El cotizador: el corazón del sistema

Libro El ERP completo, capítulo 7. Anterior: CRM y pipeline. Índice en la Escuela.

Al terminar este capítulo vas a poder:

1. Explicar por qué el cotizador es el módulo que define al sistema entero, y en qué nivel (lista, variables, proceso, configurador) está tu empresa.
2. Leer una cotización con el costo real desglosado debajo del precio y el margen a la vista, y aplicar la política con autorización.
3. Listar qué datos necesita el cotizador de maestros, compras, producción y stock, y qué deja guardado para el resto del sistema.
4. Usar la comparación cotizado contra real para corregir estándares y precios.

El caso: Aberturas Giménez, la planilla de cada vendedor

Aberturas Giménez, la fábrica de ventanas y puertas de aluminio del libro de administración (capítulo 8), cotiza 120 trabajos por mes. Hasta el año pasado, cada vendedor tenía su planilla: la de Paula calculaba el vidrio por metro cuadrado con un precio de hace ocho meses; la de Tomás no cargaba la colocación si el cliente "la hacía con su gente", y después la hacía la cuadrilla igual; ninguna de las dos tenía los indirectos del taller. Una cotización tardaba dos días porque había que preguntarle al taller cuánto llevaba cada cosa, y el margen "teórico" del 23 % que Rubén creía tener era, trabajo terminado y contado, del 14 %.

El mes que lo midieron encontraron un pedido de seis ventanas cotizado sin el recargo del vidrio doble (USD 900 de diferencia), tres trabajos con herrajes que habían subido 30 % desde que se cargó el precio, y once cotizaciones enviadas por debajo del costo completo sin que nadie lo supiera, porque nadie lo veía. No era un problema de vendedores: era que el costo real no estaba debajo del precio.

El cotizador que construyeron después es de nivel 4: un modelo de producto con opciones y restricciones (tipo de abertura, medidas, vidrio, herrajes, color, colocación) que calcula materiales con merma a precio vigente, tiempos estándar por etapa, indirectos por hora y muestra el margen antes de enviar. Una cotización lleva veinte minutos; el margen real del semestre siguiente fue 21 %. Siete puntos sobre USD 72.000 de ventas mensuales son USD 5.000 por mes, y es por esto que, cuando hay que explicar qué hace un sistema por una empresa, el primer módulo que se muestra es este.

1. Por qué el cotizador define al sistema

Hay una razón administrativa y una técnica. La administrativa: el margen de un trabajo se decide cuando se cotiza, no cuando se produce. Todo lo que pasa después (comprar, fabricar, entregar, cobrar) puede empeorar un margen; nada lo mejora. El cotizador es el único lugar donde la empresa todavía puede decir que no, o decir otro precio.

La técnica: no hay dos cotizadores iguales, porque no hay dos empresas que produzcan igual. El módulo de facturación de una metalúrgica y el de una distribuidora son casi el mismo; sus cotizadores no se parecen en nada. Por eso el cotizador es lo que más pesa cuando se calcula cuánto cuesta construir un sistema a medida (a medida, genérico o mezcla) y por eso el nivel del cotizador es el primer dato que un buen relevamiento pregunta (los cuatro niveles y el precio).

La disciplina viene de lejos. Estimar un trabajo antes de hacerlo es la profesión del quantity surveyor británico del siglo XIX, que medía la obra sobre el plano para fijar el precio antes de poner un ladrillo; es el costeo por órdenes de la contabilidad industrial (capítulo 7 de Administrar); y en su nivel más alto, es la configuración de productos complejos, que la industria del software resolvió primero para computadoras: el sistema R1/XCON de Digital Equipment, descrito por John McDermott en 1982, armaba la configuración de cada pedido de un computador VAX a partir de reglas, porque los vendedores se equivocaban en las combinaciones. Los configuradores comerciales de hoy (CPQ: configurar, cotizar, presupuestar) son los nietos de esa idea, y una carpintería de cinco personas puede necesitar uno.

