El mapa del sistema de una productora de eventos
Cada módulo del sistema de una productora de eventos con el dato que guarda, el agente que trabaja sobre él, quién confirma y con qué número se controla. Y por dónde empezar. Libro 1, apéndice C.
Libro 1 · Apéndice C. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.
Este es el sistema de Ferreyra Producciones en el octavo año, ordenado como un mapa. Cada fila es un módulo: qué guarda, qué agente trabaja sobre él, quién dice que sí y con qué número se controla. Ningún agente decide solo. Todos leen la misma orden de evento.
El mapa
| Módulo | Qué guarda | Agente | Quién confirma | Indicador |
|---|---|---|---|---|
| Consultas y clientes | Fecha pedida, tipo, invitados estimados, lugar, presupuesto del cliente, de dónde vino | Contesta disponibilidad y arma la primera propuesta desde la receta del tipo de evento, como borrador | Comercial | Consultas por semana; tasa de cierre; horas hasta la primera respuesta |
| Cotizador | La receta por tipo de evento: renglones por cabeza, por unidad y por hora, recargos, coordinación, distancia, precio por fecha | Propone el presupuesto a partir de la consulta y de eventos parecidos | Comercial o dirección, según el monto | Margen cotizado; diferencia con el real |
| Agenda de capacidad | Fechas, equipos, vehículos, coordinadoras, stock comprometido | Avisa cuando una fecha se llena y propone alternativas | Coordinación general | Sábados de temporada ocupados; eventos por equipo |
| Orden de evento | La receta del evento vendido, con horarios, plan B y responsables | — | Coordinadora del evento | Órdenes completas a 15 días |
| Proveedores y confirmaciones | Proveedores, listas de precios, acuerdos, confirmaciones por evento | Pide confirmación a 72 horas; dos mensajes como máximo; escala las que faltan | Coordinadora del evento | Confirmados a 72 horas; puntualidad por proveedor |
| El número | Invitados estimados y finales, con fecha de cierre | Pregunta el número a los 7 días, recalcula los renglones por cabeza y avisa al catering | Coordinadora y el cliente | Diferencia entre estimado y final |
| Depósito | Stock por elemento, lo comprometido por evento, lavandería, roturas | Calcula faltantes por evento y arma la checklist de carga | Encargado de depósito | Roturas por evento; faltantes detectados a 5 días |
| Cobros y pagos por etapa | Seña, intermedio, saldo; facturas de empresas; pagos a proveedores atados a cada cobro | Recuerda vencimientos con la voz de la empresa; avisa atrasos a una persona; nunca negocia | Administración | Días de cobro; facturas vencidas |
| Caja proyectada | Todo lo que entra y sale en los próximos 90 días | Proyecta semana por semana y marca las semanas en rojo | Dirección | Caja mínima proyectada; caja de invierno |
| Cierre y costo real | Lo cotizado contra lo real por renglón, horas, incidentes | Arma el borrador del cierre desde los registros | Coordinadora del evento | Margen real por tipo, día y temporada |
| Tablero | Los diez números de la semana, con rango y dueño | — | Dirección, en la reunión de los lunes | Números fuera de rango con nombre y fecha |
Por dónde empezar
No se construye todo junto. El orden que siguió Ferreyra, y el que recomendamos para una productora:
- La orden de evento, la agenda de capacidad y los cobros por etapa. Es el corazón: la receta en un solo lugar, ninguna fecha sin equipo y ningún cobro que nadie ve. Es donde estaban los márgenes perdidos, el sábado de las tres fiestas y las facturas de las empresas.
- Proveedores y confirmaciones, el número y el depósito. Lo que hace que el sábado salga sin sorpresas.
- El cierre y el tablero. Lo que hace que cada fiesta mejore el precio de la siguiente.
- Los agentes, de a uno. Primero los que avisan y recuerdan; después los que arman borradores. Cada uno con su persona que confirma y su regla para cuando esa persona no contesta.
Antes del primer módulo hay un trabajo que no se ve en ninguna demostración: limpiar los datos que existen. Clientes repetidos con nombres distintos, proveedores sin precios, eventos viejos sin cierre. Lleva semanas.
Lo que no se automatiza
Hablar de plata con un cliente atrasado. Negociar un precio. Cancelar una fecha. Decidir qué hacer con una semana en rojo. Llamar a un proveedor que no contesta dos veces. Contestarle a una madre enojada. Prometer una fecha, aunque sea la dueña y aunque sea en un cumpleaños: lo que no está en el sistema no existe.
Para ver un sistema así
Ariana Ev es una demo navegable de un sistema para agencias de eventos, con presupuestos por evento, cobranzas, portal del cliente y agentes. Lo que necesita una empresa de este rubro, módulo por módulo, con la inversión orientativa, está en Agencias de eventos. Y la teoría completa, en el libro El ERP completo de la Escuela IAPlace.