Plantillas: fórmula con costo, plan de producción, encargo, pedido mayorista y rótulo
Las hojas que Panificadora Arce fue armando en ocho años, listas para copiar: la fórmula con su costo completo, el plan de producción de la noche, el encargo con cupo y franja, la carilla de condiciones de un mayorista, el rótulo, el cierre de caja y la hoja de producto nuevo. Libro 3, apéndice B.
Libro 3 · Apéndice B. Índice del libro: La receta no dice cuánto cuesta.
Estas plantillas son las que Panificadora Arce usó en papel y en planillas antes de tener sistema, y son también la lista de campos mínimos que un sistema para una panadería tiene que tener. Se pueden copiar tal cual y ajustar a cada cuadra.
1. Fórmula con costo (capítulos 1, 3, 8 y 10)
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Código y nombre | 014 · Medialunas de manteca |
| Versión y fecha | v3 · cambió la manteca de empaste del 42 al 45 % |
| Responsable de la fórmula | Mercedes |
| Ingredientes en gramos y en % de panadero | Harina 1.000 g (100); leche y agua 500 g (50); azúcar 150 g (15)… |
| Preparaciones intermedias que usa | 003 · Almíbar; 001 · Masa madre |
| Peso de masa por unidad y peso cocido | 50 g crudo; 42 g cocido |
| Tamaño de tanda | 30 docenas |
| Proceso con valores | Agua a la temperatura calculada; masa a 24 °C; descanso a 19 °C; tres vueltas; estirada final a 4 mm; prueba del pulgar; fermentación 1 h 10 min; 190 °C |
| Horas por tanda, por persona | 2 personas × 3 h |
| Horno y cámara, minutos | 18 min de horno; 70 de cámara |
| Merma por punto | Producción 2 %; mostrador 2 %; devoluciones 2 % |
| Alérgenos | Gluten, leche, huevo |
| Vida útil y conservación | 1 día a temperatura ambiente; cruda congelada, 30 días |
| Costo completo por canal | Mostrador USD 4,42; cafés USD 4,63 (por docena) |
Regla de precios: si el costo de ingredientes de un producto sube más de un 3 % desde el último ajuste, el precio se ajusta el primer día del mes siguiente, con una semana de aviso.
2. Plan de producción de la noche (capítulos 7, 9 y 14)
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Fecha y día de la semana | El pronóstico depende del día |
| Producto, local o cliente, cantidad | Una línea por destino |
| Base del número | Venta de los últimos días iguales, pedidos confirmados, clima, calendario |
| Ajuste y motivo | "Martes de feria y lluvia: −15 %" |
| Tanda y orden | Por temperatura del horno y por masa; alérgenos al final |
| Lotes de insumos usados | Se completan en la cuadra, al abrir cada bolsa |
| Código de tanda | Fecha y número: 1211-07 |
| Confirmó | Quien es responsable de producción |
3. Encargo (capítulos 3, 4 y 11)
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Número de encargo y canal por el que entró | 2318 · mostrador |
| Cliente y teléfono | |
| Fecha y franja de retiro | Sábado 14 · 10 a 11 h (máximo 20 retiros por franja) |
| Modelo | Catálogo de días pico, modelo 3, tamaño grande |
| Personalización | Mensaje: "Feliz día, mamá" · nombre escrito como lo dictó el cliente |
| Alérgenos avisados por el cliente | |
| Precio y seña | USD 46 · seña USD 23 cobrada |
| Horas de terminación previstas | 0,4 h |
| Estado | Tomado · en producción · terminado · retirado |
Arriba de cada día: el cupo, calculado como el menor entre horas de terminación disponibles ÷ horas por torta, y lugares en frío × rotación. Cuando se llena, no se toman más encargos ese día.
4. Carilla de condiciones de un mayorista (capítulos 7, 8 y 15)
- Cliente, dirección, contacto y días de entrega.
- Productos y precios de lista para el canal, con fecha.
- Cupo por día por producto, revisado cada cuatro semanas con lo entregado menos lo devuelto.
- Devolución: compra en firme, o máximo un porcentaje de lo entregado en la semana; lo que pasa, se paga.
- Pedido mínimo por entrega.
- Día y forma de cobro; límite de deuda a partir del cual no se entrega.
- Ajuste de precio: cuándo y con qué índice.
- Marca: cómo se nombra el producto en el lugar de venta.
- Firma de las dos partes y fecha.
5. Rótulo (capítulo 12)
| Campo | De dónde sale |
|---|---|
| Nombre del producto y contenido neto | Fórmula |
| Ingredientes en orden decreciente | Fórmula |
| Alérgenos destacados | Fórmula (cualquier cambio, aunque sea decorativo, es un cambio de fórmula) |
| Fecha de elaboración y de vencimiento | Tanda y vida útil de la fórmula |
| Lote | Código de tanda |
| Conservación | Fórmula |
| Elaborador, dirección y habilitación | Datos de la empresa |
Los requisitos exactos dependen de la reglamentación de cada país. La regla que no cambia: el rótulo se imprime desde la fórmula, no se escribe aparte.
6. Cierre de caja (capítulo 5)
- Al abrir: cambio inicial fijo, contado y firmado.
- Cada venta registrada en el momento, con medio de pago; el vuelto, contado en voz alta.
- Fiados solo en libreta aparte, con nombre, fecha, monto y quién autorizó.
- Al cerrar: contado menos cambio inicial, contra lo registrado.
- Diferencia anotada y firmada, aunque sea cero; si pasa del límite, se busca antes de irse.
7. Hoja de producto nuevo (capítulo 9)
- ¿Cuánto se va a vender por semana? Mínimo escrito.
- ¿Qué precio da la receta de costo, con el cambio de tanda incluido?
- ¿En qué tanda que ya existe entra, o qué tanda nueva hace falta y cuánto tiempo le saca a la noche?
- ¿Quién lo prueba durante cuatro semanas?
- ¿Quién dice que sí?
Ventas puede prometer el producto a un cliente solo cuando la hoja tiene las cinco respuestas.
8. Lo que puede parar la panadería (capítulo 8)
| Riesgo | Qué pasa si falla | Cuánto cuesta | Qué se hace antes |
|---|---|---|---|
| Horno | Sin producción en la peor semana | Días de venta | Service cada seis meses; repuestos con fecha; técnico de respaldo; acuerdo escrito con otro horno |
| Una persona que sabe algo que nadie más sabe | El producto cambia o desaparece | Semanas de venta | Protocolo escrito y probado por otra persona |
| Un cliente grande | Devoluciones o deuda | Margen de meses | Condiciones escritas; techo de concentración |
| Un proveedor único | Falta un insumo | Producción | Segundo proveedor con precio pedido cada mes |
| Un insumo retirado | Retiro de producto | Producción de semanas | Lotes registrados al abrir; trazabilidad hasta el cliente |
| Los datos | Fórmulas o pedidos perdidos | Todo | Una sola fuente; copias de respaldo fuera del local |