2. El costo real debajo del precio

La regla del módulo es una: ningún precio sin su costo al lado. El costo se arma con las piezas del libro de administración: materiales con merma a precio vigente, mano de obra por tiempos estándar, terceros, flete y los indirectos repartidos con una tasa (costo directo y margen; los sistemas de costeo y la tasa están en el capítulo 7 de ese libro). El precio sale de la lista con sus condiciones (fijar precios, capítulo 8), y entre los dos aparece el margen, en plata y en porcentaje.

Lo que la pantalla hace con eso:

• Muestra el costo desglosado, no un número: material, mano de obra, máquina, terceros, flete, indirectos. Así el vendedor entiende de dónde sale, y el técnico puede discutir una línea.
• Marca el margen contra la política: verde por encima del objetivo, amarillo entre el objetivo y el mínimo, rojo por debajo del mínimo.
• Si el vendedor baja el precio, recalcula el margen al instante y, si cruza el mínimo, pide autorización de quien corresponda (el nivel de autorización del capítulo 8 de Administrar) y deja registro: quién, cuánto, por qué.
• Guarda el costo cotizado con la cotización, para compararlo con el real cuando el trabajo termine.

Esto convierte la política de precios de una frase en una regla que se aplica sola, y es lo que un cotizador en planilla no puede hacer: la planilla calcula; no sabe la política, no pide autorización, no guarda el costo para después.

3. Los cuatro niveles

Nivel 1 · Lista de precios. El producto tiene un precio; el presupuesto es cantidad por precio, con listas por cliente, condiciones (plazo, volumen, forma de pago) y vigencias. Distribuidoras, comercios, mayoristas. Lo que el sistema necesita: maestros de productos y listas limpias (capítulo 2), y el costo de reposición vigente al lado de cada precio para que el margen sea real.

Nivel 2 · Por variables. El precio sale de parámetros: metros cuadrados, horas, personas, kilómetros, días, invitados. Servicios, estudios, cuadrillas de limpieza o mantenimiento, eventos, transporte. Lo que necesita: tarifas por variable, mínimos, y reglas (horario nocturno, fin de semana, distancia, urgencia). El costo real también sale de las variables: horas por persona a su costo, kilómetros a costo por kilómetro.

Nivel 3 · Por proceso. El precio sale de las etapas que lleva hacer el trabajo: materiales con desperdicio, tiempo de cada máquina y de cada sección, terceros, flete, y los indirectos por hora. Metalúrgicas, gráficas, fábricas con fórmulas, constructoras. Lo que necesita: rutas de producción con tiempos estándar por etapa, costo por hora de máquina y de sección, mermas por material, precios de insumos vigentes desde compras. Es el nivel donde más plata se pierde cotizando a ojo y donde un sistema recupera su costo más rápido.

Nivel 4 · Configurador. El producto se arma eligiendo opciones con restricciones: si la abertura es corrediza no admite tal herraje; si el vidrio es doble cambia el perfil y el tiempo de armado; si es acero inoxidable cambia la soldadura. Cada combinación tiene su costo y su ruta. Aberturas, muebles a medida, maquinaria, packaging complejo. Lo que necesita: un modelo de producto con reglas, además de todo lo del nivel 3.

Dos advertencias. El nivel lo define cómo produce la empresa, no su tamaño: una distribuidora con 5.000 productos es nivel 1; una carpintería de tres personas puede ser nivel 4. Y modelar un nivel más alto del que el negocio tiene es el error más caro de implementación: se paga en horas de construcción y en capacitación, y nadie lo usa. Uno más bajo se paga en cada cotización.

