Nadie cobra por los nervios: de qué está hecha la plata de una fiesta

Libro 1 · Parte I · Capítulo 1. Es el primer capítulo. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

Carolina Ferreyra contó las copas a las doce menos cuarto de la noche, un martes de marzo, en el salón chico del Hotel Mirador. Ciento cuarenta copas de agua, ciento cuarenta de vino, nueve rotas. Las fue acomodando de a seis en las cajas de plástico gris, boca abajo, como le habían enseñado cinco años antes, cuando entró de recepcionista y todavía no sabía que el hotel tenía un área de eventos.

La coordinadora del área se había ido a las diez, cuando el gerente de la empresa que festejaba sus treinta años terminó el discurso y la gente volvió a la pista. Le había dejado una carpeta azul y una sola instrucción: cerrar.

Cerrar quería decir contar. Lo que volvía al depósito, lo que se había roto, lo que faltaba. Los manteles de a uno, mirando las manchas de vino contra la luz. Los centros de mesa, que eran del hotel. Los cables del sonido, que eran del DJ, y que el DJ se había llevado sin avisar con dos alargues del hotel enroscados adentro. Carolina anotó todo en la última hoja de la carpeta: nueve copas, dos alargues, un mantel para la tintorería. Y antes de guardarla hizo algo que no le correspondía: leyó la primera hoja.

Era la orden de servicio del evento. Una sola hoja, con cuatro columnas que Carolina conocía de verlas pasar y nunca había leído enteras: qué, quién lo pone, cantidad, precio. Cada renglón era un sector del hotel o un proveedor de afuera. La cocina del hotel figuraba como un proveedor más, con su precio por cubierto, como si el hotel se vendiera a sí mismo la comida. El DJ, con nombre y teléfono. Los mozos, con un número por cabeza. Y abajo de todo, el total, con una firma del gerente de la empresa y la fecha de la seña.

Ciento cuarenta personas. Menú de tres pasos, USD 38 por cubierto: USD 5.320. Salón, USD 1.600. Ambientación, USD 900. Personal del día, catorce mozos y dos bartenders, USD 720. Sonido e iluminación, USD 450. Y al final, una línea que no tenía ningún objeto atrás: coordinación, 15 % sobre el resto, USD 1.350. Total, USD 10.340.

Hacía cinco años que trabajaba en el hotel y nunca había visto el total. Había visto las copas, los manteles, el menú, la lista de mozos, la hoja de horarios. Nunca el total, y nunca esa línea. Hizo la cuenta que cualquiera hace: su sueldo era de USD 620 por mes. La línea de la coordinación de una sola fiesta valía más que dos sueldos suyos. Y era la única línea de la lista que no se podía servir, ni tocar, ni romper.

Guardó la carpeta en el cajón de la coordinadora. Apagó las luces del salón chico. En el colectivo de la una, con las manos todavía con olor a la lavandina de las copas, pensó en la carpeta azul como se piensa en una puerta que uno no sabía que estaba ahí.

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A las siete y media de la mañana siguiente, en la cocina de la casa de la calle Urquiza, Elba contaba servilletas. No tenía ningún motivo para contar servilletas; las contaba porque Elba contaba las cosas, era su manera de estar despierta. Carolina tomó el mate que le pasó su madre y escuchó el teléfono vibrar sobre la mesa de fórmica.

Era Vero. Sofía cumplía quince en dos semanas. Habían alquilado el quincho del club Náutico, bueno, alquilado no, el padre de Vero era socio y lo habían pedido, y Vero tenía USD 300 para "las telas y los centros", y quería saber si Carolina, que trabajaba en eventos, le daba una mano.

—Sí, obvio —dijo Carolina.

Lo dijo antes de que Vero terminara la frase. Después, con el teléfono todavía en la mano, abrió el cuaderno de tapa dura que usaba para todo, buscó una hoja limpia y escribió arriba: Quince de Sofi, 80 personas, quincho del club. Y debajo, lo que hacía falta.

Telas para las paredes del quincho, que eran de ladrillo visto y daban a cancha de bochas. Centros de mesa: ocho mesas de diez, ocho centros, los podía hacer ella con frascos, flores y velas. Luces cálidas para colgar, que Nico tenía. Sonido, Nico. La mesa dulce la hacía la prima de Vero. La torta la compraba Vero. Las bebidas, Vero. La vajilla era del club. Dos amigas de Sofía servían. Cotillón para la hora loca. El quincho, pedido.

Al lado de cada cosa fue poniendo un número. Telas, USD 110, en la tienda del centro, si compraba el rollo entero y lo cosía ella. Flores y frascos, USD 90. Velas y cotillón, USD 60. Varios, USD 40, porque siempre hay varios. Sumó: USD 300. Justo. Sonrió como se sonríe cuando una cuenta cierra.

Elba, desde la pileta, preguntó cuánto le iba a cobrar a Vero.

—Nada, mamá. Es Vero.

—Yo te pregunto por preguntar —dijo Elba, que nunca preguntaba por preguntar.

