El inventario de diciembre

Libro 4 · Parte II · Capítulo 8. Anterior: Brenda vende más que nadie. Índice del libro: El papel es aire.

Cáceres había sido encargado del depósito de un corralón de materiales durante veinticinco años, hasta que el corralón cerró, y había entrado al galpón de la calle Vías Muertas en mayo del tercer año, cuando Teo dejó el depósito para ocuparse de los camiones y las rutas, que ya eran dos. Tenía cincuenta y ocho años, un bigote gris, una birome detrás de la oreja y una memoria de elefante para dónde estaba cada cosa. Si alguien le preguntaba por el limpiador de baños de Química Andina en bidón de cinco litros, Cáceres decía tercera estantería, segundo nivel, al fondo, quedan siete cajas, sin mirar, y casi siempre acertaba.

Cáceres hacía todo en el depósito. Recibía los camiones de las fábricas, bajaba los pallets, los guardaba en las estanterías, preparaba los pedidos de la ruta del día siguiente con un ayudante, cargaba los camiones a la mañana y recibía lo que volvía a la tarde. Lo hacía bien, rápido y sin quejarse, y Analía, que tenía la cabeza en los vendedores, en la fábrica y en el banco, se lo agradecía todos los días sin preguntarle nunca cómo lo hacía.

El sistema de facturación que la distribuidora usaba desde el segundo año, un programa comercial genérico que Marisol manejaba con soltura, tenía un módulo de stock: cada compra cargada sumaba, cada factura emitida restaba, y la pantalla mostraba, para cada producto, cuántas unidades tenía que haber. Nadie había comparado nunca esa pantalla con las estanterías. No había hecho falta: Cáceres sabía lo que había.

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La idea del inventario fue de Peña, en la reunión de cierre de noviembre.

—Tu resultado del año está calculado con el stock que dice el sistema —dijo—. Si el stock está mal, el resultado está mal. ¿Cuándo fue la última vez que contaste?

Analía tuvo que admitir que nunca. Desde que alquiló la calle Vías Muertas, catorce meses antes, nadie había contado el galpón entero.

Lo cerraron el sábado catorce y el domingo quince de diciembre. Marisol imprimió una planilla por estantería, con los productos que el sistema decía que tenía que haber en cada una pero sin las cantidades, para que nadie contara lo que esperaba encontrar. Contaron de a dos: uno contaba y el otro anotaba, y después una segunda pareja contaba de nuevo las estanterías donde algo no cerraba. Cáceres, Teo, Fermín, Marisol, Nahuel y Analía. Camila, que tenía diecisiete años, se sumó el domingo y contó los vasos descartables, paquete por paquete, durante seis horas, con auriculares y una paciencia que su padre no le conocía.

El domingo a las nueve de la noche, Marisol cargó las planillas en el sistema y pidió el informe de diferencias. La impresora tardó un rato. Eran nueve hojas.

El sistema decía que en el galpón había sesenta y un mil doscientos dólares de mercadería, a precio de costo. En las estanterías había cuarenta y dos mil ochocientos.

Faltaban dieciocho mil cuatrocientos dólares.

Nadie dijo nada durante un rato largo. Cáceres se sacó la birome de la oreja y la miró como si nunca la hubiera visto.

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Analía no durmió esa noche, ni la siguiente. Le dio vueltas a la palabra que nadie había dicho en el galpón y que todos habían pensado: robo. Dieciocho mil cuatrocientos dólares eran ocho meses de lo que la distribuidora ganaba. Con el ajuste del inventario, el resultado del tercer año, que según las hojas mensuales de Peña era de veintiséis mil dólares, bajaba a siete mil seiscientos.

El martes, Peña la sentó en el estudio con el pizarrón limpio.

—Antes de pensar en quién —dijo—, pensá en dónde. Un depósito pierde mercadería por seis puertas. La que todos imaginan es la última, y casi nunca es la más grande.

Durante enero, Analía, Marisol y Cáceres revisaron las nueve hojas producto por producto, con las facturas de compra, los remitos de los clientes, la planilla de devoluciones que no existía y la memoria de Cáceres, que existía. Y fueron encontrando las puertas.

La primera era la del andén. Cuando llegaba un camión, Cáceres contaba los pallets, no las cajas, y firmaba el remito del proveedor. Si un pallet de Química Andina venía con dos cajas menos en el medio, envuelto en film como los demás, nadie lo veía hasta que las cajas faltaban en la estantería, semanas después, y nadie sabía ya de qué camión eran. Los fardos de papel de Papelera Río Hondo los contaba a ojo, por filas. Comparando facturas de compra con lo que Cáceres recordaba haber guardado, y con dos reclamos que la papelera aceptó cuando Marisol le mostró las cuentas, la puerta del andén explicaba unos cuatro mil novecientos dólares.

