Veintiséis clientes que no pagan

Libro 5 · Parte II · Capítulo 7. Anterior: Micaela pregunta qué incluye el abono. Índice del libro: El abono de cuarenta dólares.

Doña Amanda llevaba las cobranzas del estudio como las había llevado durante treinta años con Gómez Pardo: en un cuaderno de tapas duras, forrado con papel madera, con una hoja por cliente, una columna por mes y una tilde cuando el cliente pagaba. No usaba ningún sistema, porque no lo necesitaba: sabía de memoria quién pagaba el cinco, quién el veinte, quién cuando cobraba la cosecha y quién nunca. Y tenía una teoría sobre los que no pagaban, que había aprendido de Gómez Pardo y que repetía cada vez que Martín le preguntaba.

—Ya va a pagar —decía—. Siempre pagan.

En febrero del tercer año, Martín le pidió que hiciera, por primera vez, una lista: los clientes que debían tres meses o más de abono. Doña Amanda la hizo en una tarde, con su letra redonda, y se la dejó en el escritorio sin decir nada, que en ella era una forma de decir mucho.

Eran veintiséis. Debían, entre todos, seis mil setecientos dólares. Doce debían tres meses; nueve, entre cuatro y seis; cinco, más de seis. Algunos eran clientes heredados de Gómez Pardo que nunca habían pagado puntual; otros, comercios chicos que habían tenido un mal año; tres, clientes que se habían ido a otro contador sin pagar lo que debían y sin avisar.

Martín sumó con su calculadora lo que había perdido el estudio en el segundo año por clientes que nunca iban a pagar: cuatro mil cien dólares. Era el tres por ciento de todo lo que había facturado. Lo mismo que el estudio gastaba en el seguro de responsabilidad profesional, la matrícula y la capacitación juntos.

---

En la lista había un nombre que Martín no esperaba: Horizonte Viajes, una agencia de turismo de la avenida, una sociedad con cuatro empleados, que pagaba un abono de doscientos diez dólares según la matriz. Debía cinco meses. Y era, según el pizarrón de imanes, uno de los clientes más puntuales del estudio: su documentación llegaba todos los meses completa, ordenada, dos días antes de la fecha de corte de su grupo, mandada por una administrativa muy eficiente que se llamaba Noelia.

Martín la llamó. Noelia, muy amable, le dijo que los pagos los decidía el dueño, el señor Carrizo, y que ella le iba a recordar. No pasó nada. Martín le mandó un mensaje al señor Carrizo. No pasó nada. Al mes siguiente, la documentación de Horizonte Viajes llegó otra vez completa, ordenada, dos días antes de la fecha de corte.

Martín se la llevó a Micaela.

—No la liquides —dijo.

Micaela lo miró con la carpeta en la mano.

—Si no la liquidamos, el día diecinueve no se presenta, y Horizonte tiene una multa y una intimación. Y él nos denuncia en el consejo por abandono, que me lo explicaron en Ética en segundo año. —Dejó la carpeta en el escritorio—. No podés dejar de atender a un cliente de un día para el otro. Tenés que avisarle, darle un plazo para que busque otro contador, y mientras tanto seguir presentando.

Martín lo sabía. Lo había estudiado, como Micaela, en una materia de la facultad que en la auditora nunca había necesitado, porque en la auditora los clientes pagaban. Liquidaron Horizonte Viajes ese mes, como todos los meses.

---

Fue a ver al señor Carrizo a la agencia, un martes a las diez de la mañana, sin avisar. La agencia era un local de la avenida con pósters de playas en las paredes, un mostrador con dos computadoras y un escritorio al fondo, detrás de un vidrio, donde Carrizo hablaba por teléfono con los pies sobre una silla. Lo recibió con una sonrisa amplia y lo hizo sentar.

Martín le dijo, sin rodeos, que debía cinco meses de abono, mil cincuenta dólares.

—Ya sé —dijo Carrizo, sin dejar de sonreír—. Te pago, Martín, quedate tranquilo. Pero te explico cómo funciono, para que me entiendas. Este año fue duro. Cada mes tengo una lista de lo que hay que pagar y no me alcanza para todo. Pago primero al fisco, porque si no le pago me multa. Después los sueldos, porque si no les pago se van. Después los proveedores, porque si no les pago no me venden. Y a vos te pago último. —Abrió las manos, con naturalidad—. Porque vos no me multás, no te vas y me seguís presentando las declaraciones igual. Lo dice tu código de ética.

Martín se quedó callado un momento. Carrizo tenía razón, y lo había entendido mejor que él. Durante cinco meses, el estudio le había financiado la agencia, y el señor Carrizo sabía exactamente por qué.

