarrón y la lista de los nueve lugares de Mauro.

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El sistema se armó en cuatro meses, de a una parte por vez, y la primera que se probó fue la del encargado.

Era una pantalla en el teléfono, en un teléfono grande con funda de goma que Villegas Construcciones les compró a los cuatro encargados, porque los de ellos se caían en baldes. Al abrirla, cada encargado veía sus obras, y al tocar una, lo mismo que tenía la carpeta de papel desde la hernia de Horacio, en el mismo orden: la semana, lo decidido, el plano vigente. Abajo, tres botones grandes, que se podían tocar con un guante: parte del día, fotos de lo que se tapa, adicional.

Y funcionaba sin señal. Lo que el encargado cargaba en un barrio nuevo se guardaba en el teléfono y se mandaba solo cuando volvía a haber señal, en la avenida o en el corralón.

El parte del día era lo que más le costaba a Celestino, y fue lo que lo convenció. Celestino no escribía en el teléfono; decía que tenía los dedos muy gruesos para esas letras. El botón del parte del día se apretaba y se hablaba. Al final de cada jornada, Celestino se paraba en el medio de la obra, con la cuchara todavía en la otra mano, y decía lo que había pasado, como se lo habría dicho a Horacio por teléfono:

—Hoy revocamos la pared norte del dormitorio grande y la del pasillo, unos dieciocho metros. Faltó arena a la tarde, dos horas parados. Vino el electricista y dejó los caños de la cocina, mañana saco las fotos antes de cerrar. Mañana arrancamos el revoque del living.

En dos minutos, un agente convertía lo que Celestino había dicho en un parte ordenado: dieciocho metros cuadrados de revoque grueso al ítem de revoque grueso de esa obra, con los jornales del día; dos horas de cuadrilla parada por falta de arena, con su costo; el electricista presente, con la etapa de cañerías de la cocina terminada; una tarea para el día siguiente, las fotos de la cocina antes de cerrar. Celestino lo leía en la pantalla, o se lo hacía leer en voz alta, y tocaba confirmar. Si algo estaba mal, lo decía de nuevo.

Lo que Celestino no veía desde la obra era lo que pasaba con su parte en la oficina. La falta de arena aparecía en la pantalla de Mauro como un pedido sugerido: tantos metros cúbicos de arena para mañana a primera hora, calculados con lo que faltaba de revoque en el cómputo de Renata, a El Hornero. Mauro lo miraba y lo confirmaba, o lo corregía. Los dieciocho metros iban al avance de la obra, y al cierre por ítem que Renata había tardado dos semanas en reconstruir para la casa de los Montenegro.

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El primer error del sistema lo encontró Mauro en la segunda semana.

El agente le propuso un pedido de cuarenta bolsas de cemento para una casa del barrio del lago que tenía cemento de sobra en el obrador. Mauro lo miró dos veces, porque esa obra había recibido cemento el viernes, y llamó a Ulises.

Ulises había dictado el parte desde la otra casa del lago, la de seis cuadras más allá, la del mismo color de los caños de la primavera, y había dicho que faltaba cemento, pero con el teléfono abierto en la obra equivocada. El agente había hecho bien lo que tenía que hacer con lo que le dijeron. Mauro corrigió la obra, y el pedido fue a la casa correcta.

Esa tarde, Renata y el equipo del sistema agregaron una cosa: el parte del día preguntaba en voz alta, antes de guardarse, ¿es la casa de tal, en tal calle? Y escribieron la regla que después se pegó en la pared del corralón, debajo de la de Nélida: el agente propone, la persona confirma. Nada se compra, se firma ni se cobra sin una persona.

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La segunda parte que se probó fue la de los adicionales, y fue la que más le gustó a Horacio.

Cuando un cliente pedía algo en la obra, el encargado tocaba el botón de adicional y decía lo que el cliente había pedido: ya que están, quieren agrandar la ventana del estudio, de un metro veinte a un metro ochenta. El agente armaba la orden de adicional con los precios unitarios del presupuesto de esa misma obra: el corte de la mampostería, el dintel, la ventana nueva contra la que ya se había comprado, el revoque y la pintura de lo que se tocaba, el plazo que agregaba. La orden aparecía en la pantalla de Renata, que la revisaba en la oficina, en minutos. Después le llegaba al cliente al teléfono, con el precio y el plazo, para firmar con el dedo. Si firmaba, la orden quedaba en la obra y en el próximo certificado. Si no, no se hacía, y quedaba en lo decidido que el cliente había dicho que no.