4. Lo que el cotizador necesita de los otros módulos

El cotizador no calcula nada que no esté registrado en otro lado. Por eso es el módulo que más depende de que el resto exista:

• Maestros limpios (capítulo 2): productos e insumos con unidad y precio vigente, clientes con condición y lista.
• Compras: el último precio pagado por cada insumo, no el de hace ocho meses. Es el dato que más envejece y el que más margen se come en silencio.
• Producción: los tiempos estándar por etapa, y los tiempos reales que los corrigen.
• Stock: qué hay y qué hay que comprar, para prometer una fecha que se pueda cumplir.
• Cuentas corrientes: si el cliente debe o paga tarde, aparece antes de cotizarle, no después de entregar.
• CRM (capítulo 6): la oportunidad calificada entra con cliente y pedido cargados; el presupuesto vuelve a la oportunidad como estado.

Y lo que devuelve: el presupuesto aceptado se vuelve orden de venta y orden de trabajo sin retipear, con el costo cotizado guardado. Un cotizador en planilla, aunque calcule bien, rompe exactamente esto: la planilla no sabe el precio de compras de ayer, no reserva stock, no genera la orden, y el sistema nunca se entera de cuánto se cotizó.

5. Cotizado contra real: el motor de mejora

Cada trabajo terminado muestra lo que se cotizó y lo que costó, etapa por etapa: material cotizado contra consumido, horas estándar contra reales, terceros presupuestados contra facturados. Es el costeo estándar con sus desvíos (capítulo 7 de Administrar) aplicado a cada trabajo, y es el motor de mejora de la empresa:

• Un desvío aislado es un problema del trabajo (un retrabajo, un insumo que llegó mal).
• Un desvío repetido es un estándar equivocado: si el pintado siempre lleva un 30 % más de lo cotizado, el estándar está mal y todos los presupuestos están subcotizados. Se corrige el estándar, y la próxima cotización sale bien.
• Un desvío de precio de material es compras: el precio vigente no estaba vigente.

Sin sistema, esta comparación no existe, porque el costo cotizado no se guardó en ningún lado comparable. Con sistema, sale sola cada vez que se cierra una orden, y es el reporte que más cambia cómo cotiza una empresa en seis meses.

6. El agente que arma el borrador, con supervisión

Sobre un cotizador con modelo de producto y estándares, un agente de IA puede armar el borrador de la cotización a partir del pedido del cliente: un email, un mensaje, un plano, una lista. Identifica el producto o las etapas, propone cantidades y opciones según el histórico de ese cliente y de trabajos parecidos, y arma el presupuesto con el costo real debajo. El vendedor o el técnico lo revisa, corrige lo que haga falta y lo manda. Lo que el agente nunca hace solo: fijar un precio fuera de política, aceptar un trabajo, prometer una fecha.

El valor está en el tiempo y en la consistencia: en Giménez, el borrador llega en minutos y con todas las líneas (vidrio, herrajes, colocación, flete), que es exactamente lo que las planillas olvidaban. La regla de autonomía es la de todo el libro (primero el sistema, después los agentes): el agente propone sobre datos del sistema, una persona confirma, y la autonomía se amplía solo donde hay historial de aprobaciones.

Ejemplo resuelto: una cotización de Giménez, línea por línea

Pedido. Una ventana corrediza de 1,5 × 1,2 metros, vidrio doble (DVH), herrajes reforzados, color blanco, con colocación.

Configuración (nivel 4). El modelo de producto resuelve: perfil de línea pesada (la corrediza con DVH no admite línea liviana), 6,2 metros lineales de perfil con 8 % de merma, 1,8 m² de DVH, juego de herrajes reforzados, 3,5 horas de taller (corte, armado, vidriado) y 1,5 horas de colocación.

Costo real. Perfil: 6,2 m × 1,08 × USD 44,4 = USD 297,3. DVH: 1,8 m² × USD 85 = 153,0. Herrajes: 62,0. Mano de obra de taller: 3,5 h × USD 12 = 42,0. Colocación: 1,5 h × USD 14 = 21,0. Indirectos de taller: 3,5 h × USD 18 = 63,0. Costo completo: USD 638,3.