Esa tarde, Martín redactó su primera carta de baja. La escribió con cuidado, porque tenía que ser correcta: que el estudio dejaba de prestarle servicios a Horizonte Viajes en treinta días; que durante esos treinta días seguía presentando las obligaciones que vencieran; que la documentación de la empresa estaba a disposición del nuevo contador, con un inventario; que al terminar el plazo se revocaban las autorizaciones que el estudio tenía para operar en nombre de la empresa ante el fisco; y que la deuda de mil cincuenta dólares seguía vigente. La mandó por correo certificado y por mensaje.

Carrizo llamó a la mañana siguiente, a las nueve y cuarto.

—¿En serio me dejás? ¿Y quién me presenta el diecinueve?

—Yo, hasta el plazo —dijo Martín—. Después, el contador que consigas.

Carrizo pagó los mil cincuenta dólares ese mismo día, por transferencia, y pidió que el estudio siguiera. Martín dijo que sí, con una condición nueva, que ya estaba pensando para todos.

---

Las condiciones nuevas las armó con Doña Amanda y con Micaela en marzo, y empezaron a regir en abril para todos los clientes, nuevos y viejos.

El abono se pagaba por mes adelantado, no vencido: el estudio trabajaba en abril sobre lo pagado en abril, y no sobre una promesa. Los clientes que adhirieran al débito automático o a una transferencia programada tenían un tres por ciento de descuento. Doña Amanda tenía un calendario de cobranza, escrito, igual para todos: el día uno, la factura; el día cinco, si no estaba pagada, un recordatorio por la línea del estudio; el día diez, una llamada, con su voz y sus preguntas por la familia; el día veinte, un aviso formal. Con dos meses sin pagar, el estudio dejaba de hacer trabajos fuera del abono y le avisaba al cliente por escrito. Con tres, la carta de baja, con su plazo de treinta días, como la de Horizonte Viajes.

Doña Amanda escuchó el calendario sin decir nada, con el cuaderno de tapas duras en la falda.

—Gómez Pardo nunca mandó una carta de baja en cuarenta años —dijo al final.

—Gómez Pardo perdía el tres por ciento de lo que facturaba, y nunca lo supo —dijo Martín—. Y no tenía con qué pagarle a Micaela.

Doña Amanda lo pensó. Después abrió el cuaderno, buscó la hoja de un cliente que debía siete meses y le preguntó a Martín si podía empezar por ese.

---

Con los veintiséis de la lista hicieron lo mismo, uno por uno, durante abril y mayo. Doña Amanda los llamó a todos con el calendario nuevo en la mano y les ofreció, a los que quisieran, un plan de pagos de la deuda en cuatro cuotas, sin intereses, si adherían al débito. Nueve pagaron todo en el mes. Ocho entraron en el plan y lo cumplieron. Cinco no contestaron o dijeron que no podían, y recibieron la carta de baja; dos de ellos pagaron dentro del plazo y siguieron. Tres, los que ya se habían ido a otro contador sin avisar, no pagaron nunca: Martín le mandó a cada uno una nota formal con la deuda y la dejó ahí. Mil cuatrocientos dólares que el estudio dio por perdidos.

Hubo un caso que no entró en ninguna de esas columnas. Una de las veintiséis era Ramona Gutiérrez, una costurera de setenta años del barrio de la estación, monotributista desde siempre, que debía cinco meses y no contestaba el teléfono. Doña Amanda fue a verla en persona, porque la conocía de la parroquia, y volvió con la historia: el marido había muerto en el verano, el taller de costura casi no tenía trabajo y la señora pagaba el monotributo con la jubilación, porque le habían dicho que si no lo pagaba perdía la obra social.

Martín la fue a ver con Doña Amanda un sábado. La casa olía a café y a tela nueva, y había una máquina de coser antigua al lado de la ventana. Le explicó a Ramona que podía darse de baja de la actividad y conservar la obra social por otra vía, y que eso le ahorraba casi todo lo que pagaba por mes. Le hizo el trámite esa semana.

No le cobró la deuda ni el trámite. Pero no lo hizo a escondidas ni según el humor del día: lo escribió en la ficha de la clienta, con la fecha, el motivo y su firma, en una sección nueva del cuaderno de Doña Amanda que se llamó excepciones. Martín decidió que el estudio iba a tener excepciones, y que cada una iba a estar escrita, con un nombre y una razón, para que nadie confundiera nunca más una excepción con una costumbre.

Ramona le mandó a Doña Amanda, para el estudio, un mantel bordado con las iniciales E. A. Doña Amanda lo puso en la mesa de reuniones, y ahí se quedó.

En diciembre del tercer año, Doña Amanda hizo la lista otra vez, sin que nadie se lo pidiera. Cinco clientes debían más de un mes. Ninguno, tres. El setenta y dos por ciento de los clientes pagaba por débito o transferencia programada. Lo que el estudio perdía por clientes que no pagaban había bajado del tres al uno por ciento de lo facturado. Y los días que pasaban entre que el estudio facturaba y cobraba, que Martín nunca había medido y que Micaela calculó para la ocasión, habían bajado de cuarenta y ocho a doce.

