La temporada de los cuadernos
Doce colegios privados de Monte Olivo le encargan a Zárate las agendas y los cuadernos de comunicaciones, todos en la segunda quincena de febrero, con los logos que cambian a último momento. En enero, las dos máquinas estuvieron casi paradas. En febrero no alcanzan las noches. Libro 8, capítulo 7.
Libro 8 · Parte II · Capítulo 7. Anterior: La offset de dos colores. Índice del libro: La última corrección.
El primer colegio llamó en noviembre del segundo año. Era el Instituto San Agustín, un colegio privado de la zona norte con seiscientos alumnos, y la directora de administración, una mujer de voz muy clara llamada Teresita Achával, quería cotizar las agendas del año siguiente: seiscientas, con tapa dura, el escudo del colegio, el calendario escolar, las normas de convivencia y una hoja por día para las notas de los padres. Las hacía desde hacía quince años Olivares, que este año le había dicho que no llegaba.
Celina las cotizó con la hoja de la offset, la de la digital y un taller de encuadernación del barrio de talleres que hacía tapas duras. Teresita Achával las aprobó en diciembre. Y le pasó el teléfono de otros dos colegios.
A mediados de enero, Zárate tenía doce colegios. Agendas para siete, cuadernos de comunicaciones para cinco, unos diez mil ejemplares en total, por unos veinticuatro mil quinientos dólares. Era casi lo que la imprenta facturaba en un mes.
Ninguno había mandado los datos.
Enero, en una imprenta de Monte Olivo, era un mes que no existía. Las agencias estaban de vacaciones. Los comercios no cambiaban sus folletos. Los supermercados tenían el catálogo de verano impreso desde diciembre. En la calle Lamadrid, la digital imprimía alguna tarjeta y algún menú de verano, y la offset, salvo el volante semanal de los autoservicios, se quedaba con la lona puesta. Lucio la lubricaba igual todas las mañanas, como si fuera a trabajar.
En enero del tercer año, Zárate facturó siete mil dólares, y los gastos que se pagaban igual, la cuota del crédito de la offset, los sueldos de Lucio, Gonzalo y Paloma, el alquiler de los dos locales, el contrato de la digital, sumaban diez mil doscientos. Perdió tres mil doscientos. Paloma lo había visto venir en el calendario, y la reserva lo cubrió.
Los datos de los colegios empezaron a llegar el uno de febrero.
Llegaron todos juntos y todos tarde, porque los colegios cerraban el calendario escolar recién cuando el ministerio publicaba el de la provincia, a fines de enero. Llegaron en archivos de procesador de texto, en fotos de hojas escritas a mano, en un correo con veintitrés adjuntos que se llamaban calendario, calendario nuevo, calendario este sí. Tres colegios cambiaron el escudo en febrero, porque cumplían aniversarios y querían uno con la fecha. Uno cambió el nombre de la directora cuando la directora renunció.
Celina armó las agendas de noche, en la computadora de la oficina, con los datos que iban llegando. Las pruebas salían en la digital. Los colegios las corregían. Cada agenda tenía cuatrocientas páginas, y cada corrección de una fecha en el calendario corría el resto.
A partir del quince de febrero, las dos máquinas trabajaron de seis de la mañana a doce de la noche. Lucio y Gonzalo hicieron dos turnos, uno cada uno, y en la superposición de la tarde se cruzaban en la offset sin hablar. La digital imprimía las tapas y las hojas con datos de cada alumno. El taller de encuadernación, que tenía los mismos doce colegios de otras imprentas, empezó a entregar tarde. Haydée vino todas las tardes a contar, y una noche, a las once, Celina la encontró dormida sentada en la banqueta del depósito, con una pila de agendas en las rodillas.
Una noche de la última semana, a las tres de la mañana, Gonzalo sacó de la offset una pila de pliegos con los dos colores corridos un milímetro: el rojo del escudo de un colegio se salía del borde, como un sello mal puesto. No lo vio. Lo vio Lucio a las seis, cuando llegó a su turno y abrió la primera caja. Eran mil doscientas hojas. Lucio no dijo nada. Le pidió a Celina las chapas de nuevo, hizo el arranque él mismo y reimprimió las mil doscientas antes de las nueve. Después se sentó en la banqueta de la máquina con el termo.
—A las tres de la mañana nadie registra bien —le dijo a Celina—. Ni yo. Esto no es un problema del chico.
Tres colegios recibieron las agendas después del primer día de clases. Uno, el Colegio Los Nogales, a los cuatro días. La directora llamó a Celina por teléfono, la escuchó explicar lo de los datos que habían llegado tarde, y le dijo que no le importaba de quién era la culpa, que los padres de cuatrocientos chicos le habían preguntado por las agendas en la puerta del colegio. Pagó el saldo. No volvió a llamar.