La respuesta que Horacio había escrito en el cuaderno después de los Echenique, sí, te mando la orden, ahora se cumplía en el mismo día, a veces en la misma hora.

La tercera parte fueron los certificados. Cada quince días, con los partes confirmados, el sistema tenía el avance medido de cada ítem de cada obra, y otro agente armaba el borrador del certificado: lo hecho en la quincena, ítem por ítem, más los adicionales firmados. Renata lo revisaba en la obra, con el encargado, porque el avance se mide mirando la pared, y lo firmaba. Mauro lo mandaba al cliente, con el recordatorio a los cinco días.

Y la cuarta fue el presupuesto. Un agente que leía el plano de un cliente y proponía el cómputo, con los ítems y las cantidades, y los precios unitarios que salían de los cierres de las obras terminadas, no del manual de la facultad. Renata lo revisaba entero, ítem por ítem, porque el agente se equivocaba en cosas que Renata veía en un segundo: un tabique que en el plano era una línea fina, una losa que el plano no acotaba. Pero le ahorraba dos días de cada tres de un cómputo de casa, y sobre todo le avisaba lo que se olvidaba: la ayuda de gremios, el escombro medido en contenedores, los días de lluvia previstos según el mes de la estructura.

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Celestino fue el último en usar el sistema, y el que lo usó mejor.

Empezó en septiembre, en una casa de la zona oeste, porque Isidro le mostró en una obra cómo se dictaba el parte, y Celestino vio que no había que escribir nada. Las fotos de lo que se tapa le gustaron desde el primer día: el botón le preguntaba ¿qué ambiente? y ¿qué pared? con botones grandes, la cinta métrica la ponía él, y la foto se iba sola a su lugar, sin que Renata tuviera que ordenar las suyas los viernes. Renata se quedó sin las facturas de la panadería de la esquina.

En octubre, Celestino le dijo a Horacio en la camioneta, volviendo de una obra, algo que Horacio le contó a Nélida esa noche:

—Ahora el cliente no me pregunta a mí qué cerámico iba. Lo ve en su teléfono.

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Mauro volvió a hacer su lista en diciembre del sexto año. La carpeta de papel seguía en cada obrador, por las dudas, por si un día no andaba el teléfono, pero nadie la escribía: se imprimía la semana del sistema los lunes. Todo lo demás estaba en un solo lugar: la semana, lo decidido, los planos, los partes, las fotos de lo que se tapa, las órdenes de adicional firmadas, los pedidos, los certificados, los cobros, el costo por ítem, el plan de obras con sus gremios. El grupo de cada obra seguía existiendo, para las fotos del final del día que le gustaban a los clientes y para los avisos. Pero lo que valía estaba en la obra del sistema.

De nueve lugares, uno.

Mauro dedicaba veinte minutos por día a lo que antes le llevaba dos horas: copiar de un lugar a otro. Los llamados a Horacio desde las obras eran seis por día. El cierre de una obra ítem por ítem, que en la casa de los Montenegro había llevado dos semanas de enero, salía en una tarde, porque estaba hecho a medida que se hacía la obra. Y la planilla de reclamos de garantía se había vuelto una parte más de cada obra, con las fotos de lo que se tapa y el plano conforme a obra al lado.

Lo que Nova vio

El primer intento de Renata falló por la razón por la que fallan muchos: se eligió una herramienta que era buena para otra empresa y se le pidió a la propia que entrara en ella. Una aplicación de tareas no sabe qué es un metro de revoque, y para el que está en la obra con las manos llenas de mezcla, un sistema que no sabe eso es una oficina más que hay que llenar. Celestino lo dijo mejor que cualquier consultor: esto es para una oficina.

