El abono que se recalcula solo

Libro 10 · Parte IV · Capítulo 13. Anterior: El cuaderno de la portería. Índice del libro: Lo absorbemos.

Amelia Leguizamón llamó a la tintorería un martes de abril del séptimo año, a las ocho de la mañana, como había llamado a la cocina de La Ribera seis años antes.

—Salió la paritaria anoche —dijo—. Nueve por ciento desde abril.

—Ya sé —dijo Zulma—. Fijate el correo: tenés la escala para confirmar. Lo demás está listo.

Hubo un silencio en el teléfono. Después Amelia se rió, una risa corta que Zulma no le había escuchado nunca en seis años.

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El sistema había tardado seis meses en armarse, de octubre del sexto año a marzo del séptimo, y había empezado por la lista que Zulma y Liliana escribieron en la oficina de Amelia: lo que tenía que pasar con una hora de trabajo para que nadie tuviera que volver a escribirla. Liliana buscó durante un mes. Los programas de sueldos que le mostraron liquidaban bien pero no sabían qué era un sitio; los de gestión de servicios sabían de órdenes de trabajo pero no de convenios ni de suplencias. Al final, Zulma y Liliana se sentaron con un equipo que armaba sistemas a medida para empresas de servicios, les llevaron la lista, la hoja de la hora con la celda amarilla, el cuaderno de tapa dura de Mirta y las planillas de costo por sitio, y les dijeron por dónde empezar.

—Por la hora —dijo Zulma—. Todo lo demás sale de la hora.

La primera parte que funcionó fue la del sitio. En cada cuartito de productos, adentro de la puerta, al lado de la hoja de lo que no se tocaba, quedó pegado un código impreso en un plástico duro, uno por sitio. La titular, al llegar, lo leía con la cámara del teléfono y tocaba entrada; al irse, salida. Una suplente lo leía y elegía, de una lista, a quién cubría. Si en el sitio se hacía algo que no estaba en el abono, había un botón, fuera del abono, que pedía dos cosas: qué y quién lo pidió. Y esa tarea no se hacía hasta que la supervisora de la zona le mandara al cliente el precio y el cliente dijera que sí.

Ocho de las ciento veinte personas no tenían un teléfono que leyera el código. La empresa les compró uno, sencillo, con datos, y Herminia, que era la supervisora nueva y la más grande de todas, pasó una semana entera enseñando a usarlos en los sitios, de noche, con la paciencia con que había enseñado el hall de mármol del Atalaya.

En el Belvedere, Don Celedonio pidió ver lo que marcaban las titulares. El sistema le daba a cada cliente una pantalla con las entradas y salidas de su sitio, y Liliana le dio una a él. Durante un mes, Don Celedonio comparó cada día la pantalla con su cuaderno de tapas azules. El último día del mes llamó a Dalma para decirle que coincidían, minuto más, minuto menos. Siguió llevando el cuaderno igual.

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La segunda parte fue la que más le importaba a Zulma, y la que más trabajo dio: el cotizador de abonos.

Cada sitio pasó a tener, en el sistema, lo mismo que tenía en la cabeza de Zulma y en las hojas de Liliana: las tareas, con su frecuencia y sus horas; los turnos, con cuántas horas eran de noche, de domingo o de feriado, que el convenio pagaba distinto; los insumos por hora, sacados de las planillas de Mirta; la parte de supervisión y de suplencias; el margen que se había cotizado. Y el tipo de contrato: con ajuste por convenio, a precio firme, o sin contrato.

Arriba de todo, una sola tabla: la escala salarial del convenio, con sus categorías y sus adicionales. La celda amarilla de Amelia, convertida en una tabla que alimentaba sesenta y un abonos.

Encima de eso trabajaba el primero de los agentes que tuvo Insaurralde Servicios, el que Liliana bautizó el de las paritarias. Cuando salía una paritaria, Liliana le daba la escala nueva, publicada por el sindicato y la cámara de empresas; el agente la cargaba en la tabla y se la mandaba a Amelia para que la confirmara, porque una escala mal cargada cambiaba sesenta y un precios. Mientras tanto recalculaba, en borrador, el costo de la hora de cada sitio, aplicaba lo que decía cada contrato y preparaba, para cada cliente con ajuste, el aviso con el porcentaje, la escala adjunta y el precio desde ese mes. Nada salía hasta que Amelia confirmara la escala. Y los avisos no salían solos: los mandaba Liliana, después de que Zulma los mirara.

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La paritaria del nueve por ciento salió un lunes a las diez de la noche. A las once, Liliana, que la estaba esperando, se la pasó al agente desde su casa. A las once y cuarto, a Amelia le llegó la escala para confirmar, y no la vio hasta la mañana. A las seis, el agente ya había dejado en la pantalla de Zulma todo lo demás, en borrador, esperando esa confirmación.

