Final final v3

Libro 8 · Parte III · Capítulo 12. Anterior: Cuarenta días de campaña. Índice del libro: La última corrección.

Alba Ceballos llamó un jueves de noviembre del quinto año, a las diez y media de la mañana, con la voz tranquila de siempre.

—Celina, ¿cómo vienen las etiquetas del aceite de la reserva? Me las prometieron para el martes, y hoy es jueves.

Desde el episodio de las etiquetas del primer año, la cooperativa trabajaba con Zárate directamente, con permiso de la agencia, para todo lo que no fuera publicidad. Eran cuatro mil etiquetas en papel texturado, con un dorado en el logo y una laca que daba relieve a la rama de olivo. El dorado y la laca se hacían en un taller de terminaciones del barrio de talleres, porque Zárate no tenía las máquinas.

Celina le dijo que la llamaba en diez minutos. Le llevó cuarenta.

Primero fue a preguntarle a Aitana, que le dijo que el archivo había pasado preimpresión el miércoles anterior y que la prueba estaba aprobada. Después a Gonzalo, que buscó en la planilla de producción y encontró que la orden figuraba como impresa, desde el viernes. Después a la mesa de terminaciones, donde nadie había visto las etiquetas. Después a la oficina de Paloma, donde la planilla de órdenes decía, en la columna de estado, en terminación. En terminación, ¿dónde? En la planilla no había columna para eso. El chofer, que estaba almorzando, se acordó: las había llevado el lunes al taller del dorado. El taller del dorado, cuando lo llamaron, dijo que las tenía hechas desde el martes, en una caja, esperando que alguien las fuera a buscar, porque nadie le había dicho que había que avisar.

Celina llamó a Alba Ceballos y le dijo la verdad. Alba se rió.

—Me alegra que estén hechas —dijo—. Me preocupa que hayan tardado cuarenta minutos en encontrarlas.

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Esa tarde, Celina le pidió a Paloma que le mostrara la planilla de órdenes.

Paloma la abrió en la pantalla grande de la oficina. Tenía ochocientas veintitrés filas, una por cada orden de trabajo del año, y once pestañas: órdenes, estado, terceros, papel, entregas, facturación, pendientes, campaña, Bustamante, colegios, viejas. Cada fila tenía treinta y dos columnas. Algunas las llenaba Paloma; otras, Gonzalo, que tenía su propia copia en la oficina de vidrio y la sincronizaba con la de Paloma los viernes, cuando se acordaba; otras, Aitana, que llevaba las versiones de los archivos en otra planilla, en otra computadora.

—¿Cuántas personas escriben acá? —preguntó Celina.

—Tres —dijo Paloma—. Y a veces cuatro, cuando escribís vos.

Celina buscó la orden de las etiquetas. En la pestaña órdenes decía en terminación. En la de estado, que era la de Gonzalo, decía impresa. En la de terceros no estaba. En la de entregas decía martes, con un signo de pregunta.

Después Aitana le mostró la carpeta de archivos del servidor. Cada cliente tenía su carpeta. Dentro de la de la cooperativa había nueve archivos con el nombre de las etiquetas: etiqueta_reserva.pdf, etiqueta_reserva_v2.pdf, etiqueta_reserva_final.pdf, etiqueta_reserva_final_corregida.pdf, etiqueta_reserva_final_final.pdf, etiqueta_reserva_final_final_v3.pdf, etiqueta_reserva_final_final_v3_ESTE.pdf, etiqueta_reserva_ESTE_SI.pdf y uno que se llamaba, simplemente, ok.pdf.

—¿Cuál es el que se imprimió? —preguntó Celina.

—El que tiene la firma de la prueba —dijo Aitana—. Está en el sobre de la orden, en papel. En la computadora, no sé decirte cuál es sin abrirlos.

Celina se acordó de la versión seis. Se acordó de Lagos padre diciendo que, si todos pidieran la prueba firmada, él viviría el doble. Y se dio cuenta de que la prueba firmada estaba en papel, en un sobre, en la planta, y que la única forma de saber qué archivo correspondía a esa firma era abrir los nueve.

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La lista de lo que no funcionaba la escribieron entre los cinco un lunes, en la oficina de vidrio, y ocupó el pizarrón entero.

Nadie sabía en qué estado estaba una orden sin preguntarle a tres personas. Los trabajos que estaban en un taller de terceros no figuraban en ningún lado, y nadie tenía la tarea de ir a buscarlos. Las versiones de los archivos se nombraban como quería cada cliente, y la versión aprobada se sabía mirando un papel. Los presupuestos los hacía Celina en documentos sueltos, en su computadora, con la hoja de cada máquina abierta en otra ventana; cuando el cliente aceptaba, Paloma copiaba los datos a la planilla, y a veces copiaba de un presupuesto viejo. El papel del depósito se contaba los viernes, en otra planilla, y nadie sabía si había papel para un trabajo hasta que el operario iba a buscarlo. Y lo que se gastaba de verdad en cada trabajo, la demasía real, las horas reales, lo que había descubierto Paloma con el catálogo de Bustamante, se reconstruía a mano, trabajo por trabajo, cuando alguien tenía una tarde libre.

