Las añadas en el sistema

Libro 14 · Parte IV · Capítulo 13. Índice del libro: Está mejorando.

En agosto del octavo año, Hortensia hizo una lista en la mesa de la cocina, en una hoja de cuaderno, con todas las planillas que tenía Quintela. Le salieron once. La del costo de una botella, que se había convertido en un libro de pestañas, una por vino y por año. La de los canales, con su lista de precios. La de las barricas de Lorenzo, con los números de tiza. La de los meses de venta. La del plan de octubre. La de las cuentas corrientes, con Gaspar Vinos, Clotilde y los restaurantes. La del club, con los socios, los débitos y el calendario de las cajas. La de las visitas, que era el cuaderno de Amparo pasado a la computadora. La de los reclamos de Teodora. La de los lotes. Y la de la cosecha, con los kilos por cuartel, los contratos de uva y los jornales.

Ninguna sabía lo que decían las otras. El día del retiro del lote catorce, para saber dónde estaban seis mil botellas, Hortensia, Teodora y Amparo habían cruzado cinco planillas hasta las dos de la mañana. Cuando Gaspar Vinos pedía quinientas botellas, alguien tenía que mirar en la planilla de los lotes cuál salía, en la de los meses de venta cuánto quedaba, y en la del club si esas botellas no estaban reservadas para la caja de agosto. Cada pedido grande se resolvía con un llamado a Lorenzo.

—Tenemos todo anotado —le dijo Hortensia a Mateo—. Lo tenemos en once lugares.

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El estudio de desarrollo que eligió Hortensia trabajaba con una cooperativa de frutas del valle, la misma donde había estado Teodora, y con dos bodegas de la ciudad cabecera. Mandó a una analista, una mujer de cincuenta años que había sido ingeniera agrónoma antes de dedicarse a los sistemas, con un cuaderno y la costumbre de no hablar de pantallas hasta la tercera reunión.

La primera reunión fue en la sala de barricas, porque la analista pidió ver dónde estaba el vino. Estaban Mateo, Hortensia, Lorenzo, Amparo y Teodora. La analista agarró una botella del vino de base del séptimo año, la dio vuelta, leyó el código del cuello y preguntó:

—¿Qué es esto, para ustedes?

Mateo dijo que era un malbec. Lorenzo dijo que era el lote dieciséis. Teodora dijo que era una de las ochocientas que estaban reservadas para la caja de octubre. Hortensia dijo que eran cinco dólares con ochenta de costo, con siete meses de plata quieta adentro. Amparo dijo que era la botella que más se vendía en la finca.

—Todos tienen razón —dijo la analista—. Por eso tienen once planillas.

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Contestar la pregunta llevó tres reuniones, y la respuesta que escribió la analista en la tercera, en una hoja que después se pegó en la oficina de la bodega, tenía seis partes.

Una botella de Quintela era, primero, una añada: el vino de una cosecha, con su clima, su uva, sus kilos por cuartel. Lo que pasaba en el viñedo en marzo de cada año, y que hasta entonces vivía en la planilla de la cosecha y en la memoria de Don Rómulo.

Era, segundo, un lote: un embotellado de ese vino, en una fecha, de un tanque o de un corte de barricas, con su análisis. La planilla de Lorenzo.

Era, tercero, unos insumos: un lote de botellas, uno de corchos, uno de etiquetas, uno de cápsulas, de un proveedor aprobado. Lo que había faltado saber, en marzo, del lote catorce.

Era, cuarto, un lugar: la sala de barricas, el depósito de la bodega, el depósito de Gaspar Vinos, la vinoteca de Clotilde, una caja del club en camino, un contenedor. Y en cada lugar, un estado: libre para vender, reservada para un canal, en consignación, vendida, devuelta.

Era, quinto, un costo que cambiaba con el tiempo: el de la hoja de Hortensia, con la uva, la madera, la merma y los insumos, más la plata quieta que se le sumaba cada mes que la botella esperaba. La misma botella costaba más en diciembre que en marzo.

Y era, sexto, un destino: el canal al que iba, con su precio, sus días de cobro y lo que le dejaba a la bodega.

—Si el sistema sabe esas seis cosas de cada botella —dijo la analista—, las once planillas son once preguntas que se le hacen a un solo lugar.

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El sistema se armó entre septiembre del octavo año y enero del noveno, y se armó en el orden de la hoja, de la viña a la copa.