La segunda era la de las devoluciones. Cuando un cliente devolvía algo, un bidón que no quería, un producto equivocado, una caja dañada, el camión lo traía a la tarde y Cáceres lo ponía de vuelta en la estantería, si estaba sano, o en un rincón, si no. Nadie hacía una nota de crédito, o se hacía tarde, o se hacía por otro producto. El sistema no se enteraba de nada. Tres mil cien dólares.

La tercera, las roturas. Un bidón que se cae de la zorra, una caja aplastada en el fondo de un pallet, los treinta y ocho bidones de desinfectante de abril: se limpiaban, se tiraban y se seguía trabajando. Ninguna rotura se anotaba. Dos mil seiscientos.

La cuarta fue la que más sorprendió a Analía. Comparando los remitos firmados por los clientes con las facturas de esas mismas entregas, Marisol encontró pedidos que habían salido con un bulto de más: un bidón, una caja de toallas, un fardo. Cáceres y su ayudante preparaban rápido, con los pedidos de Brenda llenos de líneas chicas, y nadie controlaba lo cargado contra lo facturado antes de que el camión saliera. Los clientes no reclamaban los bultos de más. Tres mil ochocientos.

La quinta eran las muestras y el consumo propio: los bidones que Brenda y Nahuel se llevaban para mostrar, el jabón y el papel de los baños del galpón, la lavandina con que Cáceres limpiaba el andén, los dos bidones que Analía le había regalado a Hilda para que probara la diferencia de cloro. Todo salía del stock y nada se registraba. Novecientos.

Y la sexta. Después de las cinco primeras, quedaban tres mil cien dólares que nadie podía explicar. Podía ser un error de carga en el sistema que no apareció, o robo hormiga, un bidón por vez, durante catorce meses, de alguien que sabía que nadie contaba. Analía no lo supo nunca, y decidió no acusar a nadie sin pruebas.

—Cáceres no robó —le dijo a Peña—. Cáceres hizo cinco trabajos solo, sin papeles, porque yo nunca le dije que necesitaba papeles.

—Cinco trabajos que no se pueden hacer juntos —dijo Peña—. El que recibe no puede ser el único que controla lo que recibe. El que prepara no puede ser el único que controla lo que prepara. No porque sea deshonesto, sino porque nadie ve sus propios errores.

Esa misma tarde, Analía fue al galpón y encontró a Cáceres solo, sentado en el borde del andén, mirando las vías. Desde el domingo del inventario casi no había hablado. Llegaba a la hora de siempre, trabajaba como siempre y se iba sin saludar.

Analía se sentó a su lado. Le contó las seis puertas, una por una, con los números. Le dijo que la más grande era la del andén, y que la del andén era culpa de ella, que nunca le había pedido que contara caja por caja ni le había dado a nadie para que lo ayudara a hacerlo. Le dijo que los bultos de más eran de los pedidos de once líneas, y que esos pedidos también eran culpa de ella. Y le dijo que los tres mil cien sin explicación no los iba a investigar más, porque no tenía cómo, y que no pensaba que fueran de él.

Cáceres la escuchó sin mirarla. Cuando terminó, se sacó la birome de la oreja y la dio vuelta entre los dedos.

—En el corralón contábamos todo el último sábado de cada mes —dijo—. El dueño contaba conmigo. Acá nunca nadie me preguntó, y yo pensé que no hacía falta, que con saber dónde estaba cada cosa alcanzaba.

—Saber dónde está no es saber cuánto hay —dijo Analía.

—No —dijo Cáceres—. Ya me di cuenta.

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En febrero del cuarto año, el galpón de la calle Vías Muertas cambió de forma, aunque las estanterías siguieron en el mismo lugar.

Las funciones se separaron. Cáceres siguió siendo el encargado, pero recibir pasó a ser un trabajo con un papel: cada camión se descargaba, se contaba caja por caja contra el remito del proveedor, y si faltaba algo se anotaba en el remito, se firmaba con el chofer y se le mandaba a la fábrica ese mismo día. Preparar y controlar pasaron a ser de dos personas distintas: uno armaba el pedido y otro, antes de subirlo al camión, lo contaba contra la factura y firmaba una tarjeta. Las devoluciones llegaban con un papel del chofer, se revisaban en un rincón marcado con cinta amarilla, y Marisol hacía la nota de crédito el mismo día, con el estado del producto: apto para volver a la estantería o no. Cada rotura se anotaba en una planilla colgada al lado del andén, con una foto. Cada muestra y cada bidón de consumo propio salía con un vale.

Y se dejó de contar una vez por año. Marisol armó, con la ayuda del sistema, una lista diaria: quince productos por día, que Cáceres contaba antes de abrir. Los productos que más se vendían y más valían se contaban cada semana; los demás, una vez por mes. Cuando un conteo no coincidía, se buscaba ese mismo día, cuando todavía alguien se acordaba de qué había pasado.

