El mapa del sistema de una distribuidora
El sistema de Distribuidora Ferrán en el octavo año, dibujado como un mapa: cada módulo con lo que guarda, el agente que trabaja sobre él, quién confirma y el número que se mira. Y el orden en que conviene construirlo, empezando por limpiar. Libro 4, apéndice C.
Libro 4 · Apéndice C. Índice del libro: El papel es aire.
Es el sistema de Distribuidora Ferrán en el octavo año: dos depósitos, mil cuatrocientos clientes, nueve vendedores, cinco camiones, una sala de fraccionado y un servicio de operador logístico para una fábrica. Cada fila es un módulo. Todos comparten la misma base de datos: el pedido nace una vez, en el teléfono del vendedor, y todos los demás lo leen.
El mapa
| Módulo | Qué guarda | Agente | Quién confirma | Número que se mira |
|---|---|---|---|---|
| Productos, listas y precios | Productos con peso, volumen, ubicación y proveedor; listas por canal y nivel de servicio; vigencias | Recalcula listas cuando cambia un costo y marca los márgenes bajo el piso | Dirección | Margen por línea, canal y metro cúbico |
| Clientes y crédito | Una ficha por cliente, canal, zona, ventana, nivel de servicio, límite, regla de corte | Avisa cuando un pedido pasa el límite | Administración | Días de cobro; deuda vencida |
| Pedidos | Pedido tomado frente al cliente, con precio, stock por depósito y crédito a la vista | Sugiere el pedido desde la compra habitual del cliente | El vendedor | Pedidos entregados al día siguiente; renglones cambiados |
| Depósitos | Recepción contra remito, ubicaciones, preparación por pasillo, control de carga, devoluciones, roturas, conteos cíclicos | Propone qué contar cada día | Encargado de cada depósito | Diferencia de inventario; errores de preparación |
| Compras | Rotación por producto y depósito, plazos, acuerdos, bonificaciones, techo por proveedor | Prepara las órdenes de la semana y la cuenta de cada bonificación | Comprador; autonomía escrita en productos estables | Días de stock; productos en cero; dependencia por proveedor |
| Reparto | Zonas, días, ventanas, volumen y peso de cada pedido, capacidad de cada camión | Propone las hojas de ruta | Logística | Costo por bulto entregado; entregas a tiempo |
| Comodatos | Cada dispenser y dosificador con número, modelo, lugar y cliente; consumo mínimo | Lista mensual de equipos por debajo del mínimo | Vendedor de cada cliente | Consumo por equipo; equipos recuperados |
| Cobranzas | Vencimientos, cheques, transferencias, recordatorios | Lista diaria y borradores de recordatorio | Cobranzas; los veinte clientes grandes los llama una persona | Días de cobro; incobrables |
| Fraccionado | Fórmula, lote de tambor y de bidón, rótulo, responsable técnico | — | Responsable técnica | Margen de la marca propia; lotes con observaciones |
| Operador logístico | Bultos recibidos y entregados por cuenta de la fábrica, cargo por bulto | — | Logística | Bultos por mes; margen del servicio |
| Tablero | Lo anterior | — | Dirección | Margen después de servir y cobrar; los tres días; costo por bulto; productos en cero; dependencia |
En qué orden construirlo
- Limpiar los datos maestros. Un cliente, una ficha; los productos que no se venden, fuera; cada producto con peso, volumen y ubicación. Sin esto, todo lo demás hereda el desorden.
- El pedido en el teléfono del vendedor, con el stock de cada depósito. Es donde nacen los errores y la demora; también es lo que el cliente ve primero.
- Depósito con funciones separadas y conteo cíclico. Recepción contra remito, control de carga, devoluciones y roturas registradas.
- Reparto por volumen, peso y ventana; comodatos; cobranzas. Ordenan lo que cuesta servir y lo que está afuera.
- El tablero, con pocos números y un responsable para cada uno.
- Los agentes, uno por vez, cada uno con la persona que confirma y una lista escrita de lo que no hace.
Lo que ningún agente hace
En Distribuidora Ferrán, ningún agente le compra a un proveedor fuera de la autonomía escrita, le cambia un precio a un cliente, da crédito, decide un corte de entrega, le manda un mensaje de plata a uno de los clientes que atiende una persona, ni firma un acuerdo. Proponen, explican y esperan.