Plantillas: lista de precios, condiciones de cliente, pedido mínimo, comodato, conteo cíclico y hoja de ruta
Las hojas que Distribuidora Ferrán fue armando en ocho años, listas para copiar: la lista por canal y nivel de servicio, la ficha y las condiciones de un cliente, las zonas con su pedido mínimo, el anexo de comodato, el conteo cíclico, la hoja de ruta por volumen y peso, la política de compras y las cuentas de la bonificación y del vendedor. Libro 4, apéndice B.
Libro 4 · Apéndice B. Índice del libro: El papel es aire.
Estas plantillas son las que Distribuidora Ferrán usó en papel y en planillas antes de tener sistema, y son también la lista de campos mínimos que un sistema para una distribuidora tiene que tener.
1. Lista de precios por canal y nivel de servicio (capítulos 2 y 10)
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Producto, presentación, código | Toallas intercaladas, caja de 20 paquetes |
| Peso y volumen | 6,2 kg · 0,045 m³ |
| Costo y fecha | USD 18,40 · 1 de marzo |
| Precio por canal | Institucional, comercio, gastronomía |
| Ajuste por nivel de servicio | Entrega diaria: +4 %. Dos por semana: lista. Pago a 30 días: −2 %. A 45: lista. A 60 o más: +2,5 % |
| Margen sobre venta resultante | Calculado, no el recargo |
| Vigencia | Desde, hasta, y plazo de protección cuando sube la fábrica |
Regla: ningún precio especial sin la cuenta del cliente al lado (plantilla 9).
2. Ficha y condiciones de un cliente (capítulos 3, 7 y 10)
- Razón social, nombre de fantasía y una sola ficha por cliente (sin repetidos).
- Canal, zona, día de reparto, ventana de recepción, por dónde se entra y quién firma.
- Referencias de dos proveedores.
- Condición: contado los tres primeros pedidos; después, límite de crédito inicial y fecha de revisión.
- Regla de corte: con tantos días vencidos, no se entrega; decide administración.
- Nivel de servicio elegido y su precio.
- Comodatos instalados (anexo de la plantilla 4).
- Vendedor asignado y si es uno de los clientes que siempre atiende una persona.
3. Zonas, días y pedido mínimo (capítulo 3)
| Zona | Días de reparto | Pedido mínimo | Fuera de mínimo o de día |
|---|---|---|---|
| Centro | Lunes y jueves | USD 60 | Flete USD 6 |
| Norte | Martes | USD 100 | Flete USD 6 |
| Sur y parque industrial | Miércoles | USD 100 | Flete USD 6 |
| Sierra | Viernes, cada quince días | USD 150 | Flete USD 6 |
Las urgencias de verdad se atienden, con flete. Los clientes con varias sedes juntan sus pedidos en una planilla compartida.
4. Anexo de comodato (capítulo 12)
| Número de etiqueta | Modelo | Lugar | Fecha de instalación | Consumo mínimo mensual |
|---|---|---|---|---|
| 0412 | Dispenser de toallas intercaladas | Baño de damas, planta baja | 3 de septiembre | 1 caja |
| 0413 | Dispenser de jabón líquido | Baño de damas, planta baja | 3 de septiembre | 1 bidón cada 2 meses |
| 0414 | Dosificador de concentrado | Cuarto de limpieza | 3 de septiembre | 5 litros |
Condiciones del contrato: los equipos son de la distribuidora; se cargan solo con sus repuestos; tres meses por debajo del mínimo, se retiran los que sobran; si el cliente deja de comprar, treinta días para devolverlos o pagarlos a precio de lista. Firma del cliente en cada anexo. Clientes chicos: el equipo se vende, no se presta.
5. Recepción y conteo cíclico (capítulo 8)
Recepción: camión, proveedor, remito, cajas contadas una por una contra el remito, diferencias anotadas y firmadas con el chofer, aviso al proveedor el mismo día.
Conteo cíclico diario: quince productos por día, impresos sin la cantidad del sistema. Los más vendidos y de más valor, cada semana; los demás, cada mes. Para cada producto: contado, sistema, diferencia, causa encontrada, firma. Las diferencias se buscan el mismo día.
Las seis puertas: andén, devoluciones, roturas, preparación, consumo propio, sin explicación.
6. Hoja de ruta por volumen, peso y ventana (capítulos 2 y 11)
| Orden | Cliente | Ventana | Bultos | kg | m³ | Remito |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Clínica del Parque | 7 a 9 | 18 | 140 | 0,9 | firmado |
| 2 | Hotel Costanera | 9 a 12 | 26 | 210 | 1,4 | firmado |
| … | ||||||
| Total | ≤ 3.000 | ≤ 14 |
El camión se llena hasta el límite que llegue primero, peso o volumen. Se carga al revés del recorrido. En temporada pico: preventa con turnos, kits armados antes, entrega directa de fábrica para lo voluminoso, fletes contratados con tiempo.
7. Política de compras (capítulo 9)
- El comprador repone solo, por rotación, los productos con acuerdo vigente, al precio del acuerdo, hasta un monto por orden.
- Tres presupuestos solo para lo nuevo, lo grande o lo que cambió.
- Aprueba la dirección: proveedores nuevos, cambios de precio de más del 3 %, órdenes por encima del monto, compras por encima de la rotación.
- Ningún proveedor por encima del 15 % de las ventas sin aprobación escrita anual.
- Revisión mensual de días de stock, quiebres y precios contra el mercado.
8. La cuenta de una bonificación (capítulo 6)
| Renglón | Cálculo |
|---|---|
| Bonificación adicional | Solo lo que se gana de más por subir de escalón |
| Compra adicional | Lo que se compra por encima de la rotación |
| Días de más en stock | Compra adicional ÷ costo de lo vendido por día |
| Costo de tener de más | Interés + espacio + horas + roturas |
| Forma de pago | Plata o nota de crédito (mercadería futura) |
| ¿Entra en las estanterías? | Si no entra, no se compra |
9. La cuenta de un vendedor o de un cliente (capítulos 7 y 10)
Venta → margen después de descuentos → menos comisión → menos costo de servir sus pedidos (entregas y urgencias) → menos costo de financiar sus días de cobro → menos incobrables y comodatos → menos administración = contribución. Se hace una vez por trimestre para cada vendedor y para los veinte clientes más grandes, y el ranking de la pared se ordena por contribución.