Se secó las manos y sacó del cajón de la mesada un cuaderno escolar forrado con papel araña, el mismo desde hacía veinte años, donde anotaba las servilletas, los repasadores, los frascos de dulce y las veces que el gas aumentaba. Lo abrió en una hoja cualquiera y se lo mostró sin decir nada, como quien muestra una foto. Carolina lo había visto mil veces y nunca le había parecido otra cosa que una manía. Esa mañana, con la carpeta azul todavía en la cabeza, le pareció otra cosa: la única contabilidad de la casa.

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Esa noche, en el garaje, Nico probaba un cable con un parlante chico que hacía un ruido como de lluvia. Nico Albarracín tenía treinta y un años, un equipo de sonido comprado en cuotas y una regla que Carolina conocía bien: nunca llegaba tarde a una prueba de sonido y siempre llegaba tarde a hablar de plata. Pero esa noche llegó temprano.

—¿Vos cuánto le cobrás a Vero?

—Nada. Es la hija de mi amiga.

—Yo le cobro ciento veinte.

Carolina levantó la vista del cuaderno.

—Es la hija de mi amiga, Nico.

—Y el parlante es mi parlante. Si se rompe un cable en la fiesta de Vero, se rompe igual que en la fiesta de un desconocido. Si llego a las nueve de la mañana a montar, me levanto a las siete igual. —Enrolló el cable con la muñeca, prolijo, sin mirarla—. Yo no le cobro a Vero. Le cobro al sábado.

Carolina volvió al cuaderno. Miró la lista. Telas, flores, velas, cotillón, varios. Nico: USD 120. Lo agregó, y la cuenta ya no daba 300, daba 420, y los 120 los iba a poner ella de su bolsillo, porque no le iba a decir a Vero que su novio cobraba. Después, al pie de la lista, escribió Caro: y dejó el espacio en blanco. Lo miró un rato. Escribió 0. Lo tachó. Se acordó de la carpeta azul: coordinación, 15 % sobre el resto. Hizo la cuenta: el 15 % de USD 300 eran USD 45. Cuarenta y cinco dólares por dos semanas de coser telas de noche, armar ocho centros, ir al club tres veces, hablar con la prima de Vero y con el encargado del quincho y con el DJ que dormía con ella. Se rió sola, en voz baja, y cerró el cuaderno.

Nico apagó el parlante y el garaje quedó en silencio, con el olor a flores de la caja de los frascos. Dijo, más bajo, que él también había hecho fiestas gratis, las primeras diez, para amigos, y que las había dejado de hacer el día en que un amigo le pidió que fuera "más barato que el otro DJ". Carolina le preguntó qué había contestado. Nico dijo que había contestado con el precio de su alquiler.

Lo que Carolina no sabía todavía, y lo que iba a tardar un año en aprender, es que la cuenta que había hecho estaba bien. Lo que estaba mal era la base. El 15 % del Hotel Mirador no se calculaba sobre las telas: se calculaba sobre todo lo que pasaba por la carpeta azul. Sobre el catering, el salón, el personal, el sonido. Sobre todo lo que ella, dos semanas después, iba a coordinar gratis.

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Los quince de Sofía salieron bien. Eso se cuenta en el capítulo que sigue. Lo que importa acá es lo que pasó dos meses después: tres personas le pidieron una fiesta. La primera fue una mujer que la paró en la recepción del hotel, un jueves, con el teléfono en la mano y una foto del quincho del club, con las telas y las luces de Nico, que alguien había subido a Instagram.

—¿Vos hiciste esto? ¿Cuánto cobrás?

Carolina dijo lo que dice todo el mundo la primera vez.

—Depende.

No tenía un número. Tenía una carpeta azul en la cabeza, un cuaderno con una línea tachada, y la certeza, bastante incómoda, de que todas las cosas de una fiesta tenían precio menos ella.

Lo que Nova vio

Carolina tuvo el modelo de negocio completo en las manos la noche del martes, y lo guardó en un cajón. La orden de servicio del hotel no era un papel administrativo: era la receta de una fiesta. Decía qué llevaba, cuánto costaba cada cosa, quién la ponía y cuánto quedaba para quien organizaba. Yo le hubiera dicho que la copiara entera, con sus porcentajes, y que no la soltara nunca.

En esa hoja hay una verdad del rubro que tarda años en aprenderse sola. En una fiesta, todos cobran por algo que se puede tocar: el catering cobra por cubiertos, el salón por metros y horas, el sonido por parlantes, los mozos por brazos. La organizadora cobra por lo único que no se ve: que todo eso ocurra a la hora correcta, en el lugar correcto, con el número correcto de sillas. Como no se ve, el que recién empieza lo cobra cero. Y como lo cobra cero, trabaja sesenta horas por fiesta y a fin de mes no entiende dónde fue la plata.

Los USD 300 de Vero tampoco eran un presupuesto. Eran una lista de materiales. Un presupuesto incluye a la persona. Nico lo tenía claro, y no porque fuera más frío: porque su trabajo tiene un parlante adelante. Cuando el trabajo tiene un objeto, cobrar es natural. Cuando el trabajo es coordinar, hay que escribirlo para que exista.