Otro colegio, el más chico, canceló las novecientas agendas que había encargado, porque habían decidido pasar a una aplicación de mensajes con los padres. Había pagado el anticipo, que cubría el papel. Las agendas ya estaban impresas, con su escudo. Se guillotinaron como papel para borradores.
En marzo, cuando las máquinas volvieron a tener noches, Paloma hizo con Celina la cuenta de la temporada.
Los doce colegios habían dejado, entre lo cobrado y lo que costó, un margen bueno, mejor que el de los trabajos de todo el año, porque eran tiradas largas de un producto que se repetía. Pero se había ido una parte grande en las horas extra de Lucio y Gonzalo, en el recargo que el taller de encuadernación cobró por urgencia, en las agendas del colegio que canceló y en las correcciones del calendario, que Celina había hecho de noche, sin contarlas. Y había un número que no estaba en ninguna factura: un colegio de quinientos alumnos que no iba a volver.
Después Paloma pegó en la pared de la oficina un dibujo que había hecho en la computadora: doce barras, una por mes, con las horas de máquina que había pedido el trabajo de cada mes del año anterior, y una línea horizontal con las horas que las dos máquinas podían hacer en un mes sin turnos extra.
Enero estaba muy abajo de la línea. Febrero, muy arriba. Diciembre, arriba. Los demás meses, más o menos en la línea.
—Las máquinas son las mismas todo el año —dijo Paloma—. El trabajo no.
Celina miró el dibujo un rato largo.
—Las agendas de febrero se podrían imprimir en enero —dijo.
—Si los colegios mandaran los datos en noviembre.
—Y si supiéramos en noviembre cuántas van a ser.
En agosto del tercer año, Celina visitó a los once colegios que quedaban, uno por uno, con una agenda del año anterior y una propuesta escrita en una hoja.
Los colegios que confirmaran el pedido antes del quince de noviembre, con un anticipo del treinta por ciento, y mandaran los datos completos antes del diez de diciembre, en una planilla que Celina les daba armada, tenían un doce por ciento de descuento y la entrega garantizada el último día hábil de enero. Los que confirmaran después, pagaban el precio de lista y entraban en la cola de febrero, sin fecha garantizada. La planilla de datos tenía una pestaña para cada sección de la agenda, con el formato de cada fecha, y una regla en la primera línea: las correcciones después del 10 de diciembre se cobran por página.
Teresita Achával, la del San Agustín, firmó la primera, en la misma reunión.
—En quince años, nadie me pidió los datos en noviembre —dijo—. Siempre los mandamos tarde porque nadie nos los pedía antes.
No todos podían. La directora del Instituto Sagrado Corazón, uno de los colegios más grandes, le explicó que el calendario escolar lo publicaba el ministerio a fines de enero, y que ella no podía cerrar en noviembre lo que todavía no existía. Celina se quedó pensando en eso todo el camino de vuelta. Esa noche abrió la agenda del año anterior y la miró como una diseñadora, no como una imprenta: de cuatrocientas páginas, solo doce dependían del calendario. Las otras trescientas ochenta y ocho, el escudo, las normas, las hojas para los padres, se podían cerrar en noviembre. Al día siguiente volvió al Instituto Sagrado Corazón con una propuesta: la agenda se imprimía en enero sin el calendario, con un bolsillo en la contratapa, y el calendario se imprimía en la digital en cuanto el ministerio lo publicara, como un cuadernillo de doce páginas que entraba en el bolsillo. La directora firmó. Otros cuatro colegios eligieron lo mismo.
Nueve colegios firmaron antes del quince de noviembre. Dos se quedaron en la cola de febrero. Y tres colegios nuevos, que habían visto las agendas del San Agustín en la puerta del colegio, firmaron en octubre.
Con los pedidos confirmados, Celina llamó a Don Ferraris en noviembre y usó la cláusula del acuerdo: reserva del papel de las agendas al precio del día, para retirar en enero. El papel subió un ocho por ciento en diciembre. El de las agendas no.
En enero del cuarto año, la offset y la digital trabajaron todos los días, en un turno, de siete a cuatro. Lucio y Gonzalo se turnaron las vacaciones en diciembre y en marzo. El taller de encuadernación, que en enero también estaba vacío, hizo las tapas duras sin recargo y le agradeció a Celina el trabajo con una caja de cuadernos de regalo. El treinta y uno de enero, las agendas de doce colegios estaban en cajas, rotuladas con el nombre de cada colegio, en el depósito de la mercería.
En febrero, la cola de los dos colegios que habían confirmado tarde se hizo en una semana, sin turnos extra.
Enero del cuarto año facturó veintiún mil dólares. El año anterior, siete mil. Y nadie se durmió sentado en una banqueta.
