Setecientos dólares por todo

Libro 1 · Parte I · Capítulo 3. Anterior: Los quince de Sofía, de punta a punta. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

Graciela Benítez llegó al café de la esquina de la plaza con una carpeta transparente llena de hojas impresas. Era un jueves de mayo, seis de la tarde, y Carolina había salido del hotel una hora antes con permiso, con la excusa de un trámite. La mujer del vestido verde, la de los quince de Sofía, le había pasado su teléfono a Graciela, y Graciela tenía una hija que cumplía quince en julio.

Las hojas eran fotos sacadas de Instagram: mesas largas con telas lilas, guirnaldas de luces cálidas, una mesa de dulces de tres pisos, un cartel con un nombre en letras doradas. Martina. Noventa invitados. El salón ya lo tenía: La Glorieta, el de la zona de quintas, pagado directo a Lito Gaitán, el dueño. El catering también: Ocampo, que Lito le había recomendado, cobraba por cabeza.

—Yo necesito alguien que me haga todo lo demás —dijo Graciela, y apoyó las dos manos sobre la carpeta—. ¿Cuánto me cobrás por todo?

Carolina había pensado en esa pregunta durante dos días y no había llegado a ningún número. Sabía lo que habían costado las telas de Sofía, USD 300, pero Sofía había sido gratis. Sabía la línea de la carpeta azul del hotel, 15 %, pero 15 % de qué. Lo que tenía era una regla que se había inventado la noche anterior, en la cama: un número redondo, que no asuste, que sea más que su sueldo.

—Setecientos —dijo.

—¿Por todo?

—Por todo.

Graciela le dio la mano por encima de la carpeta. Carolina volvió a su casa en colectivo con la sensación de haber cerrado un negocio: USD 700 por una fiesta, más que un mes en el hotel, y las telas lilas se podían hacer con el mismo rollo de la tienda del centro. En el garaje, esa noche, le contó a Nico. Nico preguntó qué incluía "todo". Carolina dijo que la ambientación, los centros, coordinar el día. Nico preguntó si Graciela había entendido lo mismo. Carolina dijo que sí. No lo había preguntado.

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Marisa Ocampo tenía la cocina más ordenada de San Esteban del Monte y un cuaderno de tapa negra donde cada fiesta ocupaba una hoja con renglones. Carolina fue a verla un martes de junio, porque le pareció que una organizadora tenía que conocer al catering, y Marisa la recibió con un café y una pregunta.

—¿El número?

—Noventa.

—Me lo confirmás siete días antes. Dieciocho por cabeza, tres pasos, un mozo cada quince. Lo que cambie después de los siete días se cobra aparte, porque yo compro con el número. —Escribió 90 en el renglón y lo subrayó—. ¿Vos sos la organizadora?

—Sí.

—Entonces el número es tu problema.

Carolina asintió con la naturalidad de quien no entiende lo que acaba de aceptar. Para ella, el catering era un asunto entre Graciela y Marisa. Ella se ocupaba de "todo lo demás".

Todo lo demás empezó a crecer la semana siguiente. En La Glorieta, Lito le mostró el salón con un gesto amplio de dueño y, cuando ella preguntó por la vajilla, le dijo que el salón era el salón. Platos, copas y cubiertos para noventa se alquilaban aparte: USD 180. Las luces del salón, cuatro tubos fríos que Graciela describió como "de velorio", no servían para las fotos lilas de la carpeta: Carolina alquiló luces cálidas y dos reflectores, USD 150. Las telas y los centros, esta vez para once mesas, USD 240. Cotillón para la hora loca y los viajes en el auto de Nico, entre la tienda, el salón y el garaje de Elba, USD 140.

Anotó cada gasto en el cuaderno, en la hoja de Martina, debajo de los USD 700. No sumó. Sumar era para el final.

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El lunes, siete días antes de la fiesta, Graciela confirmó noventa. El jueves, a dos días, llamó a las once de la noche.

—Vienen ciento diez. Se sumaron los de la oficina de mi marido. No les podía decir que no.

Carolina llamó a Marisa el viernes a las ocho de la mañana. Marisa no gritó; Marisa nunca gritaba. Dijo que para los veinte que se agregaban a dos días el precio era veintidós por cabeza, porque tenía que volver a comprar y pagar más mozos, y que lo había dicho en junio, y que estaba escrito en el renglón. Después dijo la frase que Carolina iba a escuchar en la cabeza durante años: "Yo con el número final no discuto. Vos ves cómo se lo explicás a tu clienta".

Graciela no quiso pagar la diferencia. "Vos dijiste por todo." Carolina habló con Marisa, consiguió veinte en vez de veintidós, y puso de su bolsillo los USD 60 que faltaban para que la conversación terminara. También puso cuatro mozos más, porque con ciento diez personas las once mesas se habían vuelto trece y Graciela quería "un mozo por mesa, como en las fotos": USD 120. Lo anotó. No sumó.

