El mapa del sistema de un estudio contable
El sistema del Estudio Arrieta en el octavo año, dibujado como un mapa: cada módulo con lo que guarda, el agente que trabaja sobre él, quién revisa y el número que se mira. Y el orden en que conviene construirlo, empezando por dejar de tipear. Libro 5, apéndice C.
Libro 5 · Apéndice C. Índice del libro: El abono de cuarenta dólares.
Es el sistema del Estudio Arrieta en el octavo año: cuatrocientos diez clientes, veintidós personas, un portal para los clientes y cuatro agentes. Cada fila es un módulo. Todos comparten la misma ficha del cliente: su carta de servicios, su matriz, sus obligaciones, sus horas, su cobranza y su margen.
El mapa
| Módulo | Qué guarda | Agente | Quién revisa | Número que se mira |
|---|---|---|---|---|
| Ficha del cliente | Tipo, complejidad, plan o abono, carta de servicios, excepciones escritas, responsable | — | Socios | Margen por cliente |
| Calendario y obligaciones | Vencimientos por cliente, grupo, fecha de corte, estado del mes | Avisa clientes que no entregaron a la fecha | Gerencia | Clientes en cada estado; presentaciones en las últimas 24 horas |
| Importación de comprobantes | Facturas electrónicas del fisco, extractos bancarios, novedades de sueldos | Propone la clasificación de lo que las reglas no reconocen | El liquidador | Porcentaje clasificado solo; horas de carga |
| Portal del cliente | Lo que sube el cliente, acuses, constancias, tablero, consultas | Pide lo que falta; contesta preguntas comunes con la base del estudio | Administración; muestreo semanal de respuestas | Documentación a tiempo; consultas resueltas en el día |
| Liquidación y revisión | Declaraciones, listas de control firmadas, registro de errores | — | Revisores por nivel; muestreo del socio | Errores por nivel |
| Horas | Horas por persona, cliente y tipo de tarea | Marca clientes que pasan las horas de su abono | Gerencia, cada lunes | Horas no facturadas; utilización; personas por encima del umbral |
| Facturación y cobranza | Abonos por adelantado, débitos, trabajos extra presupuestados, mora | Prepara recordatorios del calendario de cobranza | Administración | Días de cobro; lo no cobrado |
| Tablero del cliente | Resultados del negocio del cliente, por sucursal si tiene | Arma el borrador con tres observaciones | Un senior, antes de la reunión | Clientes con asesoramiento |
| Base de conocimiento | Normas, límites, fechas, procedimientos del estudio | — | Un responsable por cada cambio de norma | Cambios cargados a tiempo |
| Tablero del estudio | Todo lo anterior | — | Socios | Margen; cumplimiento contra asesoramiento; horas no facturadas |
En qué orden construirlo
- Medir las horas por cliente y por tipo de tarea. Sin eso, ninguna otra decisión tiene base. Puede empezar en un cuaderno.
- Dejar de tipear. Importar lo que ya existe en el fisco y en los bancos; cargar a mano solo lo que no está en ningún otro lado.
- El portal y el calendario. La documentación entra por un solo lugar, con acuse, y cada cliente sabe su fecha de corte.
- La ficha única con el margen. Carta de servicios, matriz, horas y cobranza en el mismo lugar.
- Los agentes, de a uno, cada uno con quien lo revisa, un muestreo que no se suelta y una persona responsable de lo que sabe.
Lo que ningún agente hace
En el Estudio Arrieta, ningún agente opina sobre una decisión concreta de un cliente, firma, presenta una declaración sin revisión, le habla de plata a un cliente de los que atiende una persona, ni contesta sobre montos o límites sin que alguien haya cargado el cambio de norma. Preparan, proponen y dicen que son asistentes. El criterio y la firma son de las personas.