Precio y margen. Lista: precio objetivo con 23 % de margen sobre el precio: 638,3 / 0,77 = 829, redondeado a USD 830. Margen: 191,7. El cliente dice que otro le cotizó 760. Si Paula pone 760, el sistema muestra: margen 121,7, 16 %, debajo del mínimo del 18 %: pide autorización de Rubén con el motivo. Rubén mira la cuenta corriente del cliente (paga a 30 días, compró tres veces) y el pipeline (el cliente tiene una obra de ocho aberturas en negociación) y autoriza 760 por esta ventana con la condición de que la obra se cotice a lista: queda registrado.

Al aceptar. La orden de venta nace con el precio y las condiciones; la orden de trabajo con las etapas y los 3,5 h estándar; el costo cotizado (638,3) queda guardado. Tres semanas después, la orden cierra con 4,2 horas de taller reales y el mismo material: desvío de 0,7 h (USD 8,4 de mano de obra más USD 12,6 de indirectos). Una sola vez, es un dato; si las corredizas con DVH dan 4,2 horas en ocho de diez órdenes, el estándar pasa a 4,2 y la próxima cotización sale a USD 856.

Ejercicios

Ejercicio 1 · Diseño: el nivel de cada empresa y lo que tiene que cargar primero

Para cada empresa de la Escuela, decí el nivel de cotizador y los tres datos que hay que tener limpios antes de que el módulo sirva: Distribuidora Lamas (repuestos, unos 2.100 artículos), un estudio de ingeniería que cobra por hora y por visita, Metalúrgica Ribera (estructuras por plano) y Aberturas Giménez.

Solución

Lamas: nivel 1. Maestro de artículos con unidad y costo de reposición vigente; listas por tipo de cliente con condiciones; cuenta corriente y límite por cliente. Lo que no necesita: rutas ni tiempos.

Estudio de ingeniería: nivel 2. Tarifas por hora por categoría (ingeniero, técnico, dibujante) con su costo; reglas de visita (distancia, viáticos, mínimo); mínimos por tipo de trabajo. El margen sale de horas cotizadas a tarifa contra horas reales a costo.

Ribera: nivel 3. Rutas por tipo de estructura con tiempos estándar por etapa (corte, soldadura, pintura, montaje); costo por hora de cada sección con indirectos; precio vigente del acero y merma por tipo de corte. Es donde "20 horas que siempre son 26" cuesta más.

Giménez: nivel 4. Todo lo de Ribera, más el modelo de producto: opciones (tipo, medidas, vidrio, herrajes, color, colocación) con sus restricciones y el efecto de cada una en material, tiempo y ruta. Se construye con el taller en la mesa, opción por opción, y se prueba contra veinte cotizaciones viejas antes de usarlo.

Ejercicio 2 · Cálculo: una cotización de nivel 3 en Metalúrgica Ribera

Una estructura lleva 120 kg de acero a USD 5,40 el kilo con 8 % de merma, 20 horas de taller (corte y soldadura) a USD 10 la hora, 4 horas de pintura tercerizada a USD 25, flete USD 60 y una tasa de indirectos de USD 9 por hora de taller. La política de Ribera es 25 % de margen objetivo sobre el precio y 18 % de mínimo. Calculá el costo completo, el precio objetivo, y qué pasa si el vendedor cotiza USD 1.400 como siempre.

Solución

Acero: 120 × 1,08 × 5,40 = USD 699,8. Taller: 20 × 10 = 200. Pintura: 100. Flete: 60. Indirectos: 20 × 9 = 180. Costo completo: USD 1.239,8.

Precio objetivo: 1.239,8 / 0,75 = USD 1.653. Si el vendedor cotiza los USD 1.400 de siempre: margen 160,2, 11,4 %, debajo del mínimo: el sistema pide autorización. Lo que la pantalla le muestra al dueño es que la lista de USD 1.400 es de cuando el acero valía 5,00 y no había merma cargada: no es una excepción para autorizar, es la lista que hay que actualizar. Es el caso típico del primer mes con cotizador: la mitad de las autorizaciones pedidas no son excepciones, son precios viejos.

