El mapa del sistema de una empresa de limpieza
Las partes del sistema de una empresa de limpieza, desde el código pegado en el cuartito hasta la pantalla de los viernes: qué dato guarda cada una, qué agente puede trabajar sobre él, quién decide y qué número sale. Con lo que siempre decide una persona y el año en que Insaurralde Servicios sumó cada pieza. Libro 10, apéndice C.
Libro 10 · Apéndice C. Índice del libro: Lo absorbemos.
En una empresa de limpieza hay dos lugares de donde sale casi todo: el sitio, donde se registra cada hora, y la escala del convenio, de donde cuelga casi todo el costo. El sistema une los dos. Lo que sigue es el mapa, parte por parte.
Parte por parte
| Parte | Qué dato guarda | Agente posible | Quién decide | Número que sale |
|---|---|---|---|---|
| Registro de horas en el sitio | Entradas y salidas, suplencias, feriados, tareas fuera del abono, novedades | Avisa los sitios sin entrada a la hora prevista, con las suplentes que conocen el sitio | Encargada de suplencias | Horas trabajadas contra vendidas; sitios sin cubrir |
| Sitios y plantel | Tareas, frecuencias, turnos, titulares, suplentes que conocen cada sitio, hoja del cuartito | — | Supervisora de la zona | Sitios por supervisora; ausentismo |
| Cotizador de abonos | Escala del convenio, costo de la hora por turno, insumos por hora, tipo de contrato de cada sitio | Recalcula cada abono con cada paritaria y prepara los avisos | Contadora confirma la escala; dueña mira los avisos | Margen por contrato; absorbido |
| Extras | Pedido, quién lo pidió, horas, precio, aceptación | Pone precio con los valores del sitio | Supervisora envía; cliente acepta | Extras facturados contra hechos |
| Personal y liquidación | Horas por persona y por sitio, licencias, vacaciones, altas y bajas | — | Contadora | Rotación; bajas tempranas |
| Calidad | Rondas con su hoja de puntos, reclamos | — | Supervisora general | Sitios debajo de 70; tiempo de respuesta |
| Insumos | Entregas y consumo por sitio | Propone la reposición de cada sitio | Supervisora general | Insumos por hora |
| Clientes | Pantalla de cada cliente con las horas de su sitio; preguntas y reclamos | Contesta con lo que dice el registro; pasa los reclamos | Responsable de cada cliente | Reclamos contestados en el día |
| Facturación y cobros | Abonos, extras, feriados, ajustes, días de cobro | Prepara los recordatorios | Administración | Días de cobro; horas no facturadas |
| Tablero | Todo | — | Cada responsable de número | La pantalla de los viernes |
Lo que siempre decide una persona
- El precio de un abono y si se toma o no un contrato.
- Mandar a un cliente el aviso de una paritaria, un precio o una factura.
- Elegir qué suplente va a qué sitio.
- Confirmar la escala de un convenio nuevo antes de recalcular nada.
- Dar un alta o una baja.
- Contestar un reclamo.
Cómo fue llegando cada pieza a Insaurralde Servicios
| Año | Qué se sumó | De qué problema nació |
|---|---|---|
| 1 | La hoja de la hora; la primera hoja de tarea | El precio de seis dólares; el final de obra de la calle Gaboto |
| 2 | Cláusula de ajuste en los presupuestos nuevos; la tabla de pedidos | La primera paritaria; Ezcurra |
| 3 | Carpeta mensual de cada sitio para el cliente; factura por adelantado; días de cobro por cliente; encargada de suplencias y suplentes fijas; regla de vacaciones y la plata de diciembre | El accidente del consorcio; la aseguradora a noventa días; el lunes de las cinco ausencias; el primer enero |
| 4 | Lavadero propio y trapos por color; rondas con hoja de puntos; responsable por cliente | La aseguradora que se fue |
| 5 | Hoja de cada sitio con las horas de los partes; supervisoras por cantidad de sitios; lista de reserva | El Atalaya; el shopping |
| 6 | Reglas de la terminal; el proceso de la hora escrito | La terminal; el cuaderno de la portería |
| 7 | Registro de horas en el sitio con un código; cotizador de abonos con la escala del convenio; agentes; pantalla de los viernes | La paritaria del nueve por ciento y los dos renglones rojos |
Antes de elegir un sistema
Un sistema no le dice a una empresa de limpieza cuánto cuesta su hora: lo calcula con lo que la empresa le cargue. Sin las horas de ausencia medidas, el renglón de suplencias es un número inventado. Sin el tipo de contrato de cada sitio, la paritaria no sabe a quién ajustar. Sin la hoja del cuartito, la suplente llega al sitio igual de perdida con un teléfono que sin él. Lo que se arma a mano en los primeros años es lo que el sistema después repite sin cansarse.