El sábado de las tres fiestas

Libro 1 · Parte III · Capítulo 11. Anterior: El presupuesto línea por línea. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

El sábado 14 de diciembre del cuarto año empezó, como empiezan los desastres en este rubro, con una decisión de octubre.

En octubre, Ferreyra Producciones tenía para ese sábado dos fiestas confirmadas, una por equipo. Un casamiento de ciento ochenta personas en La Glorieta, el salón de Lito, que seguía alquilando su salón a quien lo pidiera aunque ahora también vendiera su propio paquete de organización. Y el fin de año de Grupo Tándem, la empresa de logística más grande de la ciudad, ciento veinte personas en la quinta Los Aromos, sobre la ruta. Tándem era el primer cliente corporativo grande de Ferreyra: Pablo Iturbe, su gerente de recursos humanos, le había prometido a Carolina que, si el fin de año salía bien, le iban a dar todos los eventos del año siguiente.

El tercer pedido llegó un martes de octubre. Unos quince de noventa invitados en el club Náutico, el mismo quincho de los quince de Sofía, ahora con un salón nuevo al lado. Julieta dijo que no: dos equipos, dos fiestas. Carolina dijo que era una fiesta chica, que el club estaba a diez cuadras del depósito, que la coordinaba Agus, que hacía tres años que asistía en fiestas y se merecía su primera. Y que la familia era la de una compañera de Emilia en la guardería, que todavía no existía pero iba a existir.

Julieta la miró con la cara con la que se mira una fecha sin seña.

—Si decís que sí, decís que sí con mi nombre.

—Lo coordino yo desde el casamiento. Es a diez cuadras.

Dijo que sí.

---

Siete de la mañana. Depósito de la avenida. Rubén había preparado las tres cargas el viernes a la noche, con la lista de cada fiesta y un sistema de colores que había inventado para la ocasión: cajas con cinta azul para Tándem, cinta roja para el casamiento, cinta verde para los quince. Había un flete alquilado para la mañana y la camioneta de Ferreyra. El flete llevaba las mesas y la vajilla de Tándem y de los quince. La camioneta, los centros de mesa y las flores del casamiento, que tenían que llegar a La Glorieta a las tres de la tarde, frescos.

La hoja de ruta del flete, escrita a mano por Rubén, decía: 1) Quinta, 10 h. 2) Club, 11 h. El chofer del flete, que trabajaba con Ferreyra por primera vez, no sabía qué quería decir una cinta verde.

Diez y media. Quinta Los Aromos. El chofer bajó todas las cajas en la galería de la quinta, las azules y las verdes, porque la hoja decía quinta y la lista de cajas, que estaba en una sola hoja, decía todo. Firmó, cobró y se fue a otro trabajo, a cuarenta kilómetros.

Una de la tarde. Club Náutico. Agus, con su primera tablilla de coordinadora bajo el brazo, contó las cajas que habían llegado. Ninguna. Llamó a Rubén. Rubén revisó la lista, llamó al chofer, que estaba manejando y no atendió, y llamó a la quinta, donde el casero le confirmó que había "un montón de cajas con cinta verde y azul". La vajilla, los manteles y los centros de los quince estaban a veinticinco kilómetros, en el fin de año de una empresa de logística.

Una y media. Carolina, en el casamiento, con Julieta montando la pista, tomó la decisión que le pareció la única: mandó la camioneta, que estaba cargada con los centros de mesa del casamiento, a la quinta a buscar las cajas verdes para llevarlas al club. Los centros del casamiento podían esperar. Eran las tres de la tarde, la fiesta era a las ocho y media.

Tres de la tarde. La camioneta llegó a Los Aromos. Tomi y el chofer cargaron las cajas verdes encima de los centros del casamiento, con cuidado, como quien acomoda una torta sobre otra torta.

Cinco de la tarde. El Turco, que seguía siendo el encargado del club y ya tenía el bigote blanco, le vio la cara a Agus y le ofreció los platos del buffet, "como en los quince de Sofía, ¿te acordás?". Agus no se acordaba porque había estado lavando platos. Aceptó los platos por las dudas. La camioneta llegó al club a las cinco y cuarenta con las cajas verdes, y Agus y dos chicas del equipo armaron noventa cubiertos en una hora. Los platos del Turco no se usaron. Agus se los devolvió con una caja de bombones que compró en el kiosco del club con su plata.