El segundo intento empezó por el lado que importaba. Renata no preguntó qué programa comprar, sino qué tenía que pasar en una obra de punta a punta y quién lo hacía, y escribió una regla que me parece la mejor del capítulo: si no lo usa Celestino, no sirve. En una constructora, el dato nace en la obra: los metros que se hicieron, el material que faltó, el caño que quedó detrás de la pared, el ya que estás del cliente. Si el sistema no lo recibe ahí, en el momento, de la forma en que el encargado lo puede dar, todo lo que viene después se arma con datos copiados, tarde y a medias.

Y los agentes llegaron en el orden correcto. Primero estuvo la obra en un solo lugar, con los precios unitarios propios, las fotos y lo decidido; después, los agentes que trabajan sobre eso: el que ordena el parte, el que propone el pedido, el que arma la orden de adicional y el certificado, el que propone el cómputo. Cada uno con una persona que confirma. El pedido de las cuarenta bolsas en la obra equivocada lo muestra: el agente hizo bien su parte con lo que le dijeron, y la confirmación de Mauro fue lo que lo frenó.

Lo que hay que saber

El sistema completo de una constructora. Siete partes que siguen el recorrido de una obra: presupuesto con cómputo y precios unitarios propios; plan de obras con encargados y gremios; la obra de todos los días (semana, lo decidido, plano vigente, parte diario, fotos de lo que se tapa); compras y acopio por obra; adicionales con orden firmada; certificados y cobros; postobra con plano conforme a obra y garantías. Qué cubre un sistema de gestión cuando está completo, y por qué es la administración de la empresa puesta en un solo lugar, lo explica la Escuela en qué es un ERP completo.

Empezar por quien produce el dato. En una empresa de obras, el dato nace en el obrador. El sistema tiene que poder recibirlo ahí: en un teléfono resistente, sin señal, por voz, con botones que se tocan con guantes y en el mismo orden en que el encargado ya trabaja. Lo que no se carga en la obra se carga después, mal.

Agentes que proponen, personas que confirman. Sobre un sistema ordenado, los agentes de IA hacen el trabajo que se repite: ordenar el parte dictado, proponer pedidos, armar órdenes de adicional y borradores de certificados con los precios del presupuesto, proponer el cómputo de un plano. Ninguno compra, firma ni cobra: lo hace una persona que lo revisa. Por qué ese orden, la empresa entera bajo un sistema primero y los agentes encima, con permisos que se ganan de a poco, es el tema de Primero el sistema, después los agentes.

Si tu constructora quiere uno. No hace falta armarlo entero ni de una vez. En IAPlace, cuando una constructora nos pide un sistema, empezamos por una obra y un encargado, con su semana, su parte del día y sus fotos de lo que se tapa, y seguimos por la parte que más plata le está costando; casi siempre son los adicionales.

Para tu negocio

Si sos constructor o contratista, pedile a tu encargado más experimentado que te cuente qué pasó hoy en su obra, como si te llamara por teléfono, y anotá todo lo que dice que debería quedar registrado en algún lado: metros hechos, material que faltó, gremios, fotos, pedidos del cliente. Contestá por escrito: ¿dónde queda hoy registrada cada una de esas cosas, quién la vuelve a escribir y cuánto después, cuántas no quedan en ningún lado, y qué sistema que hayas probado tu encargado dejó de usar, y por qué?

Qué registrar desde hoy

• El parte de cada día de cada obra, con los metros por ítem, las horas paradas y su causa.
• Los pedidos que nacen del parte, con quién los confirmó.
• Las órdenes de adicional con los precios unitarios del presupuesto y la firma del cliente.
• Lo que propone cada agente y lo que la persona confirma, corrige o rechaza.
• Los lugares donde vive la información de una obra, hasta que sea uno.

La enseñanza

Un sistema para una constructora se prueba en el obrador, con el encargado más viejo y las manos llenas de mezcla; si él no lo usa, la obra sigue viviendo en nueve lugares y los agentes trabajan sobre datos copiados.

Lo que sigue

En el capítulo 14, el tablero de Villegas Construcciones tiene diez números, y uno de ellos tiene tres columnas: adicionales pedidos, firmados y cobrados. En el séptimo año, los Echenique vuelven a llamar. Quieren un quincho.