El presupuesto línea por línea: un casamiento con el costo real

Libro 1 · Parte III · Capítulo 10. Anterior: Julieta sabe decir que no. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

La carpeta era verde, de las de tapa dura con elástico, y Julieta la apoyó sobre el escritorio de la oficina de la galería un lunes de noviembre del cuarto año, a las nueve y diez, con Emilia de dos meses dormida en el cochecito al lado de la ventana. Carolina había vuelto a trabajar tres mañanas por semana, y cada mañana traía a Emilia y una bolsa con pañales que Elba preparaba la noche anterior con la precisión de una lista de carga.

—Los cierres —dijo Julieta.

Era una costumbre que había traído del Hotel Mirador: después de cada fiesta, el lunes, una hoja. Lo que se cobró, renglón por renglón. Lo que se pagó, renglón por renglón. Las horas de cada persona. Los incidentes. Y al pie, un número: el margen real, lo que quedó dividido lo que se cobró. Desde marzo, Julieta había hecho treinta y ocho cierres, uno por cada fiesta, aunque nadie se los pedía.

Carolina abrió la carpeta. La planilla de presupuestos, la que ella usaba desde el segundo año, calculaba sola el margen de cada fiesta con una fórmula que había armado con Federico: honorario de coordinación, recargo sobre los proveedores, la diferencia en la ambientación propia. En casi todas las fiestas, la planilla decía lo mismo: 30 %, un poco más, un poco menos. Era el número que Carolina repetía cuando le preguntaban cómo andaba el negocio.

Los cierres decían otra cosa. Julieta había hecho un promedio en la última hoja, con lápiz: 17 %.

—No puede ser —dijo Carolina.

—Puede —dijo Julieta—. Mirá el de Belén y Ramiro.

---

El casamiento de Belén y Ramiro había sido el tercer sábado de octubre en la quinta de los eucaliptos, con ciento cincuenta invitados y una carpa en el parque. Había sido, además, uno de los más lindos del año: Belén era maestra jardinera y había pedido "un casamiento que parezca una plaza", y Ferreyra había llenado los eucaliptos de guirnaldas de luces, las mesas de flores silvestres y la galería de faroles de papel. En Instagram, las fotos de ese casamiento habían traído once consultas en una semana.

El presupuesto se había mandado en febrero, ocho meses antes. Total: USD 10.000. La planilla había hecho la cuenta: catering de Marisa para ciento cincuenta, USD 3.000; la quinta y la carpa, USD 1.700; ambientación y mobiliario, USD 1.100; el sonido y las luces de Nico con el DJ, USD 700; el personal del día, USD 500. Costos, USD 7.000. Margen cotizado, USD 3.000. El 30 %.

El cierre de Julieta tenía al pie otro número: USD 1.700. El 17 %.

Faltaban USD 1.300, y Julieta los había encontrado todos, uno por uno, con la paciencia de quien cuenta copas. Se sentaron con la carpeta abierta entre las dos, y Julieta los fue leyendo en voz baja para no despertar a Emilia.

El primero eran las horas. La planilla tenía, para cualquier casamiento, veintiocho horas de coordinación: el número que Carolina había calculado en el segundo año, cuando los casamientos eran de ochenta personas en un salón con todo incluido. El de Belén y Ramiro había llevado sesenta y cuatro. Tres visitas a la quinta. Dos degustaciones con Marisa, porque la madre de Ramiro no había podido ir a la primera. Once reuniones y llamadas largas con la madre de Belén, que tenía opiniones sobre las flores. Seis versiones del plano de mesas. Y el día del casamiento, dieciséis horas de punta a punta. Treinta y seis horas que no estaban en el precio, a doce dólares la hora: USD 430.

El segundo eran los proveedores. El presupuesto se había hecho con los precios de febrero. Entre febrero y octubre, Marisa había subido la cabeza un 8 %, las flores habían subido un 12 % y la carpa un 5 %. Ferreyra había pagado los precios de octubre con un presupuesto de febrero: USD 330.

El tercero era la hora de terminar. El contrato decía que la fiesta terminaba a las cuatro. Terminó a las cinco y media, porque nadie se quería ir y porque Ramiro le había pedido a Nico "un tema más" once veces. Los mozos y el DJ cobraron la hora y media de más, como correspondía; el presupuesto no decía quién pagaba la hora extra, así que la pagó Ferreyra: USD 200.

El cuarto, las roturas. Veintidós copas y dos manteles con vino tinto. La lista de devolución lo registraba, pero a nadie le había parecido bien cobrárselo a la madre de Belén después de un casamiento tan lindo: USD 130.

El quinto, la camioneta. La carpa obligaba a montar el viernes, y entre el viernes y el sábado hubo tres viajes de más al depósito de la avenida: USD 90.