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La fiesta fue un sábado de julio, con el salón lleno y las telas lilas tapando los tubos fríos. Martina entró con un vestido que brillaba y lloró en el vals. La mesa dulce llegó a la hora de la mesa dulce, en una camioneta con heladera, porque Carolina lo había pedido por escrito. La hora loca duró cuarenta minutos y rompió catorce copas, que eran de alquiler. A las tres de la mañana, mientras contaba la vajilla con una linterna, Carolina pensó que la fiesta había salido perfecta. Lo pensó sinceramente.

El miércoles siguiente, Graciela la llamó para decirle que el alquiler le cobraba USD 70 por las copas rotas y que eso, también, estaba en el "todo". Carolina pagó.

Graciela, hay que decirlo, quedó feliz. En las semanas siguientes contó la fiesta a todo el mundo como "un éxito y un regalo": la chica era un amor, se había ocupado de todo, y por setecientos dólares. Lo decía sin ironía, y tenía razón en cada palabra. Fue, además, la mejor publicidad que Carolina tuvo ese año, como se cuenta en el capítulo siguiente. Que la publicidad la hubiera pagado ella misma, con doscientos sesenta dólares y sesenta horas, es un detalle que Graciela nunca supo y que Carolina tardó en poder contar riéndose.

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El viernes a la noche fue al bar con Nico y con Federico Lanza, el contador que le hacía los papeles a Nico, un hombre de cincuenta años que pedía siempre el papel que faltaba. Carolina contó la fiesta como un éxito: la clienta contenta, la hija llorando en el vals, las fotos en Instagram. Federico pidió el cuaderno. Carolina se lo pasó con orgullo, abierto en la hoja de Martina.

Federico sumó en una servilleta. Telas y centros, 240. Vajilla, 180. Luces, 150. Mozos, 120. Cotillón y viajes, 140. Copas, 70. Lo de Marisa, 60. Escribió 960 y lo encerró en un círculo. Arriba escribió 700.

—¿Cuántas horas le metiste?

Carolina contó: la tienda, la costura de noche, tres viajes al salón, Marisa, Lito, las llamadas con Graciela, el montaje del sábado desde las ocho, la fiesta, el desarme a las cuatro, devolver la vajilla el domingo.

—Sesenta, más o menos.

Federico escribió 60 h y abajo hizo una resta corta.

—Vos no cobraste setecientos. Pagaste doscientos sesenta por trabajar sesenta horas. —Dio vuelta la servilleta para que la leyera—. Si alguien te hubiera pagado cuatro dólares la hora por lavar copas, hoy tendrías más plata que con esta fiesta.

Nico miró el techo. Carolina miró la servilleta un rato largo. No era el número lo que le dolía. Era que cada renglón de la columna de Federico había existido antes de la fiesta. La vajilla existía en junio. Las luces existían en junio. Los mozos, el cotillón, los viajes, las copas que siempre se rompen en una hora loca: todo existía. Lo único que no existía era una hoja donde escribirlos antes de decir un número.

—¿Y qué tendría que haber dicho?

Federico no contestó eso. Contestó otra cosa.

—Nunca más digas "todo". "Todo" es la única palabra que no tiene precio.

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El domingo a la noche, en el garaje, con el cuaderno y una regla, Carolina dibujó su primer presupuesto. Tenía tres partes, separadas con líneas. Arriba, lo que ponía ella: honorario de coordinación, con un número por hora que inventó esa noche, ocho dólares, y las horas que calculaba. En el medio, lo que gestionaba para el cliente: telas, centros, vajilla, luces, mozos, cotillón, transporte, cada uno con su precio, y un recargo por conseguirlos y hacerse cargo. Abajo, lo que el cliente pagaba directo: salón, catering, torta, fotógrafo, con la aclaración de que no estaban incluidos.

Y al pie, cuatro renglones que subrayó:

El número de invitados se confirma siete días antes, por escrito. Lo que cambie después lo paga el cliente al precio del proveedor. Roturas y faltantes de alquiler: a cargo del cliente, según la lista de devolución. Imprevistos: 5 % sobre lo gestionado. Este presupuesto incluye lo que dice. Lo que no dice, se cotiza aparte.

Lo miró. Era feo, con tachaduras, y le parecía el papel más serio que había escrito en su vida. Si lo hubiera tenido en mayo, en el café de la plaza, el número para Graciela no habría sido setecientos. Habría sido mil quinientos cincuenta. Y Graciela, que terminó pagando mil cuarenta y cinco entre lo que le dio a Carolina y lo que discutió, probablemente lo habría firmado sin discutir, porque lo que la gente no quiere pagar no es un precio: es una sorpresa.

Lo que Nova vio

No fue un error de precio. Fue un error de lista. Carolina cotizó lo que podía ver desde la fiesta de Sofía, las telas y los centros, y dejó afuera tres cosas que no se ven desde ahí: sus horas, lo que no sabía que iba a necesitar, y el riesgo. Las horas son la línea que nadie escribe la primera vez. Lo que no sabía, la vajilla, las luces, los mozos de más, es lo que se aprende recorriendo el lugar antes de dar un número. Y el riesgo, las copas y el número que cambia, es lo que en el rubro se escribe como condiciones, porque siempre pasa.

