Remedios con fecha

Libro 17 · Parte II · Capítulo 7. Índice del libro: Después vemos.

El primer sábado de febrero del quinto año, a las ocho y diez de la mañana, con dieciocho animales de las agrupaciones esperando en jaulas de transporte debajo del nogal, Eulalia abrió el armario del quirófano para cargar la primera anestesia y encontró un frasco del anestésico inyectable que más se usaba, por la mitad. Hacían falta cuatro para el día. Buscó en el armario de la recepción, en el de los consultorios, en la heladera. No había más.

Candela llamó a la distribuidora de la ciudad cabecera, que los sábados no entregaba. Llamó a la veterinaria de un pueblo vecino, la del doctor Tiburcio, un hombre de cincuenta años al que había conocido en un congreso, que le prestó un frasco sin preguntar nada y se lo mandó a las once en el auto de una voluntaria, con una nota: el próximo me lo prestás vos. Con un frasco y medio se hicieron siete castraciones. Las otras once se suspendieron. Rufina, la coordinadora de la agrupación, tuvo que llevar de vuelta once perras y gatas en ayunas a sus hogares de tránsito, y reprogramarlas para el mes siguiente. Las voluntarias se habían levantado a las seis para juntar a los animales en tres hogares de tránsito distintos, habían pagado los remises de su bolsillo y habían dejado a sus hijos con alguien. Rufina no se quejó. Le dijo a Candela, en la vereda, mientras subía la última jaula al auto, que era la primera vez en un año que se suspendía un sábado, y que entendía. Candela se sintió peor que si le hubiera gritado.

—¿Quién pidió el anestésico esta semana? —preguntó Candela, a la tarde, en la cocina.

Eulalia pensó que lo había pedido Candela. Candela pensó que lo había pedido Zoe. Zoe pensó que lo había pedido Eulalia, porque el martes la había visto con el frasco en la mano mirando cuánto quedaba.

Nadie lo había pedido.

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Esa misma semana, Eulalia hizo el control mensual del libro de medicamentos controlados, el que la ley exigía para los anestésicos y los calmantes fuertes: cada frasco que entraba, cada dosis que se usaba, en qué animal, quién la había usado, con su firma. El libro decía que en el armario con llave tenía que haber cinco frascos de un calmante. Había tres.

Eulalia no durmió esa noche. Al día siguiente se lo dijo a Candela, en voz baja, en el quirófano, con la puerta cerrada. Revisaron juntas el libro hoja por hoja y las historias clínicas del último mes. Los dos frascos aparecieron en dos urgencias de noche, las dos de Candela: un perro atropellado un domingo y una gata con convulsiones un miércoles a las tres de la mañana. Candela los había usado, los había anotado en la historia clínica de cada animal y no los había anotado en el libro, porque el libro estaba en el armario con llave y la llave estaba en el llavero de Eulalia, y a las tres de la mañana había pensado que lo anotaba al día siguiente.

—Después lo anoto —dijo Candela, y se dio cuenta de lo que había dicho.

Eulalia no se rió.

—Si en lugar de mí lo encuentra una inspección, no hay después —dijo—. Hay una multa, o te suspenden la habilitación para los controlados. Y no podés operar.

Esa noche, Candela llamó a su antigua jefa de la clínica de la ciudad cabecera, la que la había formado en las guardias, para preguntarle cómo hacían allá. Su jefa se rió. En la clínica grande, le dijo, los controlados estaban en una caja con clave en el quirófano, y nadie, ni el director, sacaba un frasco sin anotarlo en ese momento, porque una vez, hacía años, un veterinario había anotado al día siguiente y había anotado mal, y la clínica había estado tres meses sin poder comprar anestésicos.

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Zoe propuso contar todo. No solo los controlados: todo lo que había en los cuatro armarios, la heladera y el depósito de la cocina. Le llevó tres tardes, con una planilla en la computadora, sacando cada caja, leyendo el nombre, la fecha de vencimiento y la cantidad, y volviéndola a poner.

Doscientos diez productos distintos. Once mil dólares de medicamentos, vacunas, sueros, antiparasitarios, cremas, gotas, vendas y suturas.

En la segunda tarde, en el fondo del armario de la cocina, detrás de una caja de guantes, Zoe encontró una caja de vacunas que alguien había sacado de la heladera para hacer lugar en diciembre y nunca había vuelto a poner: veinte dosis a la temperatura de la cocina durante dos meses. No servían. Al lado había cuarenta pipetas de un antiparasitario que Candela había comprado en oferta en el primer año del consultorio, de las que se había olvidado, y que vencían en abril. Zoe las fue sacando de a una, con la cara de quien encuentra ropa sin usar con la etiqueta puesta.