Y el sexto, las cortesías. El champagne de bienvenida, que Carolina le había regalado a la madre de Belén en la segunda reunión "para que se quede tranquila", y una mesa de quesos de medianoche, que agregó el mismo día porque la fiesta se estiraba: USD 120.

Julieta cerró la carpeta.

—Cuatrocientos treinta, trescientos treinta, doscientos, ciento treinta, noventa, ciento veinte. Mil trescientos.

Carolina no dijo nada durante un rato. Después se rió, bajito, para no despertar a Emilia, con una risa que no era de alegría.

—Es la tercera vez.

—¿La tercera vez de qué?

—La primera fue con Graciela. Setecientos dólares por todo. La segunda fue la estancia, el generador, el hotel en el pueblo. —Abrió la carpeta de nuevo, en la hoja de Belén y Ramiro—. Y esta es la tercera. Siempre lo mismo: lo que no está en la planilla, lo pago yo.

Julieta esperó un poco, y dijo lo que Carolina iba a repetir en cada capacitación de Ferreyra durante los años siguientes:

—La diferencia es que esta vez no te enteraste por un desastre. Te enteraste por una carpeta.

---

Pasaron el resto de noviembre, las mañanas en que Emilia dormía, rehaciendo la planilla. No una fórmula nueva: una receta.

La llamaron orden de evento, porque Julieta la llamaba así en el hotel, y era la lista de todo lo que lleva una fiesta, renglón por renglón, con cantidad, proveedor, costo y precio, armada por tipo de evento a partir de los cierres. Para cada tipo, la receta traía lo que los cierres decían de verdad y no lo que Carolina recordaba.

Las horas de coordinación dejaron de ser un número para todos. Salieron de los cierres: un casamiento de ciento cincuenta, sesenta horas; unos quince de noventa, cuarenta; un evento de empresa de ciento veinte, treinta; una fiesta chica de invierno, ocho. A doce dólares la hora, en una línea visible del presupuesto, con un nombre que no se discutía: coordinación.

Los presupuestos con más de noventa días de anticipación llevaron una línea nueva, escrita en castellano y no en letra chica: los renglones de proveedores se actualizan a sus listas vigentes el día del pago del 50 %. Sol, que entró en enero a ocuparse de los presupuestos y las consultas, la explicaba con un ejemplo antes de que nadie preguntara, y nadie la discutió nunca, porque nadie quiere un catering que cobra lo de febrero y cocina con lo de octubre.

La hora extra pasó a tener precio, escrito: por cada hora después de la acordada, tanto, que incluye mozos, DJ, luces y coordinación. Ramiro, si hubiera tenido ese papel, habría pedido nueve temas más en vez de once, o los mismos once sabiendo cuánto valían.

Las roturas se empezaron a cobrar siempre, con la lista de devolución firmada por alguien de la familia al final de la noche. A Carolina le costó más que ninguna otra línea. Julieta la convenció con un argumento que no era de margen sino de justicia: el alquiler le cobra las copas a Ferreyra; si Ferreyra no se las cobra a la fiesta, las pagan las fiestas que no rompen nada.

Las cortesías no desaparecieron, porque eran parte del estilo: aparecieron en una línea que se llamó atenciones, del 1 % del total, que se decidía al armar el presupuesto y se gastaba en lo que la coordinadora quisiera, con gusto y sin culpa. Lo que no entraba en el 1 % no se regalaba.

Y los viajes y el montaje del día anterior, cuando hacía falta carpa o el lugar estaba lejos, entraron como una línea por evento, con los kilómetros de la pestaña de distancia de la estancia.

El mismo casamiento de Belén y Ramiro, pasado por la receta nueva, daba USD 10.600. Seiscientos dólares más que el que habían mandado en febrero. Carolina pensó que ese número iba a espantar novias. Las novias de diciembre y enero lo aceptaron casi todas: de doce casamientos presupuestados con la receta nueva, cerraron diez, y el que se perdió se fue a La Glorieta, que desde ese año vendía un "paquete todo incluido" un 15 % más barato. Lito, contaron después, lo hizo con su planilla de siempre.

En marzo del quinto año, con los cierres de diez casamientos cotizados con la receta, Julieta hizo el promedio de nuevo, con el mismo lápiz y en la última hoja de la misma carpeta verde: 26 %.

Lo que Nova vio

El hilo que atraviesa este libro, cobrar mal por no saber los costos, aparece por tercera vez acá, y la diferencia con las dos primeras es la que señaló Julieta: no hubo desastre. No hubo una servilleta en un bar, ni un generador alquilado a las nueve de la noche. Hubo una carpeta con treinta y ocho hojas que nadie había pedido. El cierre de cada fiesta es el único lugar donde una productora puede saber si gana plata, porque es el único lugar donde lo cotizado y lo real están en la misma hoja.

