La seña de diciembre pagó la fiesta de octubre

Libro 1 · Parte II · Capítulo 5. Anterior: Lito, Instagram y la madre de la novia. Índice del libro: El sábado de las tres fiestas.

El segundo año empezó con una planilla. El cuaderno de tapa dura seguía existiendo, pero las consultas, los presupuestos y las fechas vivían ahora en un Excel abierto en la computadora vieja de Nico, con una pestaña por mes y colores que solo Carolina entendía. Octubre estaba casi lleno: siete fiestas. Noviembre, nueve. Diciembre, diez, y era la primera vez en su vida que una palabra como "diciembre" le daba a la vez alegría y un poco de miedo.

Un domingo de octubre a la noche, en la cocina de Elba, abrió la aplicación del banco en el teléfono y miró el número que había estado evitando mirar durante la semana por superstición: USD 5.400.

Nunca había tenido USD 5.400 juntos. Los miró un rato. Después hizo lo que cualquiera hace con plata en la cuenta un domingo a la noche: pagó. Le transfirió a Marisa los saldos de las dos fiestas de octubre que ya habían pasado, USD 1.900. Les pagó a Tomi y a Agus las jornadas de montaje, USD 320. Le pagó a la tienda de telas un rollo que debía desde septiembre, USD 210. Y se pagó a sí misma, por primera vez con ese nombre, un sueldo: USD 800, que pasó a su cuenta personal con la descripción sueldo octubre. Lo escribió así, con minúscula, y le pareció una ceremonia.

Elba, que lavaba la pava, le preguntó si esa plata era de ella.

—Es del negocio, mamá.

—Te pregunto de quién es. ¿De qué fiesta?

Carolina miró la planilla. Los USD 5.400 no eran de ninguna fiesta en particular. Eran la seña de los Villalba, que se casaban en diciembre. La seña de un fin de año de una inmobiliaria, también en diciembre. La seña de unos quince de enero. Y el saldo de las dos fiestas de octubre, que sí era plata de fiestas que ya habían pasado. Lo dijo en voz alta y, mientras lo decía, se dio cuenta de que acababa de pagar la fiesta de octubre con la seña de diciembre, y de que la fiesta de diciembre, cuando llegara, iba a tener que pagarse con la seña de alguna otra cosa.

—Mientras sigan entrando señas, cierra —dijo.

—Mientras sigan entrando —dijo Elba, y colgó la pava.

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La señora Villalba llamó un martes de noviembre a las ocho de la mañana. No lloraba, pero hablaba como alguien que había llorado toda la noche. El casamiento de su hija no iba a hacerse. El novio se había ido. Quería saber cómo hacían con la seña.

Carolina abrió el presupuesto de los Villalba en la planilla. Tenía las tres partes, los renglones, las condiciones que había escrito después de Graciela: el número siete días antes, las roturas, los imprevistos, "este presupuesto incluye lo que dice". No decía una palabra sobre qué pasaba si la fiesta no se hacía. Había escrito las condiciones para protegerse de las fiestas que ocurrían. No se le había ocurrido que una fiesta pudiera no ocurrir.

—Se la devuelvo —dijo, porque la señora Villalba estaba del otro lado del teléfono y no se le ocurrió otra cosa.

Eran USD 900. En la cuenta había USD 1.100, y en la planilla de diciembre había USD 3.000 de pagos a proveedores por fiestas que todavía no habían cobrado su saldo. Le devolvió USD 450 ese día y USD 450 en enero, con la seña de unos quince de marzo. Marisa, que ya había comprado la carne para los Villalba porque Carolina le había confirmado el número con un mes de anticipación por entusiasmo, no devolvió nada. Tenía escrito, en su hoja plastificada, que las señas no se devolvían dentro de los sesenta días. Carolina se lo había leído tres veces y nunca lo había copiado.

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Federico Lanza apareció en diciembre, en la oficina que no era una oficina: la mesa de la cocina de Elba con la computadora de Nico. Le había pedido a Carolina "los papeles", y Carolina le había dicho que fuera a verlos.

—¿Cuánto facturaste este año?

—Nada. Cobro por transferencia.

Federico no se rió. Pidió la planilla y la miró en silencio durante diez minutos, moviendo el dedo entre pestañas. Después dijo tres cosas, en orden, y Carolina las anotó en el cuaderno porque las dijo con el tono de quien dicta.

La primera: tenía que ser formal. No por una cuestión moral, dijo, sino porque el fin de año de la inmobiliaria le había pedido factura y ella no tenía, y porque las empresas, que eran los clientes que pagaban más y mejor, no podían pagar sin factura. Cómo se hacía eso dependía del país y de cuánto facturara; para su tamaño había un régimen simple, un trámite y un costo mensual que había que meter en los gastos fijos. Era, dijo Federico, el precio de la entrada a las fiestas de las empresas.

