Glosario del rubro

Libro 1 · Apéndice D. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

Las palabras de este rubro cambian un poco de ciudad en ciudad. Estas son las que usa el libro, con lo que quieren decir y el capítulo donde aparecen por primera vez o donde se explican mejor.

Ambientación. Todo lo que transforma un lugar para una fiesta: telas, centros de mesa, caminos, luces, flores, objetos. Es la parte del evento que más se ve en las fotos y la que más identifica a una productora. Capítulos 1 y 8.

Atenciones. Línea del presupuesto, un porcentaje chico del total, que la coordinadora gasta en cortesías decididas de antemano: un champagne de bienvenida, una mesa de quesos. Lo que no entra en esa línea no se regala. Capítulo 10.

Caja de fechas. Cuenta donde se guardan las señas y los pagos de eventos que todavía no pasaron. De ahí solo salen pagos a proveedores de esas mismas fechas. Capítulo 5.

Caja de invierno. Reserva que se junta en temporada alta, con una cantidad fija de cada saldo, para pagar los meses por debajo del punto de equilibrio. Capítulo 7.

Capacidad. Cantidad de eventos que la productora puede hacer en una fecha. La deciden los equipos completos disponibles, no las ganas. Capítulo 11.

Catering por cabeza. Servicio de comida que se cobra por invitado según el menú. Su precio se multiplica por el número, y por eso el número se cierra antes que nada. Capítulos 3 y 6.

Checklist de carga. Lista de todo lo que sale del depósito para un evento, con cantidades, firmada al salir y contada al volver. Capítulos 2 y 11.

Cierre del evento. Hoja que se hace el primer día hábil después de cada evento con lo cobrado y lo pagado por renglón, las horas, los incidentes y el margen real. Es el único lugar donde se sabe si una fiesta ganó plata. Capítulo 10.

Confirmación a 72 horas. Mensaje escrito de cada proveedor, tres días antes del evento, que confirma fecha, hora, lugar y número. Lo que no se confirma se llama por teléfono. Capítulo 11.

Coordinación. El trabajo de que todo lo demás ocurra a la hora, en el lugar y en la cantidad correctos. Es la línea del presupuesto que no se puede tocar ni servir, y la que paga a quien organiza. Capítulo 1.

Degustación. Prueba del menú con los clientes antes del evento. Lleva horas de coordinación que hay que contar. Capítulo 10.

Desarme. Todo lo que pasa después de que se van los invitados: desmontar, contar, cargar, devolver. Termina cuando la checklist de devolución está firmada. Capítulo 2.

El número. La cantidad de invitados confirmados. Define el catering, los mozos, la vajilla y medio presupuesto. Se cierra siete días antes, por escrito. Capítulos 1 y 3.

Equipo. Unidad de capacidad de una productora: una coordinadora, una cuadrilla de montaje y un vehículo. Un equipo hace un evento integral por día. Capítulo 11.

Evento integral. El que la productora cotiza completo, con coordinación, ambientación y la gestión de todos los proveedores. Capítulo 1.

Fecha tomada. Fecha reservada con seña. Sin seña, la fecha no está tomada: está guardada, con un día en que se libera. Capítulos 5 y 9.

Hoja de ruta. Lista de paradas de un vehículo en un día, con lugar, dirección, teléfono del encargado, hora y lo que se baja en cada parada, por nombre. Capítulo 11.

Hora extra. Cada hora que el evento dura después de la acordada. Tiene un precio escrito que incluye personal, sonido, luces y coordinación. Capítulo 10.

Lista de devolución. Registro de lo que volvió, lo que faltó y lo que se rompió en un evento, firmado al final de la noche por alguien del cliente. Capítulos 3 y 10.

Locación. El lugar del evento: salón, quinta, club, estancia, hotel. Antes de cotizar se le pregunta qué incluye, cuánta luz tiene y por dónde entra un flete. Capítulos 2 y 8.

Mesa dulce. Mesa de postres y golosinas de una fiesta. Llega a la hora de lo frío, no antes. Capítulo 2.

Minuto a minuto. El horario escrito del día del evento: a qué hora llega cada proveedor, cuándo se monta cada cosa, cuándo entra la torta, cuándo se desarma. Capítulo 2.

Montaje. Armado del evento en el lugar antes de que lleguen los invitados. Con carpa o lejos, empieza el día anterior. Capítulos 2 y 10.

Orden de evento. La receta de un evento: cada renglón con cantidad, proveedor, costo, precio, confirmación y responsable, más los horarios, el plan B y el equipo asignado. Vive en un solo lugar hasta el cierre. Capítulos 10 y 13.

Plan B por lluvia. Lo que se hace si llueve, escrito antes en la orden de evento: dónde se pasan las mesas, qué recurso extra hace falta y cuánto cuesta. Capítulo 9.

Precio por fecha. Precio distinto para el mismo servicio según el día y la temporada: recargo en los sábados de temporada alta, descuento en viernes, domingos e invierno. Capítulo 14.

Recargo. Porcentaje que cobra la productora sobre los proveedores que gestiona y por los que responde, entre el 10 y el 15 % de su costo. Capítulos 1 y 3.

Rider técnico. Lista de lo que necesita un proveedor de sonido o luces para trabajar: potencia eléctrica, espacio, horario de prueba. Se pide antes de cotizar un lugar desconocido. Capítulo 8.

Seña y saldo. La seña es el pago que toma la fecha, entre el 20 y el 30 %; el saldo es el último pago, el día del evento o al desarme. Entre los dos hay un pago intermedio. Capítulo 5.

Temporada. El calendario del rubro: alta de octubre a marzo, baja de mayo a agosto, con diciembre como pico. Define precios, caja y capacidad. Capítulo 7.