—Somos veinte personas con cuatro máquinas —dijo Paloma—. Y la imprenta vive en una planilla que solo yo entiendo.

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Celina tardó dos meses en elegir. Miró seis sistemas para imprentas: tres de empresas de la capital, uno de Europa, uno de un grupo de imprentas que lo había hecho para sí mismo y lo vendía, y uno que le propuso hacer a medida un programador que había hecho la tienda en línea. Llevó a cada demostración a Paloma, a Gonzalo y a Aitana, y les pidió a los vendedores lo mismo: que cargaran, delante de ellos, el catálogo de Bustamante de treinta y dos páginas, con la hoja de la offset grande, y lo siguieran desde el presupuesto hasta la entrega.

Dos no pudieron cargar la hoja de la máquina: tenían tiempos y velocidades de fábrica, iguales para todas las imprentas. Uno no tenía cómo registrar un trabajo en un taller de terceros. El programador de la tienda en línea dijo que podía hacer cualquier cosa, en seis meses, y Haydée, que estaba en esa reunión porque había pasado a tomar mate, le preguntó si la tienda en línea también la había hecho en seis meses. El europeo era muy bueno y costaba lo que costaba la offset grande.

Eligieron el del grupo de imprentas, con una condición que Celina negoció tres semanas: que el cotizador se configurara con las hojas de las máquinas de Zárate, escritas por Lucio, Gonzalo y Paloma, con los tiempos reales de arranque por tipo de trabajo y las demasías reales de cada papel en cada terminación, y no con los números de fábrica.

El sistema llegó en enero del sexto año, y lo primero que hizo fue lo que Aitana había pedido en el pizarrón: cada archivo que entraba recibía un número de versión del sistema, sin importar cómo lo llamara el cliente, y la prueba se aprobaba en línea, con el nombre de quien la aprobaba, la fecha y la hora. La versión aprobada quedaba marcada. Las otras quedaban guardadas, pero no se podían mandar a chapas.

Lo segundo fue el estado de las órdenes. Cada orden tenía su recorrido: presupuesto aceptado, preimpresión, prueba aprobada, chapas, impresión, terminaciones propias, terceros, despacho, entregada. Cada sección marcaba en una tableta cuándo empezaba y cuándo terminaba su parte. Los trabajos que salían a un taller de terceros quedaban en una lista propia, con la fecha en que volvían, y si no volvían, aparecían en rojo en la pantalla de Gonzalo.

Lo tercero fue el presupuesto. El presupuesto aceptado se convertía en orden de trabajo con un botón, sin copiar nada.

Los primeros dos meses fueron difíciles. Lucio se negó a usar la tableta de la offset de dos colores durante tres semanas; Gonzalo marcaba por él. Paloma siguió llevando la planilla en paralelo hasta marzo, por las dudas, y el último viernes de marzo la cerró, la guardó en una carpeta que se llamaba planilla vieja, no abrir y se fue a tomar un café sola a la esquina. El cotizador dio precios absurdos la primera semana, porque alguien había cargado la velocidad de la guillotina en pliegos por minuto en lugar de por hora.

La cuarta semana, un lunes a las seis y media, Gonzalo encontró a Lucio parado frente a la tableta de la offset de dos colores, con los anteojos en la punta de la nariz, apretando la pantalla con el dedo índice como si fuera un timbre. Había marcado el inicio de su primer arranque. Gonzalo no dijo nada. A las siete y cuarto, Lucio marcó el final, y el sistema mostró, al lado de la orden, arranque: 44 minutos.

—Uno menos que en la hoja —dijo Lucio, sin mirar a nadie.

Desde ese día marcó todo. A fin de mes, el sistema tenía el primer registro de arranques reales de la offset de dos colores en cinco años, y Paloma comprobó que la hoja que Lucio había escrito a mano era exacta, con un margen de dos minutos.

Esa misma semana, un martes a las once de la noche, Sarasola aprobó la prueba del catálogo de Bustamante desde su teléfono, en línea, con su nombre. A las once y cuatro, la agencia mandó una corrección de un precio. El sistema la recibió como versión nueva, la marcó como posterior a la aprobación y le mandó a la agencia, sola, la tarifa de una prueba nueva. La agencia contestó a las once y diez: dejamos la aprobada.

En abril, Alba Ceballos llamó para preguntar por unas etiquetas nuevas. Celina abrió el sistema en el teléfono, en la mesa de la cocina de Haydée, donde estaba almorzando.

—Están en el taller del dorado desde ayer —dijo—. Vuelven el jueves. Las entregamos el viernes a la mañana.

