Plantillas: presupuesto, orden de evento, carga y condiciones

Libro 1 · Apéndice B. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

Estas plantillas son las de Ferreyra Producciones, escritas a lo largo de ocho años y de quince capítulos. Copialas, cambiales lo que no sirva para tu ciudad o tu segmento, y probalas en tres eventos antes de darlas por buenas. Las condiciones legales y fiscales varían por país: lo que sigue describe qué tiene que estar escrito, no reemplaza el consejo de un contador o un abogado.

1. El presupuesto en tres partes

Encabezado. Cliente y contacto. Tipo de evento. Fecha y horario. Lugar, con dirección. Número estimado de invitados. Fecha del presupuesto y vigencia, por ejemplo quince días.

Parte 1. Lo que pone la productora.

Parte 2. Lo que gestiona la productora, con recargo.

Parte 3. Lo que paga el cliente directo, no incluido. Salón o quinta, torta, fotografía y video, vestido, invitaciones, lo que el cliente contrate por su cuenta. Se nombran para que nadie suponga que están incluidos.

Al pie: total, forma de pago en tres partes con fechas, y las condiciones del punto 6.

2. La orden de evento

Es la receta del evento. Se arma desde el presupuesto aceptado y vive en un solo lugar hasta el cierre.

Encabezado. Fecha, lugar, dirección y teléfono del encargado del lugar. Equipo asignado: coordinadora, cuadrilla, vehículo. Horarios clave: llegada del montaje, llegada de cada proveedor, ingreso de invitados, entrada de los protagonistas, comida, torta, fin, desarme. Electricidad disponible. Plan B por lluvia, escrito.

Renglones.

Al final. El número estimado, el número final con la fecha en que se cerró, y quién lo confirmó.

3. La checklist de carga y devolución

Una hoja por evento, firmada al salir y al volver.

Las cajas se nombran por evento y por contenido, nunca solo por color. Lo que falta o se rompió pasa a la lista de devolución que firma alguien de la familia o de la empresa al final de la noche.

4. La hoja de ruta

Una por vehículo y por día.

5. El cierre del evento

Se hace el primer día hábil después del evento. Lleva veinte minutos si la orden está completa.

Al pie: horas reales de coordinación y de cada persona, incidentes con nombre, roturas, horas extra, margen cotizado, margen real y una línea con lo que hay que cambiar en la receta.

6. Condiciones de contratación

Las que Ferreyra fue agregando, una por cada vez que algo salió mal. Escritas en castellano, sin letra chica.

1. Fecha y seña. La fecha queda reservada cuando se acredita la seña. Sin seña, la fecha se guarda hasta el día indicado y después se libera.
2. Pagos. Seña, pago intermedio y saldo, con fechas. Si un pago no llega en la fecha, la productora puede suspender las contrataciones con proveedores hasta que llegue.
3. El número. El número de invitados se cierra siete días antes, por escrito. Los cambios posteriores se cobran al precio de cada proveedor en ese momento, si el proveedor puede atenderlos.
4. Cancelación. Si el cliente cancela, la seña no se devuelve dentro del plazo en que los proveedores tampoco la devuelven. Fuera de ese plazo, se devuelve lo pagado menos lo ya comprometido con proveedores.
5. Cambio de fecha. Se acepta una vez, sujeto a disponibilidad de la productora y de los proveedores, con la diferencia de precio de la nueva fecha.
6. Lluvia y clima. El plan B por lluvia está descrito en la orden de evento. Si requiere carpa u otro recurso extra, su costo está indicado en el presupuesto como opción.
7. Horario y hora extra. El evento termina a la hora indicada. Cada hora adicional tiene el precio indicado, que incluye personal, sonido, luces y coordinación.
8. Roturas y faltantes. Se cobran según la lista de devolución firmada al final del evento.
9. Actualización de precios. En presupuestos con más de noventa días de anticipación, los renglones de proveedores se actualizan a sus listas vigentes el día del pago intermedio.
10. Alcance. El presupuesto incluye lo que dice. Lo que no dice se cotiza aparte.
11. Proveedores elegidos por el cliente. Si el cliente contrata por su cuenta un proveedor, la productora coordina sus horarios pero no responde por su servicio.
12. Distancia. Para eventos a más de cincuenta kilómetros se aplican los renglones de distancia del presupuesto.

7. El acuerdo de una página con un proveedor

1. Quién confirma el número y cuándo.
2. Precio por cabeza, por unidad o por jornada, con la lista vigente adjunta.
3. Cuándo entra la seña del proveedor y de qué pago del cliente sale.
4. Cuándo se paga el saldo.
5. Qué incluye y qué se cotiza aparte.
6. Quién paga lo que se rompe.
7. Quién le habla al cliente: siempre la productora.

Se firma, se fecha y se pega en una pared. Se revisa una vez por año, antes de la temporada alta.

8. La lista del primero de mes para el equipo eventual

Se manda el primer día de cada mes. Se pide confirmación en cuarenta y ocho horas. El día de pago importa más que la tarifa.