El viñedo, con sus cuarteles, la uva de cada uno, los kilos de cada cosecha, los contratos de uva firmados en octubre y los jornales de la cuadrilla con sus gamelas verdes. La elaboración, con cada tanque y cada barrica, sus usos y lo que contenía en cada momento: la planilla de Lorenzo, con la tiza convertida en un número en la pantalla. Los lotes, cada uno con su vino, su fecha de embotellado, su análisis y los lotes de insumos que se habían usado. El stock, por añada, por lote y por lugar, con sus estados. Los canales, con la lista por canal, las cuentas corrientes, los pedidos y los días reales de cobro. El club, con los socios, los débitos, las bajas con su motivo y el calendario de las cajas del año. Las visitas, con las reservas, las degustaciones y lo que compraba cada visitante. Y los reclamos, cada uno atado a su lote, y desde el lote a sus insumos y a todos los clientes que habían recibido botellas del mismo.

Don Rómulo fue el que más tardó en entrar y el que mejor lo usó. La analista le dio una tableta con una sola pantalla, la de la cosecha: el cuartel, la fecha, la cuadrilla, las gamelas verdes de cada cosechador. Don Rómulo la miró como había mirado la balanza nueva de la bodega, con desconfianza, y la primera semana siguió anotando en su libreta de tapas negras y pasándole la libreta a Iris a la noche. La segunda semana, en una prueba con la uva del cuartel joven, cargó él mismo las gamelas en la tableta, con un dedo, despacio. Al final del día le mostró a Mateo que la pantalla le sumaba sola lo que había que pagarle a cada uno.

—Igual guardo la libreta —dijo—. Por si se corta la luz.

Lo primero que se probó fue el retiro. La analista le pidió a Teodora que fingiera un reclamo del lote quince. En la pantalla aparecieron, en dos segundos, las cinco mil cuatrocientas botellas del lote, dónde estaba cada caja, qué socios habían recibido botellas, qué restaurantes de Gaspar Vinos, el lote de corcho, el de botella y el de etiqueta, y los otros dos lotes de vino que habían usado el mismo lote de corcho.

Teodora se quedó mirando la pantalla.

—Dos de la mañana —dijo—. Tardamos hasta las dos de la mañana.

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Después vinieron los agentes. Fueron cuatro, y cada uno tuvo desde el primer día alguien que revisaba lo que hacía antes de que llegara a nadie.

El de la cosecha trabajaba en septiembre. Con lo que había vendido cada canal, el stock por añada y los compromisos del club y de la exportación, armaba un borrador del plan de octubre: cuántas botellas de cada vino iban a hacer falta en los dieciocho meses siguientes, y de ahí, cuántos kilos de cada cuartel vinificar y cuántos vender con contrato. Lo revisaban Hortensia y Mateo. La primera vez propuso vinificar cinco hectáreas, porque el club había crecido y el contenedor de Pieter había sido grande. Hortensia le marcó dos cosas que el agente no sabía: que el contenedor de doce mil botellas había sido uno solo, y que el siguiente de Pieter era de seis mil. El plan quedó en cuatro.

El de los meses de venta trabajaba todos los lunes. Calculaba, para cada vino y cada añada, cuántos meses de venta había guardados al ritmo de los últimos tres meses, y avisaba cuando un vino pasaba de dieciocho. Lo revisaba Teodora, que decidía qué hacer con cada aviso. La segunda semana, el agente avisó que el reserva del quinto año tenía treinta y un meses de venta, y propuso ponerlo en las dos cajas siguientes del club. Teodora rechazó la propuesta y la anotó, y Hortensia escribió la regla en el sistema: el agente avisa sobre el stock; lo que va en las cajas del club lo decide una persona, con el calendario del año.

El del club armaba, en octubre, el borrador del calendario de las seis cajas del año siguiente con lo que había en la bodega y lo que iba a haber, sin repetir un vino en dos cajas seguidas. Y todos los meses pares, el día del débito, mandaba el mensaje a los socios con débito rechazado, con el enlace para actualizar la tarjeta. Lo revisaban Amparo y Teodora.

Y el de los reclamos agrupaba cada reclamo nuevo con los anteriores del mismo lote, del mismo vino y del mismo lote de insumo. Cuando un lote llegaba a tres reclamos del mismo tipo, avisaba a Lorenzo, con la lista de dónde estaban las botellas de ese lote. No retiraba nada ni le escribía a nadie. Lorenzo decidía.

En la pared de la oficina, debajo de la hoja de las seis partes de la analista, Mateo escribió lo que los cuatro no hacían: ninguno pone precios, decide la cosecha, retira un lote ni elige lo que toma un socio.

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El último domingo de enero del noveno año, con el sistema funcionando hacía tres semanas, Hortensia vino a almorzar a la finca y, después del café, le pidió a Mateo la computadora de la oficina.

Abrió el sistema y le mostró una sola pantalla: el stock por añada. Una fila por vino y por año, con las botellas, el lugar, los meses de venta y el costo de cada botella con su plata quieta adentro.