Hay una ironía en la hoja de Martina que vale la pena mirar con humor, porque Carolina hoy la cuenta riéndose. La única línea de la fiesta sin precio era la suya. Y la única palabra con precio infinito era "todo". Graciela no fue abusiva: fue literal. Le ofrecieron todo por setecientos y compró todo por setecientos. Cada vez que apareció un gasto nuevo, hizo lo que cualquiera hace con una palabra sin límite: la usó.

Marisa, en cambio, tenía la frase correcta desde junio: "el número es tu problema". No era una amenaza. Era la descripción exacta del trabajo de una organizadora. Quien organiza se hace cargo de que el número, el lugar, la hora y la lista coincidan, y cobra por eso. Carolina se hizo cargo del problema y no cobró por el problema. Federico lo vio en una servilleta en cinco minutos, porque Federico suma. Lo que Carolina hizo el domingo, dibujar las tres partes del presupuesto con sus condiciones, es lo que la mayoría de las organizadoras tarda tres años y varias fiestas a pérdida en dibujar.

Lo que hay que saber

El costo directo de un evento es la lista de todo lo que hay que comprar, alquilar o pagar para que ocurra, renglón por renglón, con el precio del proveedor. No se estima en bloque: se recorre el lugar, se pregunta qué incluye y qué no, y se escribe. En la fiesta de Martina eran ocho renglones y sumaban USD 890 antes de las copas y la discusión con el catering.

Tus horas son un costo, aunque no las cobres todavía como honorario. Se anotan por fiesta y se les pone un precio por hora, aunque sea bajo. Carolina eligió USD 8 la noche del domingo; dos años después lo subió a USD 15. Sin un precio por hora, cualquier fiesta parece rentable, porque la única línea que se puede estirar sin límite es la tuya.

El recargo sobre terceros es lo que cobra quien gestiona a los proveedores y responde por ellos: entre el 10 y el 15 % sobre lo que cuestan. No es un margen escondido; es el precio de que el catering llegue a la hora y de que haya alguien a quien llamar si no llega.

Los imprevistos no son opcionales: entre el 3 y el 5 % de lo gestionado, escrito en el presupuesto. Las copas de una hora loca se rompen en todas las fiestas del mundo.

Puesto en una línea, el precio de lo que la organizadora cotiza es: costo directo por renglón + recargo sobre terceros + honorario (horas × precio por hora) + imprevistos. Para Martina:

Un número nunca se da en el café. El precio se da por escrito, al día siguiente, después de recorrer el lugar y de preguntar dos cosas a cada proveedor: qué incluye y qué no. El salón incluye el salón; la vajilla, las luces, los mozos y la limpieza se preguntan uno por uno. El catering incluye un mozo cada quince y el número cierra siete días antes; lo que se agrega tiene otro precio. Con esas respuestas en la mano, el presupuesto se arma en una hora y el cliente lo recibe con fecha, vigencia y condiciones. "Te lo mando mañana por escrito" no es una evasiva: es la frase que separa a quien cotiza de quien apuesta.

El alcance es parte del precio. Un presupuesto dice qué incluye y qué no, y qué pasa cuando cambia lo que se acordó: el número se cierra siete días antes, lo que se suma después se paga al precio del proveedor, las roturas van por cuenta del cliente según la lista de devolución. Esas condiciones no espantan clientes: espantan sorpresas. La diferencia entre USD 700 y USD 1.550 no es avaricia; es la diferencia entre una apuesta y un presupuesto.

La teoría completa, con el punto de equilibrio y los ejercicios, está en la Escuela: Costos, precio y margen, el capítulo 6 de Administrar una empresa. Es el capítulo que Carolina habría necesitado leer en mayo.

Para tu negocio

Buscá el último trabajo que cobraste "por todo", o "cerrado", o "un número redondo". Armá la lista de lo que pagaste de verdad, renglón por renglón, con los tickets si los tenés. Agregá tus horas multiplicadas por un precio por hora, el que te parezca justo hoy. Sumá un 5 % de imprevistos. Restá eso de lo que cobraste y escribí el resultado, con signo. Si es negativo, no te asustes: acabás de hacer la cuenta que Carolina hizo en una servilleta, y ya estás mejor que antes de hacerla.

Qué registrar desde hoy

• Los renglones de cada trabajo con el costo real pagado, no el estimado. Los dos números, uno al lado del otro.
• Tus horas por trabajo, con un precio por hora escrito, aunque lo cambies después.
• El número confirmado, la fecha en que se confirmó y quién lo confirmó; y cada cambio posterior, con fecha.
• Roturas, faltantes y cualquier gasto que no estaba en la lista. Esa columna es la que te enseña qué poner en la próxima.

La enseñanza

"Por todo" es la palabra más cara del rubro. Un precio sin lista no es un precio: es una apuesta, y en esa apuesta la casa siempre es el proveedor.

Lo que sigue

En el capítulo 4, de dónde salieron los clientes del primer año: el dueño de un salón que prestaba clientes a cambio de un porcentaje que nunca se escribió, una cuenta de Instagram, y la madre de una novia que hizo la pregunta que obligó a Carolina a elegir qué era.