Los números de una productora de eventos
Los rangos que se usan en el libro, juntos y ordenados: de qué está hecho el precio de un evento, dónde vive el margen, cómo se mueve la plata, la forma del año y cómo cambia la empresa en cada etapa. Libro 1, apéndice A.
Libro 1 · Apéndice A. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.
Estos números son ilustrativos. Salen de rangos típicos del rubro y de la historia de Ferreyra Producciones, que es inventada. Varían por país, por ciudad, por segmento y por año, y en épocas de inflación se mueven todos los meses. Sirven para comparar los tuyos y para hacer preguntas, no para copiarlos. Todos están en dólares, como en el resto del libro.
El precio de un evento integral
Un evento integral es el que la productora cotiza completo: coordinación, ambientación y la gestión de todos los proveedores. Así se reparte el precio que paga el cliente, en rangos:
| Renglón | Parte del precio | Cómo se cobra |
|---|---|---|
| Catering | 35 a 40 % | Por cabeza, con el número cerrado siete días antes |
| Salón o quinta, cuando lo factura la productora | 15 a 25 % | Por fecha y horas |
| Ambientación y mobiliario | 12 a 18 % | Por unidad; lo propio con margen, lo alquilado con recargo |
| Sonido, luces y DJ | 6 a 10 % | Por evento, con hora extra |
| Personal del día | 6 a 8 % | Por jornada; un mozo cada 10 a 15 invitados |
| Coordinación | 10 a 15 % | Horas por tipo de evento, o porcentaje |
| Imprevistos | 2 a 5 % | Porcentaje sobre lo gestionado |
Dónde vive el margen
La productora gana en tres lugares: el honorario de coordinación, el recargo sobre los proveedores que gestiona y responde (10 a 15 % sobre su costo) y el margen de lo que produce ella, como la ambientación propia. El resto del precio pasa de largo: es del catering, del salón, del sonido.
| Margen | Rango típico | En Ferreyra |
|---|---|---|
| Bruto sobre lo propio (coordinación y ambientación) | 40 a 60 % | — |
| Bruto sobre el total de un evento integral | 15 a 25 % | 28 % en el segundo año; 17 % real contra 30 % cotizado en el cuarto; 26 % con la receta |
| Neto, después de gastos fijos y sueldo de la dueña | 8 a 15 % | 11 % en el tercer año; 14 % en el octavo |
La diferencia entre margen cotizado y margen real se mide fiesta por fiesta, con el cierre. Las causas que más se repiten: horas de coordinación de más, aumentos de proveedores entre la seña y la fiesta, horas extra sin precio, roturas no cobradas, cortesías y viajes.
Las horas de coordinación por tipo de evento
Las de Ferreyra, salidas de sus cierres. Sirven de punto de partida hasta tener las tuyas.
| Tipo de evento | Horas de coordinación |
|---|---|
| Casamiento de 150 invitados | 60 a 64 |
| Quince de 90 invitados | 40 |
| Evento de empresa de 120 personas | 30 |
| Fiesta chica de invierno | 8 |
Cómo se mueve la plata
| Momento | Cliente social | Cliente empresa |
|---|---|---|
| Al reservar la fecha | Seña del 20 al 30 % | Contrato u orden de compra, sin seña salvo acuerdo |
| 15 a 30 días antes | Pago intermedio, cerca del 50 % | — |
| Día del evento o desarme | Saldo del 20 al 30 % | Factura |
| Después | — | Pago a 30, 60 o más días |
Los proveedores cobran con la misma lógica: seña para tomar la fecha y saldo contra el número final o la entrega. La regla del libro: cada pago a un proveedor sale de lo que el cliente ya pagó por esa misma fiesta. Las señas se guardan en una caja de fechas; lo que queda después del desarme pasa a la cuenta del negocio.
La forma del año
| Mes | Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun | Jul | Ago | Sep | Oct | Nov | Dic |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fiestas de Ferreyra, tercer año | 6 | 6 | 6 | 4 | 2 | 2 | 1 | 2 | 4 | 7 | 9 | 11 |
Temporada alta de octubre a marzo; baja de mayo a agosto. Los sábados concentran cerca del 70 % de los eventos sociales. Diciembre puede traer cerca de un cuarto de la facturación del año.
Punto de equilibrio mensual: gastos fijos del mes ÷ contribución promedio por evento. Con USD 1.500 de fijos y USD 500 por fiesta, tres fiestas por mes.
Caja de invierno: la suma de lo que falta en los meses por debajo del equilibrio, juntada en los meses de arriba con una cantidad fija por saldo. En el tercer año de Ferreyra, USD 2.500, juntados con USD 100 de cada saldo entre octubre y diciembre.
Otros números de la operación
| Dato | Rango o regla |
|---|---|
| Presupuestos que cierran | 20 a 35 % de los enviados |
| Mozos | Uno cada 10 a 15 invitados, según el servicio |
| El número | Se cierra siete días antes, por escrito |
| Confirmaciones de proveedores | A 72 horas, por escrito; las que faltan, llamada a las 48 |
| Roturas y faltantes | USD 30 a 50 por evento con lista de devolución |
| Vajilla propia | Conviene solo si se usa en la mayoría de los eventos; Ferreyra la usó en el 40 % |
| Distancia | Más de 50 km: viáticos, alojamiento, horas de viaje, combustible y flete en el presupuesto |
| Capacidad | Un equipo completo, coordinadora, cuadrilla y vehículo, hace un evento integral por día |
La empresa por etapas
| Etapa | Años | Eventos por mes | Ticket medio | Ventas por mes | Personas | Herramientas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Arrancar | 1 | 1 a 2 | USD 700 | USD 1.000 | La dueña y ayuda los sábados | Cuaderno, mensajes, una red social |
| Sostener | 2 y 3 | 5; 10 en temporada, 1 en julio | USD 1.800 | USD 9.000 | La dueña y freelancers | Planilla, calendario compartido, tres cuentas |
| Profesionalizar | 4 y 5 | 12; 22 en temporada | USD 3.500 | USD 42.000 | 6 fijos y 25 eventuales | Planilla de colores y después el primer módulo |
| Escalar | 6 a 8 | 25 | USD 4.200 | USD 105.000 | 15 fijos y 45 eventuales | Sistema completo con agentes supervisados |
Las horas de la dueña: 25 por semana más su empleo en el primer año, 60 en el segundo, 70 en el tercero y el cuarto, 45 desde el quinto, sin coordinar eventos salvo uno por mes.