Y, al fondo de los armarios, detrás de las cajas nuevas, lo que nadie había visto: dos mil ochocientos dólares de productos vencidos en el último año. Antibióticos que se habían comprado en cajas de cincuenta comprimidos para tratamientos de diez. Un antiparasitario que se había dejado de usar cuando salió uno mejor, y del que quedaban cuarenta pipetas. Sueros que vencían a los dieciocho meses y que se compraban en cajas de veinte. Y repetidos: tres marcas distintas del mismo antibiótico, porque Candela usaba una, Eulalia otra y la distribuidora había mandado una tercera en oferta; cuatro cajas abiertas del mismo colirio, en cuatro armarios distintos.

—Cada una pide lo que le falta en el armario que abre —dijo Zoe—. Nadie mira los otros armarios. Y nadie mira las fechas. Lo nuevo se pone adelante, lo viejo se vence atrás.

Bastián, cuando vio la planilla, dijo una sola cosa.

—Once mil dólares de stock es más plata de la que tenés en el banco. Y nadie es responsable de ellos.

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Lo ordenaron en marzo, con la planilla de Zoe, en el orden en que les había dolido.

Primero, los críticos. Candela y Eulalia hicieron una lista de doce productos sin los cuales la clínica no podía funcionar un día: los dos anestésicos inyectables, el gas, el calmante para el dolor fuerte, el antibiótico de las cirugías, dos sueros, la sutura más usada, la vacuna antirrábica, la del moquillo, el antiparasitario de los cachorros y la adrenalina de las urgencias. Cada uno tenía un mínimo escrito: lo que se usaba en dos semanas, más lo de un sábado de castraciones. Cuando el stock llegaba al mínimo, se pedía, sin preguntarle a nadie. Y nunca se usaba la última caja sin que estuviera pedida la siguiente.

Segundo, un solo responsable. Zoe, que ya estaba en el último año de la carrera de técnica, pasó a ser la dueña del stock. Una vez por semana, los jueves, miraba la planilla, los mínimos y lo que se había usado, y hacía un pedido a la distribuidora, uno solo, para que llegara el viernes. Las veterinarias no pedían más nada por su cuenta: si necesitaban algo que no estaba, se lo decían a Zoe.

Tercero, un solo lugar. Los cuatro armarios se volvieron uno, en la habitación chica al lado del quirófano, con estantes por tipo de producto, y en cada estante, lo que vencía antes adelante y lo que vencía después atrás. Cada caja tenía una etiqueta de color en el costado con el mes de vencimiento, para que se viera sin sacarla. Los consultorios tenían un cajón con lo del día, que Zoe reponía cada mañana.

Cuarto, comprar lo que se usa. De cada medicamento, una marca, la que eligieran las dos veterinarias juntas. Las presentaciones grandes, solo para lo que se usaba mucho; lo que se usaba poco, en cajas chicas, aunque salieran más caras por unidad. Y para lo raro, lo que se usaba dos o tres veces por año, ningún stock: la distribuidora lo mandaba en veinticuatro horas, y para una urgencia de verdad había un acuerdo con la veterinaria del pueblo vecino, que tenía el mismo problema al revés.

Y quinto, el libro de los controlados, que fue la regla que más le costó a Candela. Cada frasco que se abría, se anotaba en el libro antes de usarlo, con el animal y la firma. De noche también. La llave del armario de los controlados dejó de estar en el llavero de Eulalia: estaba en una caja con clave, al lado del armario, que sabían las dos veterinarias y Zoe. Y al final de cada día, quien hubiera usado algo, contaba los frascos y los comparaba con el libro.

—¿Y si a las tres de la mañana no tengo tiempo? —preguntó Candela.

—Tenés tiempo de abrir la caja —dijo Eulalia—. Tenés tiempo de anotar una línea. Si no tenés ese tiempo, no tenés tiempo de usar el frasco.

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El primer sábado de marzo se hicieron las once castraciones suspendidas en febrero, más las veinte del mes. Treinta y una, en un día, con Eulalia y Candela operando en turnos y Zoe con dos voluntarias en la recuperación. El anestésico alcanzó: Zoe había puesto el mínimo pensando en un sábado de castraciones, y había pedido de más para ese.

Rufina le llevó a Zoe una torta. Y el doctor Tiburcio, el del pueblo vecino, recibió en abril, sin pedirlo, un frasco de anestésico en una caja con una nota de Candela: el que te debía. Desde entonces, las dos veterinarias tuvieron un acuerdo de palabra que después escribieron en una hoja: para una urgencia de verdad, cualquiera de las dos le prestaba a la otra lo crítico, y se devolvía en la semana.

En diciembre, Zoe hizo la cuenta del año con la planilla. Lo vencido había bajado de dos mil ochocientos dólares a trescientos cincuenta: unas cajas de suero que se habían pedido para una epidemia de diarrea en los cachorros que no llegó. El stock del armario valía seis mil quinientos dólares, no once mil: cuatro mil quinientos que dejaron de estar en las estanterías y estaban en el banco. Ningún sábado se había suspendido por falta de nada. Y el libro de los controlados había coincidido con los frascos los doce meses, todos los días.