Lo que más me interesa de los USD 1.300 es que ninguno fue un error de una persona. Las horas estaban mal porque la planilla tenía un número de hace dos años. Los proveedores, porque el presupuesto no decía qué pasaba con el tiempo. La hora extra, porque el contrato no decía quién la pagaba. Las roturas y las cortesías, por pudor. Los viajes, porque nadie los anotaba. Todos eran huecos en la receta. Y una receta con huecos no se arregla trabajando más: se arregla escribiendo la receta.

Carolina tuvo miedo de que el precio nuevo espantara clientes, que es el miedo de todos. Pasó lo contrario de lo que temía y lo mismo que en el capítulo 3: lo que la gente no quiere pagar es la sorpresa. Un presupuesto que dice qué pasa con la hora extra, con los aumentos y con las copas se acepta más fácil que uno más barato que no dice nada. La novia que se fue al paquete de Lito no se perdió por seiscientos dólares: se perdió por un "todo incluido", y ya sabemos lo que cuesta la palabra "todo".

Lo que hay que saber

Cada evento es una orden, y cada orden tiene su receta. En los negocios donde cada trabajo es distinto, como una fiesta, una obra o un mueble a medida, el costo se calcula trabajo por trabajo: es lo que en administración se llama costeo por órdenes. La receta de una fiesta, la orden de evento, es la lista completa de lo que lleva, con cantidades, proveedor, costo y precio, armada a partir de lo que costaron de verdad las fiestas parecidas. En la Escuela, los sistemas de costeo y cuándo corresponde cada uno están en el capítulo 7 de Administrar una empresa.

Margen cotizado y margen real son dos números distintos, y el que importa es el segundo. El margen cotizado es el que dice el presupuesto: lo que debería quedar si todo sale como se escribió. El margen real es el que dice el cierre: lo que quedó. La distancia entre los dos se mide fiesta por fiesta y se explica renglón por renglón. Cuando la distancia es siempre para el mismo lado, como en Ferreyra, no es mala suerte: es la receta.

Los cinco motores del costo de un evento. El número de invitados mueve todo lo que se cobra por cabeza; las horas de coordinación crecen con el tamaño y, sobre todo, con la cantidad de reuniones; la distancia mueve viajes, viáticos y montajes anticipados; la fecha mueve el precio de los proveedores en temporada; y el tiempo entre el presupuesto y la fiesta mueve los precios de todos. Una receta bien hecha tiene una línea para cada motor y una regla para cuando el motor cambia.

Las líneas que se pierden si no se escriben. Coordinación con horas reales por tipo de evento; actualización de proveedores en presupuestos de más de noventa días; hora extra con precio; roturas según lista de devolución firmada; atenciones con un porcentaje fijo; viajes y montaje anticipado. Ninguna es un truco para cobrar más: son la descripción de lo que el trabajo cuesta. El cotizador como módulo de un sistema, con sus reglas y sus versiones, está en El cotizador, del libro El ERP completo; y cómo se cotiza con el costo real cuando el sistema y la administración trabajan juntos, en el capítulo 7 de Empresa y sistema, integrados.

El cierre como rutina. El lunes después de cada fiesta, una hoja: lo cobrado y lo pagado por renglón, las horas, los incidentes, el margen real y la diferencia con el cotizado. Lleva veinte minutos si la orden de evento está completa. Sin cierres, la receta no aprende; con cierres, cada fiesta mejora el precio de la siguiente.

Para tu negocio

Tomá tus últimos cinco trabajos parecidos. Para cada uno, buscá lo que cotizaste y lo que pagaste de verdad, renglón por renglón, y calculá los dos márgenes. Si la diferencia es siempre para el mismo lado, armá una lista con sus causas, como la de Julieta: horas, aumentos, extras, roturas, regalos, viajes. Al lado de cada causa, escribí la línea que tendría que tener tu próximo presupuesto para que esa causa la pague el trabajo y no vos.

Qué registrar desde hoy

• El cierre de cada trabajo, el primer día hábil después, con lo cotizado y lo real lado a lado.
• Las horas reales de coordinación o de gestión por tipo de trabajo. Con diez cierres ya tenés un número que no es de memoria.
• La fecha de cada presupuesto y la fecha de cada pago a proveedores, para medir cuánto se mueven los precios en el medio.
• Las horas extra, las roturas y las cortesías, aunque decidas no cobrarlas. Lo que no se registra no se puede decidir.

La enseñanza

Lo que no está en el presupuesto lo paga la organizadora. La primera vez se aprende con una servilleta; la tercera, con una carpeta de cierres. Mejor la carpeta.

Lo que sigue

En el capítulo 11, el sábado de las tres fiestas: un casamiento, un fin de año de empresa y unos quince, dos equipos, una camioneta, un flete con una lista de cajas, y la única vez en ese año que Carolina no le hizo caso a Julieta.