Lo que Nova vio
El primer febrero de Zárate es el de muchas imprentas que agarran un producto de temporada: el trabajo es bueno, la tirada es larga, el cliente vuelve todos los años, y todo llega en las mismas tres semanas. Las máquinas, que en enero estaban paradas, en febrero no alcanzan, y lo que se paga en horas extra, recargos de terceros, urgencias y colegios perdidos se come el margen que la temporada prometía.
Lo que me interesa es dónde Celina encuentra la solución. No en más máquinas ni en más turnos, sino en el calendario de los clientes. Los colegios mandaban los datos tarde porque nadie se los pedía antes, como dice Teresita Achával. Una planilla armada, una fecha de cierre y un descuento por confirmar temprano mueven el trabajo de febrero a enero, que es justo el mes en que la imprenta tenía las máquinas paradas.
Hay una diferencia importante con producir por las dudas. Celina no imprime agendas en enero esperando que alguien las compre: imprime pedidos firmados, con anticipo y con datos cerrados. El riesgo del colegio que cancela, que le costó novecientas agendas guillotinadas, queda cubierto por el anticipo y por la fecha de confirmación.
La idea del cuadernillo del calendario me parece la mejor del capítulo, porque es de diseñadora. Celina separa la parte del producto que se puede cerrar temprano de la que depende de un dato que llega tarde, y manda cada una a la máquina que le conviene: lo fijo y largo a la offset en enero, lo variable y corto a la digital en febrero. Es una forma de pensar que sirve para muchos productos de imprenta: buscar qué parte del trabajo puede esperar y cuál no.
Y la reserva de papel con Don Ferraris muestra para qué servía la cláusula del capítulo anterior. Un acuerdo escrito con un proveedor no es un trámite: es una herramienta que se usa el día que hace falta.
Lo que hay que saber
El calendario de una imprenta. Cada imprenta tiene el suyo, según sus clientes: el inicio de clases, el fin de año (calendarios, agendas, tarjetas, catálogos de Navidad), las fechas comerciales de los supermercados y las cadenas, las campañas electorales donde las hay, los cierres de ejercicio de las empresas. Y meses vacíos, casi siempre el primero del año. Las máquinas y la gente cuestan lo mismo todos los meses; el trabajo no.
Mover trabajo de la temporada alta a la baja. Cuando el producto es previsible y el cliente se repite, se puede adelantar: pedidos confirmados con anticipación, datos cerrados en una fecha, un precio mejor para el que confirma temprano, producción en el mes vacío y entrega en la fecha que el cliente necesita. La condición es que sea a pedido firmado, no por las dudas. Cómo se planifica un año con su presupuesto y sus meses buenos y malos está en la guía de la Escuela sobre el presupuesto; cómo se proyecta la caja de los meses que vienen para ver antes los baches, en tesorería y flujo de caja proyectado.
Lo fijo y lo variable de un producto. Muchos trabajos de imprenta tienen una parte que se puede cerrar con meses de anticipación y otra que depende de un dato que llega tarde: el calendario de una agenda, los precios de un catálogo, los nombres de una lista. Separarlas permite imprimir la parte fija en la máquina y el mes que convienen, y dejar la variable para el final, en la máquina que no tiene arranque.
Los datos del cliente también tienen fecha. En una imprenta, muchos atrasos no son de la máquina: son de los datos y los archivos que llegan tarde. Una planilla armada para que el cliente la complete, con una fecha de cierre y un precio para las correcciones posteriores, cambia más la temporada que un turno extra.
Para tu negocio
Si tenés una imprenta, dibujá las horas de máquina que pidió el trabajo de cada mes del último año, al lado de las horas que tus máquinas hacen en un turno normal. Marcá los meses de arriba y los de abajo. Contestá por escrito: ¿qué trabajos de tus meses más llenos se repiten todos los años con los mismos clientes, qué tendrías que pedirles y en qué fecha para hacerlos en tus meses vacíos, y qué les ofrecerías a cambio?
Qué registrar desde hoy
- Las horas de máquina que pide el trabajo de cada mes.
- Los trabajos que se repiten cada año, con su cliente y su fecha.
- La fecha en que llegan los datos y los archivos de cada trabajo, contra la que se pidió.
- Las horas extra, los recargos de terceros y las urgencias de cada temporada.
- Los pedidos confirmados con anticipo para la temporada siguiente.
La enseñanza
Una imprenta no puede cambiar el mes en que empiezan las clases, pero puede cambiar el mes en que imprime las agendas; con pedidos firmados, datos cerrados a tiempo y papel reservado, el trabajo de la temporada alta se hace en el mes que las máquinas estaban esperando.
Lo que sigue
En el capítulo 8, tres decisiones del tercer año que casi funden a Zárate, y una de ellas tiene número de versión: el catálogo de un supermercado impreso con el archivo de la semana anterior.