Bastián le preguntó a Zoe cuánto tiempo le llevaba todo eso.

—Una hora los jueves para el pedido, media hora por día para reponer los cajones y tres tardes por año para contar todo —dijo Zoe—. Y antes de esto, cada una se pasaba media hora por día buscando cosas en cuatro armarios.

—Entonces te ahorra tiempo.

—Me ahorra tiempo y me ahorra que una perra vuelva en ayunas a su casa —dijo Zoe.

En enero del sexto año, Zoe se recibió de técnica veterinaria. Candela le regaló un estetoscopio con su nombre grabado, y le pidió que siguiera siendo la dueña del armario.

Lo que Nova vio

En la clínica nadie robaba nada y faltaban cosas. Faltaba el anestésico de un sábado porque nadie lo había pedido, y faltaban dos frascos del libro porque alguien no los había anotado. Al mismo tiempo, sobraban once mil dólares de remedios, la cuarta parte vencidos o repetidos. Las dos cosas tenían la misma causa: el stock no era de nadie. Cada una pedía lo que le faltaba en el armario que abría, y nadie miraba el conjunto.

La parte que más me sirve es la lista de los doce críticos. No todo el stock importa igual. Hay cosas sin las cuales la clínica no puede trabajar un día, y para esas se escribe un mínimo y una regla que no depende de nadie: se pide al llegar al mínimo, y la última caja no se usa sin que esté pedida la siguiente. Para todo lo demás, alcanza con mirar una vez por semana. Ordenar primero lo que más duele cuando falta es la forma más rápida de ordenar todo.

Y la frase de Eulalia sobre el libro de los controlados: si no tenés tiempo de anotar una línea, no tenés tiempo de usar el frasco. Es la misma lección del capítulo 4 con la hoja del presupuesto al lado de la camilla. Lo que se deja para después en una urgencia no se hace, y lo que la ley pide no admite un después.

Lo que hay que saber

Un mínimo para lo que no puede faltar. El stock se ordena empezando por lo crítico: lo que, si falta, para el trabajo. Para cada producto crítico se calcula un mínimo, lo que se usa mientras llega el pedido siguiente más una reserva, y cuando el stock llega a ese punto se pide. Qué pedir, cuánto y cuándo, y cómo un sistema lo calcula solo, en el ERP de la Escuela, reposición y planificación de materiales.

Primero vence, primero sale. En un stock con vencimientos, lo que vence antes va adelante y se usa primero, y la fecha se ve sin sacar la caja. Se compra en presentaciones que se usan antes de vencer, aunque cuesten más por unidad, y lo que se usa pocas veces por año no se tiene: se pide cuando hace falta. Por qué el stock del sistema tiene que coincidir con el del estante, en el ERP de la Escuela, inventario.

Un responsable y un registro al día. El stock tiene un dueño, que pide y que cuenta, y todos los demás le piden a él. Lo que la ley exige registrar, como los medicamentos controlados, se registra en el momento en que se usa, con una forma de hacerlo que funcione también a las tres de la mañana.

Para tu negocio

Si tu negocio tiene insumos que se vencen o que no pueden faltar, contá hoy lo que tenés. Contestá por escrito: ¿cuántos productos distintos tenés y cuánto valen, cuánto se venció el último año, cuántos productos repetidos o de dos marcas para lo mismo, cuáles son los diez que si faltan paran el trabajo y qué mínimo tiene cada uno, quién pide hoy y cómo sabe qué pedir, qué podrías dejar de tener y pedir cuando haga falta, y qué tenés que registrar por ley y cuándo lo registrás?

Qué registrar desde hoy

• Cada producto, con su cantidad y su fecha de vencimiento.
• Los críticos, con su mínimo y su punto de pedido.
• Cada pedido, con quién lo hizo y cuándo llegó.
• Lo vencido y lo tirado, con su costo, cada mes.
• Lo que exige la ley, en el momento de usarlo, con la firma.

La enseñanza

Un armario que no es de nadie sobra y falta al mismo tiempo: once mil dólares de remedios con la cuarta parte vencida, y un sábado sin el anestésico que más se usa; los críticos tienen un mínimo, el stock tiene un dueño, lo que vence antes sale primero, y lo que la ley pide anotar no se anota después.

Lo que sigue

En el capítulo 8, en el quinto año, un representante le ofrece a Candela un ecógrafo nuevo en sesenta cuotas, con una frase que le queda dando vueltas: con el ecógrafo, la clínica puede ofrecer guardia las veinticuatro horas. Candela firma las dos cosas en la misma semana.