El mapa del sistema de una panadería
El sistema de Panificadora Arce en el octavo año, dibujado como un mapa: cada módulo con lo que guarda, el agente que trabaja sobre él, quién confirma y el número que se mira. Y el orden en que conviene construirlo. Libro 3, apéndice C.
Libro 3 · Apéndice C. Índice del libro: La receta no dice cuánto cuesta.
Es el sistema de Panificadora Arce en el octavo año, con una planta central, tres locales, almacenes, cafés y encargos. Cada fila es un módulo. Todos comparten la misma base de datos, y todos leen la misma fórmula: el costo, el precio, el rótulo, las compras y la producción salen de ahí.
El mapa
| Módulo | Qué guarda | Agente | Quién confirma | Número que se mira |
|---|---|---|---|---|
| Fórmulas y costos | Fórmulas y preparaciones intermedias en gramos y en porcentajes de panadero, proceso con valores, rendimiento, horas por tanda, horno y cámara, merma por punto, alérgenos, vida útil | Recalcula el costo de cada producto cuando cambia un insumo y propone precios por margen objetivo según la regla escrita | Mercedes, las fórmulas y los precios | Costo completo y margen por producto y por canal |
| Pronóstico y plan de producción | Venta por producto, local y día; clima; calendario de la zona; pedidos confirmados; merma y faltantes | Propone cada tarde cuánto producir de cada cosa para cada destino, con el motivo de cada ajuste | Jefa de producción; autonomía con banda escrita en productos estables | Merma por día y producto; faltantes; error del pronóstico |
| Encargos | Encargos con modelo, personalización, seña, franja y estado; cupo por día | Avisa cuando un día se acerca al cupo y propone días o franjas alternativos | Encargada de mostrador | Encargos contra cupo; retiros fuera de franja; señas cobradas |
| Mayoristas y reparto | Pedidos, carillas de condiciones, cupos, remitos con lotes, devoluciones, cuentas corrientes | Arma el pedido sugerido desde la venta real de cada cliente; prepara recordatorios de deuda | Ventas; los recordatorios los manda una persona | Devolución por cliente; días de cobro; costo de servir |
| Compras e insumos | Stock por lote, precios y plazos de cada proveedor, segundo proveedor | Explota el plan de producción en insumos y prepara las órdenes de compra | Administración | Días de stock; quiebres; vencidos |
| Lotes y rótulos | Lote del proveedor al abrir cada insumo; código de tanda; lotes en cada remito | Imprime el rótulo desde la fórmula y la tanda; arma la consulta de un retiro | Jefa de producción, cualquier cambio de rótulo | Tiempo para rastrear un lote; rótulos con error |
| Caja de los locales | Ventas, medios de pago, cierres con diferencia y firma, botón de faltantes | Concilia el cierre con los medios de pago y marca diferencias | Encargada de cada local | Diferencias de caja; ticket medio |
| Reclamos y calidad | Reclamo con producto, lote, lugar y motivo; controles de la cuadra | Agrupa reclamos por producto, lote y lugar de horneado | Mercedes | Reclamos por cada mil unidades |
| Mantenimiento | Equipos críticos, services, repuestos con fecha de cambio, técnico de respaldo | Avisa services y repuestos que vencen | Jefa de producción | Paradas; services a tiempo |
| Tablero | Lo anterior | — | Dirección | Ocho números que se leen desde la cámara de frío |
En qué orden construirlo
- Las fórmulas y los costos en un solo lugar. Es el dato del que sale todo lo demás. Al cargarlas aparecen las fórmulas duplicadas con gramos distintos, y la empresa se pone de acuerdo consigo misma.
- Compras, stock por lote y rótulo desde la fórmula. Saca dos riesgos grandes: quedarse sin un insumo y no saber dónde terminó un lote.
- Producción por noche y por destino, con la merma en tres puntos. Es donde se pierde la mayor parte del margen que no se ve.
- Encargos con cupo, mayoristas con condiciones y caja de los locales. Ordenan la frontera entre lo que se vende y lo que se puede hacer.
- El tablero, cuando los datos de arriba están limpios. Pocos números, grandes, con responsable.
- Los agentes, uno por vez, empezando por el pronóstico de producción, cada uno con la persona que confirma y una regla escrita para cualquier autonomía.
Si la panadería ya tiene planillas que funcionan, conviene usarlas como pliego del sistema: muestran cómo se trabaja de verdad, y sus errores muestran qué tiene que resolver.
Lo que ningún agente hace
En Panificadora Arce, ningún agente cambia una fórmula, aprueba un precio, compra, decide un retiro de producto, le habla a un cliente de plata ni confirma una producción fuera de la banda escrita. Proponen, explican por qué y esperan. La autonomía se da por escrito, en tareas donde el error es chico y conocido, y se revisa con los números del tablero.