Plantillas: carta de servicios, matriz de complejidad, calendario de documentación, carta de baja y registro de horas
Las hojas que el Estudio Arrieta fue armando en ocho años, listas para copiar: la carta de servicios con lo que incluye el abono y lo que no, la matriz de complejidad, el pedido y el calendario de documentación, el acuse de recibo, el calendario de cobranza, la carta de baja, el registro de horas, la lista de control y el plan de carrera. Libro 5, apéndice B.
Libro 5 · Apéndice B. Índice del libro: El abono de cuarenta dólares.
Estas plantillas son las que el Estudio Arrieta usó en papel y en planillas antes de tener sistema, y son también la lista de campos mínimos que un sistema para un estudio tiene que tener. Las normas de cada país y de cada consejo profesional cambian los detalles; conviene revisarlas antes de usarlas.
1. Carta de servicios (capítulos 6 y 8)
Incluye el abono: liquidación de las obligaciones mensuales del régimen del cliente; presentación y aviso de cuánto y cuándo pagar; control de la categoría y los límites; calendario con su fecha de corte; una hora de consultas por mes por el canal del estudio.
No incluye, con su precio: declaraciones anuales personales (por tramo); certificaciones; planes de pagos; inscripciones, bajas y cambios; intimaciones e inspecciones (por hora); sueldos (por empleado); balances (por presupuesto); asesoramiento (por hora o por plan).
Reglas: todo trabajo no incluido se presupuesta antes de hacerlo. Consultas por la línea del estudio, de 9 a 18; urgencias, a otro número. Las multas, recargos e intereses que resulten de documentación entregada después de la fecha de corte son a cargo del cliente; en ese caso el estudio presenta con la documentación disponible cuando sea posible, o informa por escrito que no lo es. El abono se revisa cada seis meses si es mayor que un monto fijado.
2. Matriz de complejidad (capítulo 3)
| Factor | Escalones |
|---|---|
| Tipo | Monotributista · responsable inscripto · sociedad |
| Comprobantes por mes | Hasta 30 · hasta 100 · hasta 300 · más de 300 |
| Empleados | Un valor por recibo de sueldo por mes |
| Actividades y jurisdicciones | Recargo por cada una adicional |
| Consultas | Una hora incluida; excedente por hora, avisado antes |
| Valor hora de referencia | El que cubre costos y margen del estudio |
3. Pedido de documentación y fecha de corte (capítulos 2 y 5)
Por cliente y por mes: lista de lo que hace falta según su tipo; grupo según la terminación de su número fiscal; fecha de corte de su grupo; canal para entregarla (portal, bandeja de recepción). Lo que llega fuera de fecha se atiende después de los que cumplieron.
4. Acuse de recibo (capítulo 8)
Cliente; fecha y hora de recepción; columna recibido y columna falta; texto al pie: el estudio presentará con la documentación recibida hasta la fecha de corte; lo que llegue después se presentará cuando sea posible y sus consecuencias no son responsabilidad del estudio. Antes de un vencimiento importante, aviso formal con lo que falta.
5. Calendario de cobranza y carta de baja (capítulo 7)
Día 1, factura por adelantado (débito o transferencia programada, con descuento). Día 5, recordatorio. Día 10, llamada. Día 20, aviso formal. Dos meses, se suspenden los trabajos extra. Tres meses, carta de baja.
Carta de baja: fecha; plazo (por ejemplo, 30 días); obligaciones que el estudio sigue cumpliendo durante el plazo; documentación a disposición del nuevo profesional, con inventario; autorizaciones que se revocan al terminar; deuda vigente. Envío por un medio fehaciente.
6. Registro de horas (capítulos 1, 3 y 14)
Fecha; persona; cliente; tipo de tarea (carga, liquidación, revisión, consultas, trámites, asesoramiento, retrabajo, no facturable); desde y hasta, en bloques de quince minutos. Revisado cada lunes: personas por encima de un umbral, clientes que pasan las horas de su abono, horas no facturadas por cliente.
7. Lista de control de una declaración (capítulo 9)
Una carilla por tipo de declaración, con los diez o doce errores reales del estudio: comprobante de otro mes; categoría sin controlar; retención no descontada; cambio de jornada no informado; período equivocado; saldo anterior no trasladado. El revisor tilda cada punto, firma con sus iniciales y la lista queda en la carpeta del cliente.
8. Plan de carrera (capítulo 12)
| Nivel | Prepara | Revisa | Para pasar al siguiente |
|---|---|---|---|
| Junior | Nivel 1 | — | Revisar el nivel 1 sin errores durante tres meses |
| Semisenior | Nivel 2 | Nivel 1 | Revisar el nivel 2; atender un cliente grande |
| Senior | Clientes grandes, asesoramiento | Nivel 2 | Preparar reuniones de asesoramiento solo |
| Gerente | — | Organiza, conversa, mira las horas | — |
Cada nivel con su banda de sueldo. Conversación trimestral de media hora con tres preguntas: qué salió bien, qué falta para el nivel siguiente, qué querés.
9. Planes para contribuyentes chicos (capítulo 15)
Plan de control: confirmación mensual del cálculo del fisco; control trimestral de categoría y límites con proyección del año; avisos con tiempo; consultas comunes en el portal; dos consultas con una persona por año.
Plan de crecimiento: todo lo anterior, más un tablero trimestral del negocio y una reunión de una hora cada tres meses para decidir.