Siete de la tarde. La Glorieta. Los invitados llegaban a las ocho y media y no había un solo centro de mesa en las dieciocho mesas. La camioneta seguía en el club, porque al bajar las cajas verdes Tomi descubrió que dos de los centros del casamiento se habían aplastado con el viaje y estaba tratando de rearmarlos con flores del parque del club. Julieta, que no levantaba la voz nunca, pidió al salón todas las velas que tuviera y armó en las mesas una línea de velas sobre los caminos de mesa, por si los centros no llegaban. Lito la miraba desde la barra con los brazos cruzados y una sonrisa de veinte años de oficio.

Siete y cincuenta. Llegó la camioneta. Tomi y Julieta pusieron dieciocho centros en veinticinco minutos, dejaron las velas como estaban porque quedaban lindas, y a las ocho y veinte el salón estaba listo. Nadie que entró a las ocho y media supo nada. Lito, cuando Julieta pasó a su lado, le dijo en voz baja que eso había estado muy bien, y Julieta le contestó, también en voz baja, que había estado muy mal.

Ocho y media. Quinta Los Aromos. Carolina, que había manejado desde La Glorieta para estar en el fin de año de Tándem, el cliente que le había prometido el año siguiente, llegó y contó los mozos. Había cuatro. Tenían que ser doce. Llamó a la agencia de mozos con la que trabajaba desde el año anterior. La agencia tenía anotado el fin de año de Tándem para el sábado 21.

Pablo Iturbe entraba a las nueve con el directorio.

Carolina llamó a Marisa, que estaba cocinando para el casamiento de La Glorieta con todo su equipo, y Marisa le mandó cuatro mozos de los suyos que salieron de la cocina a las ocho y cuarenta y llegaron a las nueve y diez. La agencia mandó cuatro más a las nueve y media, una hora tarde, con las camisas sin planchar y una disculpa. Durante la primera media hora, la bienvenida de Tándem la sirvieron cuatro mozos, la asistente de Pablo Iturbe, que se ofreció, y Carolina, con una bandeja de copas en cada mano y una sonrisa que le dolía.

Pablo Iturbe dio su discurso a las diez y cuarto. Habló de los camiones, de las rutas, del esfuerzo de todos. Al final agradeció "a Ferreyra Producciones, que nos hizo sentir como en casa". Nunca supo nada.

Once de la noche. Oficina del club Náutico. Carolina había manejado setenta kilómetros entre los tres lugares desde las siete de la mañana. Emilia tenía tres meses y estaba en la casa de la calle Urquiza con Elba y una mamadera. Entre dos llamadas, con la puerta de la oficina del Turco trabada con una silla, Carolina se sacó leche para la mañana siguiente, mirando por la ventana cómo noventa chicos de quince años bailaban en el quincho donde, cuatro años antes, había lavado catorce platos entre plato y plato. Pensó que había hecho exactamente lo mismo que esa noche, con más gente y más plata: improvisar.

Una de la mañana. Terminaron los quince. Tres. Terminó Tándem. Cuatro y diez. Terminó el casamiento. A las cinco y media, con las tres cargas de vuelta en el depósito y Rubén contando cajas con una linterna, Carolina se sentó en un cajón de copas en la vereda de la avenida y le mandó a Julieta un mensaje de tres palabras: Tenías razón. Perdón.

---

El domingo al mediodía, en la cocina de la calle Urquiza, Julieta no dijo "te lo dije". Trajo una hoja escrita a mano y una cuenta.

La cuenta era la del sábado: lo que había costado lo que salió mal. El viaje extra del flete al día siguiente para buscar las mesas del club, USD 120. Las horas extra del equipo de Tomi, que había trabajado veintidós horas, USD 380. El descuento que Carolina le ofreció a la familia de los quince por la cena que empezó cuarenta minutos tarde, USD 600. Los cuatro mozos de Marisa, que cobraron como correspondía, USD 300. El champagne para la mesa de los novios del casamiento, por la media hora de velas, USD 150. Un segundo chofer para la camioneta, el combustible de setenta kilómetros y un taxi a las cinco de la mañana, USD 350. Total: USD 1.900. Era más que el margen real de los quince.