—Diez segundos —dijo Alba Ceballos—. Mucho mejor que cuarenta minutos.

Lo que Nova vio

Lo de las etiquetas de la cooperativa no es un error grave: las etiquetas estaban hechas. Es el síntoma de una imprenta que tiene veinte personas y vive en una planilla que escriben tres y entiende una. Cada sección sabe lo suyo; nadie sabe lo de todos. Y los trabajos que salen a un taller de terceros, que en una imprenta son muchos, quedan en un lugar que no es de nadie.

Me interesa mucho la carpeta de los nueve archivos. Final final v3 ESTE es un chiste de todas las imprentas, y también el centro de un problema serio: la versión aprobada se sabía por un papel firmado en un sobre, y la única forma de unir la firma con el archivo era abrirlos todos. Después de la versión seis, Zárate tenía la regla correcta. Le faltaba el registro que la hiciera cumplir sin depender de la memoria de nadie.

La forma en que Celina elige el sistema es la mejor parte del capítulo. No mira pantallas lindas: pide a cada vendedor que cargue el trabajo más difícil de la imprenta, con la hoja de su máquina, y lo siga de punta a punta. Y negocia lo que de verdad importa: que el cotizador use los tiempos de Lucio y las demasías de Paloma, no los de fábrica. Un sistema para imprentas con los números de otra imprenta cotiza como la otra imprenta.

Y los dos primeros meses, con Lucio sin tableta, la planilla en paralelo y la guillotina en pliegos por minuto, son honestos. Un sistema nuevo no funciona el primer día. Funciona cuando la gente deja de necesitar lo de antes.

Lo que hay que saber

Lo que registra una imprenta que crece. Cada archivo con su número de versión, y la versión aprobada con quién la aprobó y cuándo. Cada orden con su recorrido por las secciones y la hora en que entra y sale de cada una. Los trabajos en talleres de terceros, con la fecha de vuelta. El papel del depósito, con lo reservado para cada orden. Y lo que de verdad se gastó en cada trabajo, para comparar con lo cotizado. Con una planilla se puede, hasta que escriben varios y nadie sabe cuál es la verdad. Por qué cada dato tiene que vivir en un solo lugar, y qué pasa cuando vive en varios, está en la guía de la Escuela sobre datos y única fuente de verdad.

Elegir el primer sistema. Se le pide a cada proveedor que cargue un trabajo real y difícil de la imprenta y lo siga del presupuesto a la entrega. Se mira si acepta los tiempos y las demasías propias, si registra los terceros, si une la versión aprobada con la orden y si el presupuesto se convierte en orden sin copiar. Si conviene uno hecho para el rubro, uno a medida o una mezcla depende de cuánto del negocio es propio; la guía sobre a medida, genérico o mezcla ayuda a pensarlo.

La planilla en paralelo. En los primeros meses de un sistema, alguien siempre sigue llevando la planilla vieja, por las dudas. Conviene ponerle fecha: un mes, dos, con un día en que se compara una con otra y otro en que la planilla deja de existir. Mientras las dos conviven, nadie sabe cuál es la verdad, que era el problema que el sistema venía a resolver.

Las versiones tienen dueño. Que el cliente llame a su archivo como quiera; la imprenta le pone su número. La aprobación de la prueba, con nombre, fecha y hora, queda unida a una sola versión, y solo esa puede ir a chapas.

Para tu negocio

Si tenés una imprenta, elegí una orden que esté hoy en la planta y tratá de contestar, sin caminar ni preguntar, en qué sección está, desde cuándo, cuál es la versión del archivo que se aprobó y quién la aprobó. Después contá cuántas planillas, carpetas y cuadernos tuviste que abrir. Contestá por escrito: ¿cuántas personas escriben en el lugar donde vive el estado de tus órdenes, dónde figuran los trabajos que están en terceros, y cuánto tardás en contestarle a un cliente que pregunta por su trabajo?

Qué registrar desde hoy

• Un número de versión propio para cada archivo que entra.
• La aprobación de cada prueba, con nombre, fecha, hora y versión.
• La entrada y salida de cada orden en cada sección.
• Los trabajos en talleres de terceros, con la fecha en que tienen que volver.
• El tiempo que se tarda en contestar ¿en qué estado está mi trabajo?.

La enseñanza

Una imprenta crece más rápido que su planilla; cuando el estado de una orden vive en tres copias y la versión aprobada en un sobre, el primer sistema no sirve para imprimir mejor, sino para que cualquiera sepa, en diez segundos, dónde está cada trabajo y cuál era el archivo bueno.

Lo que sigue

En el capítulo 13 empieza la Parte IV: el sistema se vuelve el centro de Zárate, con el cotizador que usa las hojas de Lucio, la planta en pantallas, el papel reservado por orden y los primeros agentes que revisan archivos y arman presupuestos, cada uno con una persona que firma.