Ejercicio 3 · Análisis: cotizado contra real en Gráfica del Oeste

En el último trimestre, de 40 órdenes de packaging, 31 cerraron con la etapa de troquelado un 35 % por encima de las horas cotizadas; el material dio un 2 % por debajo; la impresión, igual. El margen cotizado promedio era 30 % y el real, 24 %. ¿Qué se corrige, y cuánto cambia el precio?

Solución

Un desvío en 31 de 40 órdenes es el estándar, no las órdenes: el tiempo estándar de troquelado está mal (o cambió el proceso y nadie actualizó). Se mide el real de las 31, se fija el estándar nuevo y se revisa si hay una causa de proceso (preparación de la troqueladora, cambios de matriz) que valga la pena atacar. El material está bien (un 2 % a favor puede ser una merma cargada en exceso: se ajusta). La impresión está bien.

Efecto en el precio: si el troquelado era el 20 % del costo de un packaging típico, un 35 % más en esa etapa sube el costo un 7 %; con un margen objetivo del 30 %, el precio sube un 7 % también (precio = costo / 0,70). No es "aumentar": es dejar de cotizar con un dato equivocado. Y la diferencia entre 30 % cotizado y 24 % real que el dueño veía en el estado de resultados sin saber de dónde salía, ahora tiene una línea con nombre.

Ejercicio 4 · Para tu empresa

Tomá tu trabajo típico y armá su cotización como la de Giménez: cada material con merma y precio de la última compra, cada etapa con sus horas y su costo por hora, terceros, flete e indirectos con una tasa; abajo, el precio que cobrás hoy y el margen que te queda. Después contestá cuatro preguntas: ¿en qué nivel está tu cotizador? ¿cuántas cotizaciones por día hacés y cuánto tarda cada una? ¿qué dato de los de arriba no tenés registrado en ningún lado? y ¿cuándo fue la última vez que comparaste un trabajo cotizado con lo que costó de verdad? Las respuestas son el relevamiento de tu módulo.

Errores comunes

• Cotizar con costos sin vigencia: el precio de compras de hace ocho meses. El margen se va en silencio.
• Estándares que nadie actualiza: el desvío repetido se trata como mala suerte en vez de corregir el tiempo.
• El cotizador en planilla "porque es más rápido": el sistema nunca sabe el costo cotizado, no reserva stock, no genera la orden, no pide autorización.
• Modelar nivel 4 en una empresa nivel 2: complejidad que nadie usa, pagada en horas y capacitación.
• Un precio sin costo al lado: la política de precios queda como frase, y el vendedor negocia a ciegas.
• Autorizar excepciones sin registro: a los tres meses, todo es excepción y nadie sabe por qué.

Lo que hay que registrar

Lo que el cotizador necesita existe en otros módulos y hay que mantenerlo vivo: precios de insumos desde la última compra; tiempos estándar por etapa, con fecha; tasa de indirectos por hora o por sección; listas de precios con condiciones y vigencia; política de margen (objetivo y mínimo) con niveles de autorización. Y lo que el cotizador mismo deja: cada cotización con su costo desglosado y su margen, las autorizaciones con quién y por qué, y el costo cotizado contra el real por etapa cuando la orden cierra.

Resumen en cinco líneas

1. El margen de un trabajo se decide al cotizar; después solo puede empeorar. Por eso el cotizador es el corazón del sistema y el módulo que más pesa en construirlo.
2. Cuatro niveles (lista, variables, proceso, configurador) según cómo produce la empresa, no según su tamaño; cada nivel exige datos distintos y modelar de más cuesta tanto como modelar de menos.
3. Ningún precio sin su costo al lado: desglosado, con el margen contra la política, autorización con registro cuando se cruza el mínimo, y el costo cotizado guardado.
4. El cotizador vive de los otros módulos (maestros, compras, producción, stock, cuentas corrientes) y les devuelve la orden sin retipear.
5. Cotizado contra real, etapa por etapa, es el motor de mejora: el desvío repetido corrige el estándar; el agente arma el borrador y una persona lo manda.