La hoja se llamaba Capacidad. Tenía cuatro reglas.

La primera: cada sábado tiene una capacidad, y la capacidad son los equipos. Un equipo es una coordinadora, una cuadrilla de montaje y un vehículo. Un equipo hace un evento integral por día, o dos fiestas chicas en la misma zona. Ferreyra tenía dos equipos. El 14 de diciembre había vendido tres.

La segunda: cada vehículo tiene su hoja de ruta, con el nombre del lugar, la dirección, el teléfono del encargado, la hora, y la lista de cajas de cada parada, por nombre y no por color. Una hoja por parada, firmada por quien recibe.

La tercera: todos los proveedores confirman setenta y dos horas antes, por escrito, con la fecha, la hora, el lugar y el número. La agencia de mozos habría escrito sábado 21 el miércoles, y el miércoles había tiempo.

La cuarta: cuando una fecha está llena, se dice que no, o se ofrece otra fecha, o se pasa a una colega. Nunca se dice que sí con el nombre de otra persona.

Carolina leyó la hoja dos veces, como leía Marisa, y la firmó abajo, al lado de la firma de Julieta. Después preguntó quién era la colega.

---

La colega fue Delfina.

Eventos Delfina, la de los seis mil seguidores y el precio "por todo", había pasado dos temporadas cobrando la mitad que Ferreyra y en el invierno del cuarto año había estado a punto de cerrar, por las mismas razones por las que Carolina había estado a punto de cerrar en el tercero, multiplicadas por la cantidad de fiestas. Carolina la llamó en enero y la invitó a un café. Eligió, sin pensarlo, el café de la esquina de la plaza, el de Graciela Benítez y los setecientos dólares.

Delfina llegó a la defensiva y se fue con un acuerdo de una página: cuando Ferreyra tuviera una fecha llena, le ofrecería al cliente pasarlo a Eventos Delfina, con las condiciones escritas de Ferreyra, y Delfina le pagaría un 10 % de lo que facturara. Cuando Delfina tuviera un casamiento demasiado grande para su equipo, se lo pasaría a Ferreyra con el mismo porcentaje. Antes de firmar, Delfina pidió ver la orden de evento de Ferreyra. Carolina se la mostró entera.

En los dos años siguientes, Ferreyra le pasó a Delfina once fechas y Delfina le pasó a Ferreyra cuatro casamientos. Las dos subieron los precios. Las dos dejaron de decir "por todo".

Lo que Nova vio

El sábado de las tres fiestas no fue un problema de logística. La camioneta, el flete, la cinta verde, la agencia de mozos: cada falla fue real, pero ninguna habría tenido consecuencias en un sábado con dos fiestas, porque cada equipo habría tenido su vehículo, su coordinadora y su margen para corregir. Las fallas se encadenaron porque el sistema estaba al cien por ciento de su capacidad y un poco más. Cuando no hay holgura, cualquier error chico se convierte en uno grande: la camioneta que va a buscar las cajas de los quince deja sin centros al casamiento, y la dueña que maneja entre tres lugares no está en ninguno cuando llega el directorio.

La decisión que causó todo se tomó en octubre, y fue de Carolina. Julieta lo había dicho con la frase exacta: decís que sí con mi nombre. Vender una fecha es comprometer a un equipo que todavía no sabe que lo comprometieron. Ese es el momento en que se decide la calidad del sábado, y casi nunca se lo ve así, porque en octubre una tercera fiesta es una buena noticia.

Lo que más me gusta del final es Delfina. La competencia que en el capítulo 4 cobraba la mitad terminó siendo la capacidad que a Ferreyra le faltaba los sábados de diciembre. No es caridad ni alianza estratégica: es un acuerdo de una página entre dos personas que aprendieron lo mismo con dos años de diferencia.