La segunda: dos cuentas. Una para las señas, que era plata de fechas que todavía no habían pasado y que no era suya hasta que la fiesta pasara. Otra para el negocio, donde entraban los saldos de las fiestas hechas y de donde salían los gastos. "Si mezclás, siempre vas a sentir que tenés plata, y siempre va a ser de otro."

La tercera: un sueldo fijo, el mismo todos los meses, aunque en diciembre sobrara y en julio faltara. Y un gasto fijo escrito, con todo: el teléfono, el seguro, la cuota del régimen, el depósito aunque fuera gratis, para saber cuánto costaba el negocio el mes que no había fiestas.

Carolina preguntó cuánto se tenía que pagar. Federico dijo que lo que cobraría si hiciera ese mismo trabajo para otro, ni un peso más. "Si después sobra, es ganancia. Si no alcanza para pagarte eso, no es que tenés un sueldo bajo: es que tenés un negocio que no da." Carolina anotó la frase y la subrayó, y no supo si era una buena noticia.

Preguntó también si el negocio iba bien. Federico cerró la planilla.

—Esto no es una empresa. Es un hobby caro. Ganás plata cuando entra y la perdés cuando sale, y nunca sabés cuál es cuál. —Se puso el abrigo—. Una empresa es lo mismo, pero sabiendo.

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Diciembre fue como lo había imaginado: diez fiestas, cuatro sábados con dos eventos cada uno, Nico durmiendo en la camioneta entre un desarme y un montaje. Hubo un día, el 20, en que la cuenta del banco marcó USD 14.000. Carolina sacó una captura de pantalla y no se la mandó a nadie.

Con esa plata hizo dos cosas. Pagó todo lo que debía, que era mucho, y compró una camioneta usada, USD 6.500, porque alquilar vehículos para cada montaje se estaba comiendo las fiestas y porque la cuenta decía que se podía.

La camioneta estaba en una playa de autos sobre la ruta: una utilitaria blanca de ocho años, con una abolladura en la puerta corrediza y un ruido en la caja que el vendedor llamó "de carácter". Carolina fue a verla con Nico un sábado a la mañana, entre un desarme y un montaje. Nico dio una vuelta a la manzana, escuchó el ruido con la cabeza inclinada, como escuchaba un parlante nuevo, y al bajar hizo la única pregunta que importaba.

—¿Con qué plata?

—Con la de febrero —dijo Carolina, y lo dijo con orgullo, como quien dice "con la de la herencia".

Nico no contestó. El vendedor, que había escuchado, dijo que febrero era un gran mes para comprar. Firmaron. Elba, cuando la vio estacionada en la puerta de la casa de la calle Urquiza, dio una vuelta completa alrededor, golpeó una rueda con la punta del zapato y preguntó si en el garaje iban a entrar las cosas de las fiestas y la camioneta. No entraban. La camioneta durmió en la calle durante los seis años siguientes, y el garaje siguió siendo de los manteles. La compró el 28 de diciembre, con la seña de dos casamientos de febrero.

En enero, con las fiestas de diciembre ya pagadas y las de febrero todavía por cobrar, la cuenta marcó USD 2.300. Carolina abrió una cuenta nueva, la de las señas, como había dicho Federico, y la dejó en cero, porque no había nada que poner. Escribió en el cuaderno, debajo de las tres cosas de Federico, una cuarta que era de ella:

La seña de diciembre pagó la fiesta de octubre, la camioneta y dos sueldos. Lo que no pagó fue la fiesta de diciembre.

Lo que pasó cuando llegó el invierno, con esa cuenta en cero y la camioneta en la puerta, es el capítulo 7.

Lo que Nova vio

En este rubro la plata llega antes que los costos, y eso, que parece una ventaja, es la trampa más común. Una seña no es un ingreso: es una fecha reservada. Es plata que el cliente deposita para que el sábado sea suyo, y que la organizadora va a necesitar entera, y un poco más, cuando ese sábado llegue. Carolina vio USD 5.400 y pensó que había ganado. Había cobrado. Son dos verbos distintos, y el negocio de los eventos se sostiene en no confundirlos.

La señora Villalba hizo visible lo que ya estaba pasando. Sin la cancelación, la seña de diciembre habría pagado la fiesta de octubre y nadie se habría enterado, hasta julio. Con la cancelación, la cuenta tuvo que devolver una plata que ya no estaba. Lo que faltó no fue dureza con una madre destrozada: fue una línea en las condiciones, escrita antes, que dijera qué pasa cuando una fiesta no se hace. Marisa la tenía. Carolina la había leído tres veces.

Federico dijo tres cosas en diez minutos y las tres eran la misma: separar. Separar la plata de las fechas de la plata del negocio. Separar el sueldo de la dueña de lo que sobra. Separar lo que cuesta el negocio de lo que cuesta cada fiesta. Y ser formal, que es la manera de separarse a uno mismo de la empresa ante los demás. Me quedo con su definición, que es la mejor que escuché de un contador en una cocina: una empresa es un hobby caro, pero sabiendo.