Zulma lo miró de pie, en la oficina de la tintorería, con la campera puesta, antes de que llegara nadie.

Sesenta y un sitios. Cincuenta y nueve avisos listos, cada uno con su número. Seis años antes, la carta de una paritaria le había llevado a Liliana dos semanas, y la de la terminal, cuatro veces, una respuesta de dos líneas.

Y al final de la lista, dos renglones en rojo.

Estudio jurídico Bertolini. Sin contrato. Precio por hora: 9,00. Costo de la hora desde abril: 15,40. Diferencia absorbida desde el segundo año: USD 41.300.

Cámara de Comercio del Puerto. Sin contrato. Precio por hora: 8,60. Costo de la hora desde abril: 15,40. Diferencia absorbida desde el segundo año: USD 27.900.

El agente no sabía nada de los palitos de Mirta. No sabía que el abogado le había dado su primer trabajo, ni que dejaba facturas para el turno noche los viernes, ni que la Cámara había dejado constancia de su agradecimiento en un acta. Sabía que eran dos sitios sin cláusula de ajuste, y había hecho la cuenta que Zulma no había querido hacer en seis años: cada mes, desde el segundo año, la diferencia entre lo que costaba la hora y lo que se cobraba. Con las dos rebajas a medias que Zulma les había hecho en el cuarto y en el quinto año, que habían llevado al abogado de seis a nueve dólares y a la Cámara de seis a ocho con sesenta.

Sesenta y nueve mil doscientos dólares entre los dos. Más que la terminal.

Zulma se sentó. Liliana llegó a las siete y media y la encontró ahí, con la campera puesta y la pantalla abierta.

—¿Mando los cincuenta y nueve cuando confirme Amelia? —preguntó Liliana.

—Mandalos —dijo Zulma—. Los dos rojos son míos.

Amelia confirmó la escala a las ocho y veinte, después de colgar el teléfono. A las nueve, los cincuenta y nueve avisos estaban en los correos de los clientes.

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Los otros agentes llegaron en los meses siguientes, de a uno, cada uno con una persona que decidía lo que el agente preparaba.

El de la cuadrilla miraba, a las cinco y cuarto de cada mañana y a las once y cuarto de cada noche, qué sitios no tenían una entrada marcada. Si faltaba alguna, le avisaba a Dalma con el nombre de la titular, si había avisado o no, y las dos suplentes que conocían ese sitio y estaban libres. Dalma decidía a quién mandar. Antes, las ausencias sin aviso se descubrían cuando llamaba el encargado del edificio.

La primera semana, el agente avisó a las cinco y cuarto que el Atalaya no tenía entrada, y Dalma mandó a una suplente en remís. Cuando la suplente llegó, Celia estaba pasando el mopa por el hall desde las cinco menos cinco: se le había quedado sin batería el teléfono y no había podido leer el código. Las dos terminaron el hall juntas, y la suplente se volvió a la tintorería. Desde ese día, Dalma llamaba a la titular antes de mandar a nadie, y en cada cuartito quedó, al lado del código, una planilla de papel para los días sin batería, que la supervisora pasaba al sistema esa misma mañana. Se usaba dos o tres veces por mes.

El de los extras tomaba cada tarea marcada como fuera del abono y armaba el precio con los valores del cotizador de ese sitio: las horas, el turno, los insumos. La supervisora lo revisaba y se lo mandaba al cliente. Cuando el cliente decía que sí, la tarea iba a la factura del mes, sola. Las seis de cada cien horas pagadas que no llegaban a una factura, que Liliana había encontrado en mayo del sexto año, eran una y media de cada cien en septiembre del séptimo.

Y el de los clientes contestaba las preguntas que antes llegaban al correo de Liliana: a qué hora había entrado la titular el martes, cuántas horas se habían hecho en el mes, si el pulido del sábado estaba facturado. Contestaba con lo que decía el sistema y nada más. Si la pregunta era un reclamo, lo anotaba y se lo pasaba a la responsable de ese cliente, que tenía el mismo día para contestar.

La regla la escribió Zulma en el pizarrón de la tintorería, al lado del de los sitios, con letra grande: Los agentes preparan. Los precios los decido yo, las suplentes las elige Dalma, las cartas las manda Liliana.

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En septiembre del séptimo año, con la segunda paritaria del año, el seis por ciento, el agente de las paritarias preparó cincuenta y nueve avisos en cuarenta minutos. Ningún cliente contestó con la cláusula 14.3 de nada. Dos preguntaron por la escala y la tenían adjunta.