Y una cosa más sobre los USD 1.350. Carolina los comparó con su sueldo y le parecieron una fortuna. No lo eran. Esa línea pagaba a la coordinadora, la pagaba a ella, pagaba la oficina del hotel, el teléfono, las copas que se rompían, el mantel de la tintorería y las fiestas que se cotizaban y no se cerraban. Es la línea de la que vive un negocio de eventos, y por eso es la primera que hay que aprender a escribir.

Lo que hay que saber

La unidad de venta de este rubro es el evento: una fecha, una cantidad de invitados y un alcance (qué incluye y qué no). Todo lo demás se cuelga de esas tres cosas. Cambia la fecha y cambia el precio del salón; cambia el número y cambia el catering, los mozos y la vajilla; cambia el alcance y cambia cuántas líneas tiene la lista.

De qué está hecho el precio. En un evento integral, el que la organizadora cotiza completo, la plata se reparte en rangos parecidos en casi todas las ciudades: el catering se lleva entre el 35 y el 40 %; el salón, entre el 15 y el 25 % cuando lo factura la productora; ambientación y mobiliario, entre el 12 y el 18 %; sonido, luces y DJ, entre el 6 y el 10 %; el personal del día, entre el 6 y el 8 %; el honorario de coordinación, entre el 10 y el 15 %; y los imprevistos, entre el 2 y el 5 %. La fiesta del hotel es un ejemplo de esa estructura con números reales.

Dónde vive el margen. De todas esas líneas, la organizadora se queda con dos: el honorario de coordinación y el recargo que aplica sobre los proveedores que gestiona (entre el 10 y el 15 % sobre lo que le cuestan). El resto pasa de largo: el cliente paga el catering a través de ella, pero la plata es del catering. Escrito en una línea: lo que gana la organizadora = honorario + recargo sobre proveedores − costos propios. En la fiesta del hotel, con un recargo del 12 % sobre los USD 8.990 de proveedores, el hotel ganaba unos USD 1.080 de recargo más los USD 1.350 de coordinación: USD 2.430 por fiesta, antes de pagar a su gente. Esa es la cuenta que Carolina no hizo esa noche, y la que va a hacer sin parar durante los próximos ocho años.

Social y corporativo no son la misma cuenta. La fiesta del hotel era corporativa: la pagaba una empresa, la decidía un gerente con un proceso de compras, se facturaba a treinta o sesenta días y se repetía todos los años. Las fiestas que Carolina va a hacer el primer año son sociales: las paga una familia, las decide una madre con una carpeta de fotos, se cobran con seña y saldo, y ocurren una vez en la vida. Las dos tienen las mismas líneas; cambian quién decide, cómo se cobra y cuánto se discute cada renglón. Una productora de eventos adulta vive de las dos, y las cotiza distinto.

El número. Todo lo que se cobra "por cabeza" se multiplica por los invitados confirmados: catering, vajilla, mozos, cotillón. Por eso el dato más importante de un evento es ese número, y por eso en este rubro se cierra siete días antes de la fiesta, por escrito. Lo que cambia después del cierre lo paga el cliente. Es la primera regla que Carolina va a aprender a los golpes, en el capítulo 3.

La idea de fondo es la misma que abre la Escuela: una empresa es un sistema que convierte recursos en valor, y lo primero es saber cuáles son los recursos y qué vale lo que sale. Está desarrollada, con ejercicios, en Qué es una empresa y, en la versión con sistema, en La empresa como sistema de información.

Para tu negocio

Tomá el último trabajo que hiciste, el que sea: una fiesta, una obra, un pedido. Escribí todas las líneas de las que estuvo hecho, una por renglón, y al lado de cada una, quién cobró por ella y cuánto. Marcá la tuya. Si no hay una línea tuya, o si dice cero, ya tenés la respuesta a la pregunta de por qué trabajás tanto y no queda nada. Contestá por escrito: ¿qué porcentaje del total es tu línea? ¿Y cuánto tendría que ser para que valga la pena hacer el próximo?

Qué registrar desde hoy

• Por cada trabajo, la lista de líneas: qué lleva, quién lo provee, cuánto cuesta y cuánto se le cobra al cliente.
• Tus horas por trabajo, aunque todavía no las cobres. Sin ese número no vas a poder ponerles precio nunca.
• La cantidad estimada al cotizar y la cantidad final. La diferencia entre las dos es donde se pierde la plata.
• Lo que se rompió, se perdió o faltó. Elba lo hacía con servilletas; vos hacelo con lo que sea tuyo.

La enseñanza

En una fiesta todos cobran por algo que se puede tocar. La organizadora cobra por lo que no se ve, y lo que no se escribe no existe. Y lo que no existe, nadie lo paga.

Lo que sigue

En el capítulo 2, los quince de Sofía de punta a punta: lo que estaba previsto, lo que pasó, y la lista que Carolina escribió un domingo al mediodía sin saber que era el principio de su negocio.