El mapa del sistema de un restaurante
Los módulos del sistema de un restaurante, qué dato guarda cada uno, qué agente puede trabajar sobre él, quién confirma lo que hace el agente y qué indicador sale de ahí. Con el orden en que Lo de Hugo los fue sumando. Libro 7, apéndice C.
Libro 7 · Apéndice C. Índice del libro: La casa invita.
Este mapa sirve para pensar el sistema de un restaurante parte por parte. No hace falta tenerlo entero: Lo de Hugo lo armó en cinco años, empezando por lo que más dolía. Lo que importa es que todas las partes usen los mismos datos y que nada se cargue dos veces.
Módulo por módulo
| Módulo | Dato que guarda | Agente posible | Quién confirma | Indicador |
|---|---|---|---|---|
| Carta y fichas técnicas | Plato, ingredientes, rendimiento, porción, precio, costo | Avisa cuando un plato pasa su límite de costo por un aumento de proveedor | Jefe de cocina y dueño | Costo de comida por plato; lo que deja cada plato |
| Compras y stock por receta | Proveedor, precio, recepción, consumo por plato vendido, conteos diarios | Arma el borrador del pedido con el pronóstico y el stock | Jefe de cocina | Costo teórico contra real; merma; diferencias de stock |
| Punto de venta y pantalla de cocina | Mesa, mozo, platos, aclaraciones, estación, tiempos | — | Encargada de salón y jefe de pase | Espera en el pase; platos devueltos o equivocados |
| Reservas y mesas | Reservas, confirmaciones, lista de espera, plano del salón | Pide confirmación y ofrece mesas liberadas a la lista de espera | Encargada de salón | Mesas que no vienen; rotación |
| Delivery | Pedidos por canal, comisión, envase, tiempos, cupo | Pausa la aplicación al llegar al cupo por hora | Jefe de cocina, que puede reabrir | Lo que deja un pedido por canal |
| Personal y turnos | Grilla por pronóstico, horas, pozo de propinas | Propone la grilla semanal | Gerenta | Personal por cubierto |
| Caja y medios de pago | Arqueos, medios de pago, comisiones, acreditaciones | — | Administración | Diferencias de caja; días de acreditación |
| Clientes e invitaciones | Lista de clientes, visitas, invitaciones con motivo | — | Dueño | Cuántos vuelven; costo por cliente que vuelve |
| Reseñas | Puntajes, comentarios, respuestas | Borrador de respuesta y resumen semanal | Gerenta, que publica | Puntaje; temas que se repiten |
| Tablero | Todo, por cubierto | — | Dueño | Los diez números del capítulo 14 |
Lo que ningún agente hace solo
- Comprarle a un proveedor nuevo o pagar una factura.
- Cambiar un precio de la carta.
- Ofrecerle algo a un cliente: postre, descuento, devolución.
- Hablarle de plata a un cliente.
- Decidir sobre una aclaración de salud de una mesa.
Si un agente cree que hay que hacer algo de esto, lo deja escrito en una nota y decide una persona.
El orden en que se armó en Lo de Hugo
| Año | Qué se sumó | Por qué |
|---|---|---|
| 1 | Cuaderno de lo que salió mal; fichas de 8 platos; registro de invitaciones | La garrafa y la milanesa |
| 2 | Calendario de caja; lista de clientes; reglamento del pozo | Las tarjetas a 18 días; la cocina que se vaciaba |
| 3 | Pronóstico de cubiertos y grilla; inventario mensual | El primer enero |
| 4 | Listas de apertura y cierre; cierre de caja con dos firmas; libro de novedades; fichas de toda la carta | El reposo de Hugo; los siete puntos |
| 5 | Punto de venta con comanderas; cupo y estación de delivery | La aplicación del viernes; la comanda de la mesa 16 |
| 6 | Pantalla de cocina; stock por receta; reservas; delivery integrado; agentes | El sistema completo |
| 7 | Tablero por cubierto; seguimiento de invitaciones | El presupuesto del flan |
Antes de empezar
La primera pregunta no es qué sistema comprar sino qué dato falta. Si no hay fichas, ningún sistema puede calcular el costo teórico. Si no hay pronóstico, ningún agente puede armar un pedido. Si no hay lista de clientes, nadie puede saber quién vuelve. Lo que se arma en papel y planilla en los primeros años es lo que después hace funcionar el sistema.