Los dos renglones rojos seguían ahí, al final de la lista, con el número de abajo un poco más grande que en abril. Zulma no los había tocado todavía. Le había dicho a Liliana que los dos rojos eran suyos, y Liliana, que la conocía, no le había preguntado más.

Lo que Nova vio

El sistema de Insaurralde Servicios hace muchas cosas, pero la que lo hace de este rubro y no de otro es la tabla de arriba de todo: la escala del convenio, alimentando sesenta y un abonos. En una empresa de limpieza, casi todo el costo cuelga de un número que la empresa no decide y que cambia dos o tres veces por año. Un sistema que no sabe eso puede liquidar sueldos y emitir facturas, y aun así dejar a la empresa haciendo cada paritaria a mano, dos semanas por vez, con el riesgo de olvidar a alguien. Con la escala en una tabla y cada contrato con su tipo de ajuste, una paritaria se convierte en una mañana.

Lo que más me interesa del capítulo son los dos renglones rojos. El agente no hizo nada que Zulma no hubiera podido hacer: restó, mes por mes, lo que costaba la hora y lo que se cobraba, durante cinco años, para dos sitios. Zulma no lo había hecho porque no quería ver el número, y el número era más grande que el de la terminal. Un sistema bien armado no tiene cariño por nadie: pone en rojo lo que está en rojo, aunque sea el estudio del abogado que dio el primer trabajo. Lo que se hace con ese rojo, en cambio, lo decide una persona, y por eso Zulma dijo los dos rojos son míos.

Y fíjense en el orden. Primero la hora, registrada una vez en el sitio; después el cotizador, con cada sitio descrito como Zulma lo tenía en la cabeza; recién después los agentes, cada uno con alguien que decide. El primer agente no fue el que más tareas ahorraba, sino el que atacaba el problema que más plata le había costado a la empresa en seis años.

Lo que hay que saber

El sistema de una empresa de limpieza. El registro de horas en cada sitio, con un código y el teléfono de quien trabaja; los sitios, con sus tareas, turnos, insumos y tipo de contrato; el cotizador de abonos alimentado por la escala del convenio; los extras con precio antes de hacerse; la liquidación de sueldos y la facturación saliendo del mismo registro; el costo y el margen de cada sitio; la pantalla de cada cliente con las horas de su sitio. En el centro, el cotizador. Por qué el cotizador es el corazón de un sistema de gestión y cómo se alimenta de los costos reales, en la guía de la Escuela sobre el cotizador.

El primer agente es el del problema más caro. Sobre un sistema que ya tiene los datos ordenados, los agentes de IA preparan el trabajo que se repite: recalcular abonos con cada paritaria, avisar ausencias con las suplentes posibles, poner precio a los extras, contestar preguntas de los clientes con lo que dice el registro. Cada uno tiene una persona que decide lo que el agente prepara. El orden importa: la empresa ordenada en un sistema primero, los agentes después, con permisos que crecen a medida que demuestran que funcionan, como lo explica Primero el sistema, después los agentes.

Si tu empresa de limpieza quiere uno. No hace falta armarlo entero de una vez. En IAPlace, con las empresas de servicios con personal en sitios de clientes, solemos empezar por dos piezas: el registro de horas en el sitio y el cotizador atado al convenio, porque son las que aparecen primero en la plata, en las horas que no se facturaban y en los aumentos que nadie trasladó.

Para tu negocio

Si tenés una empresa de limpieza o de servicios con personal de convenio, tomá la última paritaria de tu actividad y anotá cuántos días pasaron desde que salió hasta que el último de tus clientes recibió el aviso del aumento, y cuántos clientes no lo recibieron nunca. Contestá por escrito: ¿dónde tenés escrita la escala del convenio y cuántos precios cuelgan de ella, qué tipo de contrato tiene cada uno de tus clientes, cuál sería tu primer agente si tuvieras uno, y cuál es tu renglón rojo, ese que nunca quisiste calcular?

Qué registrar desde hoy

• La escala del convenio vigente, con su fecha, en un solo lugar.
• El tipo de contrato de cada sitio: con ajuste, a precio firme o sin contrato.
• Las horas de cada sitio, marcadas en el sitio al entrar y al salir.
• Los días entre cada paritaria y el aviso a cada cliente.
• Lo que prepara cada agente y lo que decide cada persona.

La enseñanza

En limpieza, casi todo el precio cuelga de una escala que la empresa no decide; con esa escala en una tabla que alimenta cada abono, una paritaria se resuelve en una mañana, y lo que el sistema pone en rojo, aunque sea el cliente más querido, ya no se puede dejar de ver.

Lo que sigue

En el capítulo 14, el tablero de los viernes tiene diez números y uno de ellos se llama absorbido. Zulma va a ver al abogado Bertolini con un papel en la mano y una frase que esta vez no piensa decir.