Preguntas de repaso

1. ¿Por qué Giménez tenía un margen del 14 % creyendo que era del 23 %? Porque el costo real no estaba debajo del precio: vidrio a precio viejo, colocación omitida, indirectos sin cargar, y once cotizaciones debajo del costo que nadie vio. El cotizador puso el costo completo y el margen a la vista; el margen real pasó a 21 %.

2. ¿Qué define el nivel de cotizador de una empresa? Cómo produce: lista de precios (nivel 1), variables como horas o metros (2), etapas de proceso con materiales y tiempos (3), productos configurados con opciones y restricciones (4). No el tamaño ni la cantidad de productos.

3. ¿Qué hace el sistema cuando el vendedor baja el precio por debajo del mínimo? Recalcula el margen al instante, marca que está debajo de la política, pide autorización al nivel que corresponde y registra quién, cuánto y por qué. La política de precios deja de ser una frase.

4. ¿Por qué un cotizador en planilla rompe el sistema aunque calcule bien? Porque no sabe el precio de compras de ayer, no reserva stock, no genera la orden de venta ni la de trabajo, no pide autorización y no guarda el costo cotizado: el resto del sistema nunca se entera de lo que se cotizó.

5. ¿Cómo se distingue un desvío aislado de un estándar equivocado? Por la repetición: un desvío en una orden es un problema de esa orden; el mismo desvío en ocho de diez órdenes es el estándar, y se corrige el estándar para que todas las cotizaciones siguientes salgan bien.

Conceptos clave

• Cotizador: el módulo que arma precio, costo real y margen de un trabajo antes de que exista.
• Nivel de cotizador: lista (1), variables (2), proceso (3), configurador (4), según cómo produce la empresa.
• Costo real desglosado: material con merma, mano de obra, máquina, terceros, flete e indirectos, cada uno visible.
• Margen a la vista: la diferencia entre precio y costo completo, en plata y en porcentaje, marcada contra la política.
• Política de margen: margen objetivo y mínimo, con niveles de autorización para apartarse.
• Modelo de producto: opciones y restricciones que definen cada combinación posible y su costo (nivel 4).
• Tiempo estándar: las horas que una etapa debería llevar; se corrige con los tiempos reales.
• Precio vigente: el último precio pagado por un insumo, que compras actualiza y el cotizador usa.
• Costo cotizado guardado: el costo con el que se cotizó, almacenado con la orden para compararlo con el real.
• Cotizado contra real: la comparación etapa por etapa al cerrar una orden; el motor de corrección de estándares y precios.

Referencias

• McDermott, John. "R1: A Rule-Based Configurer of Computer Systems". Artificial Intelligence, vol. 19, 1982.
• Horngren, Charles T.; Datar, Srikant M. y Rajan, Madhav V. Cost Accounting: A Managerial Emphasis. Pearson, varias ediciones (costeo por órdenes y costeo estándar).
• Kaplan, Robert S. y Cooper, Robin. Cost & Effect: Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance. Harvard Business School Press, 1998.
• Nagle, Thomas T. The Strategy and Tactics of Pricing. Prentice Hall, 1987 (ediciones posteriores con otros autores).

Lo que sigue

Del presupuesto aceptado al pedido: el capítulo 8 es la orden de venta, con la reserva de stock, la fecha comprometida y los estados que unen lo vendido con lo que se va a producir, entregar y cobrar. Si querés saber en qué nivel está tu cotizador y cuánto cambia el costo de tu sistema por eso, está en la calculadora y Alex te lo explica con tu caso.