Y la camioneta. No fue una mala compra; la va a usar ocho años. Fue una compra hecha con plata de febrero, el 28 de diciembre, el día del año en que la cuenta miente más.

Lo que hay que saber

Cómo se cobra un evento. En este rubro el cliente paga en tres momentos: una seña al reservar la fecha, entre el 20 y el 30 %; un pago intermedio, cerca de la mitad, entre quince y treinta días antes; y el saldo, entre el 20 y el 30 %, el día del evento o al desarme. Los proveedores cobran con la misma lógica: seña para tomar la fecha, saldo contra el número final o contra la entrega. La organizadora vive en el medio: cobra en tres partes y paga en tres partes, y la regla es que cada pago al proveedor salga de la parte que el cliente ya pagó por esa misma fiesta.

La seña no es tuya hasta que la fiesta pasó. Por eso va en una cuenta aparte, la caja de fechas, de donde solo sale plata para pagar proveedores de esa fecha. Lo que sobra cuando la fiesta se hizo y se cobró el saldo pasa a la cuenta del negocio; ahí sí es ganancia, o no. En octubre, de los USD 5.400 de Carolina, solo USD 1.800 eran de fiestas hechas, y de esos, con un margen del 28 %, unos USD 500 eran ganancia. Lo demás era diciembre.

Una fiesta de USD 1.800, mes por mes. Así se ve la regla en una fiesta típica del segundo año de Carolina, reservada tres meses antes, con un 28 % de margen:

Los USD 510 del final recién ahí pasan a la cuenta del negocio: son la contribución de esa fiesta, la parte con la que se pagan el sueldo de la dueña, la camioneta y el resto de los gastos fijos. Hasta el desarme eran de la fecha. Si en el segundo mes esa plata se usa para otra cosa, el día del 50 % la fiesta ya no tiene con qué pagar el catering.

Las condiciones se escriben para lo que puede salir mal, no para lo que va a salir bien. Un presupuesto de eventos lleva, como mínimo: qué pasa si el cliente cancela (la seña no se devuelve dentro de un plazo, porque los proveedores tampoco la devuelven; fuera de ese plazo, se devuelve menos lo gastado); qué pasa si cambia la fecha; qué pasa si cambia el número; qué pasa si llueve; quién paga las roturas; cuándo vence cada pago y qué pasa si no llega. Nada de eso es desconfianza: es la descripción de un trabajo que ocurre en una fecha que no se puede mover.

Ser formal es el precio de entrada a los clientes que pagan mejor. Cómo se hace varía por país: hay regímenes simples para quien factura poco, con un trámite y un costo mensual, y facturas que las empresas exigen para pagar. Lo que no varía es la consecuencia: sin factura no hay clientes corporativos, y sin clientes corporativos el negocio vive solo de los sábados de temporada. El costo del régimen va en los gastos fijos, como el teléfono.

Un sueldo fijo para la dueña y un gasto fijo escrito. Los dos números que Federico pidió son los que permiten saber qué cuesta el negocio el mes sin fiestas. Con ellos, diciembre deja de ser una fiesta y se vuelve lo que es: el mes en que se junta la plata de julio. En la Escuela, el capítulo Flujo de caja: por qué una empresa con ganancias puede quebrar cuenta la misma historia con otros rubros; y las formas de ser formal, con sus ventajas y sus costos, están en el capítulo 5 de Administrar una empresa.

Para tu negocio

Mirá la plata que tenés hoy en la cuenta del negocio y separala en dos columnas: la que corresponde a trabajos ya hechos y cobrados, y la que corresponde a trabajos que todavía no hiciste (señas, anticipos, adelantos). Escribí el total de cada columna. Después abrí tu último presupuesto y buscá la frase que dice qué pasa si el cliente cancela. Si no está, escribila hoy, con un plazo y un porcentaje, y ponela en el próximo.

Qué registrar desde hoy

• Por cada cobro, de qué fecha es: a qué evento corresponde y qué parte es (seña, intermedio, saldo).
• Por cada pago a proveedores, de qué evento sale, para que nunca una fiesta pague la de otro sin que lo sepas.
• El sueldo de la dueña, fijo, todos los meses, con ese nombre.
• Los gastos fijos del negocio, mes a mes, aunque el depósito sea el garaje de tu madre: ponele un número igual.
• Las condiciones de cada presupuesto, con la de cancelación adelante.

La enseñanza

La seña no es tuya: es la fecha. Cobrar y ganar son dos verbos distintos, y en este rubro la diferencia entre los dos se llama diciembre.

Lo que sigue

En el capítulo 6, la gente alrededor de una fiesta: Marisa, que cobra por cabeza y no da crédito pero da prioridad; los freelancers, que son leales al que paga a tiempo; y el primer acuerdo escrito de Carolina, pegado en la pared de una cocina ajena.