Horizonte Viajes pagaba por débito, el día dos de cada mes. Noelia seguía mandando la documentación dos días antes de la fecha de corte.

Lo que Nova vio

La frase del señor Carrizo es la más honesta del libro, y la más útil. Explica algo que muchos profesionales sienten sin poder decirlo: los clientes con poca plata ordenan sus pagos por consecuencias, y el contador queda último porque su consecuencia es la más lenta. El fisco multa, los empleados se van, los proveedores dejan de vender. El contador, por su propia ética, sigue presentando. Carrizo no es un estafador; es un comerciante que leyó bien las reglas del juego, mejor que Martín.

Me interesa mucho que Micaela frene a Martín con la responsabilidad profesional, porque es la particularidad de este rubro y la razón por la que la morosidad es más cara en un estudio que en casi cualquier otro negocio. Un comercio deja de venderle al que no paga; un estudio no puede dejar de presentar sin aviso, sin plazo y sin entregar la documentación. Eso no significa que no se pueda dar de baja a un cliente: significa que hay que hacerlo bien, con una carta, un plazo y un inventario. La carta de baja no es una amenaza; es el procedimiento correcto.

El abono por adelantado es la decisión más importante del capítulo, y la más simple. Mientras el estudio cobraba a mes vencido, financiaba a todos sus clientes un mes como mínimo, y a los que no pagaban, todos los meses que tardara en darse cuenta. Por adelantado, el estudio trabaja sobre lo cobrado. El débito con descuento hace que pagar sea lo más fácil, y el calendario de cobranza de Doña Amanda hace que nadie tenga que decidir cada mes, según su humor, si llama o no.

Y la reacción de Doña Amanda, que pide empezar por el cliente que debe siete meses, muestra que la teoría de ya va a pagar no era convicción: era falta de una regla que la respaldara.

Lo que hay que saber

La morosidad de un estudio cuesta más de lo que parece. Además de lo que no se cobra, el estudio trabaja todos los meses para el cliente que no paga, y no puede dejar de hacerlo sin aviso. Las horas, el riesgo profesional y el financiamiento se suman a la deuda. Medir los días de cobro y el porcentaje que no se cobra, una vez por mes, es la forma de verlo. Por qué una empresa con ganancias puede quedarse sin caja, en Flujo de caja.

El abono por adelantado y el débito. Cobrar el mes antes de trabajarlo, y facilitar el pago con un débito automático o una transferencia programada, con un pequeño descuento si conviene, cambia la posición del estudio: deja de financiar a los clientes. Límites, vencimientos, recordatorios y conciliación, en Cuentas corrientes y cobranzas.

Un calendario de cobranza escrito. Factura, recordatorio, llamada, aviso formal, suspensión de trabajos extra, baja: con fechas fijas, iguales para todos, y una persona responsable. El calendario saca la decisión del humor del día y de la vergüenza de cobrar.

Dar de baja a un cliente, bien. En casi todos los países, un contador que deja de atender a un cliente tiene que avisarle con un plazo razonable, seguir cumpliendo las obligaciones que venzan en ese plazo, poner la documentación a disposición del nuevo profesional y retirar las autorizaciones que tenía para operar en su nombre. Las normas exactas son de cada consejo profesional; conviene conocerlas antes de necesitarlas.

Para tu negocio

Hacé la lista de tus clientes que deben dos meses o más, con el monto y la antigüedad. Calculá qué porcentaje de lo que facturaste el último año no cobraste y cuántos días pasan, en promedio, entre que facturás y cobrás. Contestá por escrito: ¿cobrás por adelantado o vencido, quién decide cuándo se llama a un cliente que no paga, y tenés escrita una carta de baja que cumpla con las reglas de tu profesión?

Qué registrar desde hoy

• Los días de cobro y el porcentaje no cobrado, una vez por mes.
• El estado de cada cliente en el calendario de cobranza.
• Los clientes adheridos al débito o a la transferencia programada.
• Cada carta de baja, con su fecha, su plazo y lo que se entregó.

La enseñanza

El cliente con poca plata le paga último al contador, porque el contador no multa y sigue presentando. El abono por adelantado, el débito y una carta de baja bien hecha le devuelven al estudio un lugar en la fila.

Lo que sigue

En el capítulo 8, el error caro: Don Ballesteros manda los papeles de su sociedad de transporte un día después del vencimiento de la declaración anual, en plena cosecha, el estudio presenta tarde, llega una multa de tres mil ochocientos dólares, y Martín la paga para no perder a su mejor cliente.