En la fila del reserva del quinto año, el de la uva del sesenta y ocho, decía: dos mil cuatrocientas botellas, catorce meses de venta, once dólares con diez de costo por botella. Había costado ocho con sesenta y dos cuando salió de la barrica.

—Dos dólares y medio más por botella —dijo Hortensia—. Eso es lo que costó que siguiera mejorando.

Mateo miró el número un rato. Después le pidió a Hortensia que le mostrara la fila del primer vino, el del primer año, el de las ocho mil seiscientas botellas.

No había fila. Se había vendido entero, hacía cuatro años. Las últimas doce botellas las tenía Mateo en un estante de la casa de adobe, y no estaban en ningún sistema.

Lo que Nova vio

El sistema de Quintela no empezó por las pantallas. Empezó por una pregunta que parece tonta y que cada persona de la bodega contestó distinto: qué es una botella. Mateo vio un vino; Lorenzo, un lote; Teodora, una reserva del club; Hortensia, un costo; Amparo, una venta. Tenían once planillas porque cada uno guardaba la parte de la botella que le importaba. La hoja de las seis partes no inventó nada: juntó lo que ya sabían, y le dio a cada parte un lugar.

Lo que más me interesa es el orden en que se armó: de la viña a la copa. Primero el viñedo y la elaboración, que es donde nace la botella; después el lote con sus insumos, que es lo que el lote catorce enseñó; después el stock por lugar y por estado; después los canales y el club. Cada parte usa lo que cargó la anterior. Por eso la primera prueba fue el retiro: es la pregunta que necesita todas las partes a la vez, y la que la bodega había contestado a mano hasta las dos de la mañana.

Y fíjense en lo que hicieron las personas con los agentes. El de la cosecha propuso cinco hectáreas porque no sabía que el contenedor grande había sido uno solo. El de los meses de venta propuso mandar el reserva al club, que es exactamente el error del capítulo 10. Las dos propuestas eran razonables con los datos que tenían. Las dos las corrigió alguien que sabía algo que el dato no decía, y en la segunda la corrección se convirtió en una regla.

Lo que hay que saber

De los procesos a las pantallas. Un sistema se diseña desde lo que pasa en el negocio, no desde las pantallas que se quieren ver. Se pregunta qué es la unidad que se produce y se vende, qué partes tiene, quién mira cada parte y en qué orden nace cada una. Las pantallas salen de ahí. Cómo se modela una empresa en un sistema, proceso por proceso, en el capítulo de la Escuela sobre de procesos a pantallas.

Un solo lugar para cada dato. Once planillas que no se hablan obligan a cruzarlas a mano cada vez que hace falta una respuesta grande, y la respuesta tarda horas y tiene errores. Un sistema donde cada dato se carga una vez, donde nace, y lo usan todos, convierte esas horas en segundos. Por qué una empresa es, ante todo, un sistema de información, en la empresa como sistema de información.

Agentes que avisan, personas que deciden. Un agente puede armar el borrador del plan de cosecha, calcular los meses de venta, proponer las cajas del club y agrupar los reclamos por lote. No decide la cosecha, ni lo que toma un socio, ni si se retira un lote. Cuando una propuesta razonable con los datos está mal por algo que los datos no saben, la persona la corrige y, si hace falta, la corrección se escribe como regla.

Para tu negocio

Si tenés más de cuatro o cinco planillas para manejar tu negocio, hacé con tu equipo la pregunta de la analista: ¿qué es, para cada uno, la unidad que producen y venden? Contestá por escrito: ¿cuántas respuestas distintas aparecieron, en qué planilla vive cada parte, cuántas planillas hay que cruzar para contestar la pregunta más difícil que te hacen (un retiro, un pedido grande, una auditoría), cuánto tardás en contestarla hoy, y qué tendría que estar cargado en un solo lugar para que un agente te pueda proponer algo útil?

Qué registrar desde hoy

• La lista de todas las planillas y quién usa cada una.
• Las partes de la unidad que producís y vendés, y dónde vive cada parte.
• La pregunta más difícil que te hacen y cuánto tardás en contestarla.
• Cada propuesta de un agente que una persona corrigió, y por qué.
• Las reglas que salieron de esas correcciones.

La enseñanza

Una botella de una bodega es seis cosas a la vez, una añada, un lote, unos insumos, un lugar, un costo que crece y un destino; el sistema empieza cuando las seis viven en un solo lugar, y los agentes recién después, para avisar lo que una persona decide.

Lo que sigue

En el capítulo 14, Hortensia arma con el sistema el tablero de los lunes. Son ocho números. El primero lo elige Mateo, y es el que lo persiguió desde el segundo año: cuántos meses de venta hay guardados de cada vino.