En junio del cuarto año cerraron el galpón otro fin de semana para hacer el segundo inventario completo. La diferencia fue de trescientos ochenta dólares: seis décimas por ciento. Camila contó los vasos de nuevo, en cuatro horas, y dijo que esta vez había menos paquetes rotos.

Lo que Nova vio

El inventario de diciembre es el error más caro del libro, y no tiene un culpable. Tiene seis puertas. Lo que más me interesa del capítulo es el orden en que Analía las encuentra, porque es el orden contrario al que la intuición propone: lo primero que todos pensaron fue robo, y el robo, si lo hubo, fue la puerta más chica después de las muestras. Las grandes fueron el andén sin control, los pedidos que salían con bultos de más y las devoluciones sin papeles. Es lo que pasa en casi todos los depósitos que no se cuentan.

La frase de Peña sobre las funciones es la clave. No se separa a quien recibe de quien controla porque se desconfíe de él, sino porque nadie ve sus propios errores. Cáceres era un excelente encargado de depósito, y era humanamente imposible que recibiera, guardara, preparara, controlara y despachara solo sin que se le escaparan cosas. Analía lo entiende y lo dice en voz alta, y eso protege a Cáceres y a la cultura del galpón más que cualquier sospecha.

Hay un detalle que conecta este capítulo con el anterior: los pedidos que salían con bultos de más eran, sobre todo, los de once líneas de a uno. Los pedidos chicos y mezclados no solo cuestan más de llevar; también son más fáciles de equivocar. Las decisiones de una parte de la empresa aparecen como costos en otra, y nadie los ve si cada parte mira solo lo suyo.

Y el conteo cíclico es la mejor idea del capítulo. Un inventario por año descubre los problemas cuando ya nadie se acuerda de cómo pasaron; quince productos por día los descubren cuando el que se equivocó todavía puede explicarlo. Se pasa de una diferencia del treinta por ciento a una de seis décimas, sin cámaras ni guardias, solo con papeles, dos firmas y una lista diaria.

Lo que hay que saber

El stock del sistema y el de las estanterías. El sistema calcula el stock con lo que se registra: compras que suman, ventas que restan. Todo lo que pasa en el depósito y no se registra (lo que llega de menos, lo que vuelve, lo que se rompe, lo que sale de más, lo que se usa) hace que el número del sistema se separe del real. Un resultado calculado con un stock que no se contó es un resultado que puede estar equivocado en meses de ganancia. Depósitos, ubicaciones, conteos y valuación, en Inventario.

Las funciones del depósito se separan. Recibir, guardar, preparar, controlar y despachar son cinco funciones, y al menos dos de ellas tienen que estar en manos distintas: quien recibe no es el único que verifica lo recibido; quien prepara no es el único que controla lo preparado. Cada movimiento lleva un papel: remito del proveedor con diferencias anotadas, tarjeta de control de carga, nota de crédito por cada devolución, planilla de roturas, vale de muestras. Los controles que cuestan dos segundos y la separación de funciones están en el capítulo de control interno de Administrar una empresa.

El conteo cíclico. En lugar de contar todo una vez por año, se cuenta una parte todos los días, con más frecuencia los productos que más se mueven y más valen. Las diferencias aparecen cuando todavía se pueden explicar, y el inventario general, cuando se hace, ya no tiene sorpresas.

Contar sin saber cuánto hay. Las planillas de conteo se imprimen sin las cantidades del sistema, para que nadie cuente lo que espera encontrar. Las diferencias las vuelve a contar otra pareja. Es una regla simple que cambia la calidad del número.

Para tu negocio

Elegí los veinte productos que más valen en tu depósito y contalos esta semana, sin mirar antes lo que dice el sistema. Compará. Para cada diferencia, preguntá por las seis puertas: recepción, devoluciones, roturas, preparación, consumo propio, faltante sin explicación. Contestá por escrito: ¿cuánto difiere tu stock real del que usás para calcular tu ganancia, y quién recibe, prepara y controla en tu depósito?

Qué registrar desde hoy

• Cada recepción contada caja por caja contra el remito del proveedor, con las diferencias firmadas.
• Cada devolución con su nota de crédito y el estado del producto.
• Cada rotura, con fecha, producto, cantidad y foto.
• El conteo de una parte del stock todos los días, y la diferencia encontrada.

La enseñanza

Un depósito pierde por seis puertas, y la del robo suele ser la más chica. Las otras se cierran separando a quien hace de quien controla, y contando un poco todos los días.

Lo que sigue

En el capítulo 9 empieza la Parte III: la distribuidora se muda a un depósito de mil doscientos metros en el parque industrial, pasa a veintiocho personas, y Analía, que delegó las ventas, el depósito y las rutas, sigue haciendo personalmente cada compra.