Y una cosa más. Carolina le pidió perdón a Julieta a las cinco y media de la mañana, por mensaje, en tres palabras. Una empresa en la que la dueña puede escribir tenías razón es una empresa en la que la gente le va a seguir diciendo que no. Esa también es una forma de capacidad.

Lo que hay que saber

La capacidad de una productora es su recurso más escaso, y no es la gente: son los equipos completos por fecha. Un equipo es una coordinadora, una cuadrilla de montaje y un vehículo, más el stock que necesita. La cantidad de eventos que una productora puede hacer un sábado la decide el recurso que se acaba primero, y en este rubro casi siempre es la coordinadora o el vehículo. Eliyahu Goldratt lo explicó para las fábricas en The Goal (1984): lo que sale de un sistema lo decide su cuello de botella, y una hora perdida en el cuello de botella es una hora perdida para todo el sistema. El sábado de diciembre es el cuello de botella del año.

La agenda de capacidad. Antes de tomar una fecha, se mira en una sola hoja, o en una sola pantalla, qué equipos, vehículos y coordinadoras están libres ese día, y qué stock va a estar en uso. La fecha se toma solo si hay un equipo completo libre. Cuando se toma, el equipo queda asignado con nombre. Así, la decisión de octubre se toma con los datos del sábado de diciembre adelante, y no con las ganas.

La hoja de ruta. Una por vehículo y por día: paradas en orden, con nombre del lugar, dirección, teléfono del encargado, hora, y la lista de lo que se baja en cada parada, por nombre, firmada por quien recibe. Los colores ayudan a quien carga; a quien descarga solo le sirve una lista que diga qué es suyo.

Las confirmaciones a setenta y dos horas. Todos los proveedores de una fecha confirman por escrito, tres días antes, la fecha, la hora, el lugar y el número. Lo que no se confirma a las setenta y dos horas se llama por teléfono a las cuarenta y ocho. El error de la agencia de mozos estaba escrito desde octubre; tres días antes se habría encontrado con un mensaje.

Cuando la fecha está llena. Hay cuatro respuestas posibles y ninguna es "sí, después vemos": ofrecer otra fecha, sumar capacidad pagada y escrita (un equipo extra, con su costo en el precio), pasar el cliente a una colega con un acuerdo, o decir que no. Cuál conviene depende de cuánto importa ese cliente y de cuánta capacidad hay, y se puede decidir con una matriz simple.

En la Escuela, la capacidad y la programación como módulo de un sistema están en el capítulo 15 de El ERP completo, y la versión integrada, con los cuellos de botella y los agentes que avisan antes, en el capítulo 15 de Empresa y sistema, integrados.

Para tu negocio

Mirá tu próximo mes y escribí, para cada día con trabajo, qué recursos completos necesita cada trabajo: persona a cargo, gente, vehículo, equipos. Al lado, lo que tenés. Marcá los días en que pedís más de lo que hay, aunque sea por una hora. Para cada uno, contestá por escrito qué vas a hacer antes del día: cambiar la fecha, sumar capacidad con su costo, pasar el trabajo a un colega o decir que no. Si no hacés nada, ya elegiste: elegiste improvisar.

Qué registrar desde hoy

• La agenda de capacidad: por fecha, qué equipo, qué vehículo y qué persona a cargo tiene cada trabajo.
• La hoja de ruta de cada vehículo, con las paradas y lo que se baja en cada una, firmada al recibir.
• Las confirmaciones de proveedores a 72 horas, con la fecha y la hora en que llegaron. Las que no llegaron, también.
• Los pedidos que rechazaste o pasaste a un colega, con el motivo. Son ventas que no hiciste a propósito, y conviene saber cuántas son.

La enseñanza

Una fiesta vendida sin equipo no es una venta: es un sábado que se le promete a alguien que no lo sabe. La capacidad se decide en octubre, con la agenda abierta, y no en diciembre, con la camioneta en la quinta equivocada.

Lo que sigue

En el capítulo 12, la planilla de los colores: siete colores que solo entienden dos personas, ochenta grupos de WhatsApp por mes, treinta mil dólares que las empresas deben y nadie ve, y el primer sistema de Ferreyra, que tardó en funcionar más de lo que nadie quería.