La fórmula vive en el sistema
Una planta central frente al molino, dos locales que terminan lo que la planta forma, siete planillas, ciento doce fórmulas y tres versiones del costo. Una suba de la harina llega a dos de los tres lugares donde se ponen los precios, y Mercedes decide que la fórmula tiene que vivir en un solo lugar. Libro 3, capítulo 13.
Libro 3 · Parte IV · Capítulo 13. Anterior: Lote y vencimiento. Índice del libro: La receta no dice cuánto cuesta.
La planta central de Panificadora Arce estaba en el sector industrial de la ruta, en un galpón de seiscientos metros cuadrados que había sido un depósito de semillas, y desde la puerta de carga se veían, del otro lado de la ruta, los silos de chapa del molino Santa Rita. Germán, el vendedor que llamaba los lunes, la visitó el día de la inauguración con una caja de vino y la sonrisa de un hombre que calcula cuánta harina entra en seiscientos metros cuadrados.
Se mudaron en febrero del sexto año. La cuadra de la calle Ombú ya no daba más: además del mostrador de Ombú, la panadería tenía desde agosto un segundo local en la avenida San Martín, veintitrés almacenes, seis cafés, el hotel de la plaza y un contrato nuevo con el comedor de una fábrica. En la planta entraban dos hornos rotativos, el de piso de los Ríos, que se trasladó en un camión con hidrogrúa y una ceremonia que organizó Delia, una cámara de fermentación grande, dos cámaras de frío, un túnel de congelado chico y una sala de pastelería con su propia heladera para que las tortas no vivieran nunca más en una oficina.
La idea de Romina, la que había nacido con la segunda tanda de medialunas del cuarto año, se volvió la forma de trabajar de toda la empresa. La planta amasaba, formaba y congelaba de noche. Los dos locales tenían cada uno un horno eléctrico chico y una cámara de fermentación de un carro, y a lo largo del día horneaban lo que la planta les mandaba crudo y congelado, según lo que se iba vendiendo: medialunas, facturas, pan de viena. El pan de la Tana se seguía horneando entero en la planta, en el horno de piso, porque no admitía otra cosa. A las once de la mañana, en la vitrina de Ombú, había medialunas que habían salido del horno hacía veinte minutos, y a las ocho de la noche sobraba mucho menos que antes.
Con la planta, Panificadora Arce pasó a treinta y dos personas.
Lo que no se mudó a la planta, porque no se podía mudar, fueron las planillas.
En el sexto año, la panadería funcionaba con siete. La de fórmulas y costos, que había empezado Mercedes en el segundo año en la computadora vieja de la escuela y que tenía tres versiones: la de Mercedes, en su casa; la de Romina, en la planta, con las hojas de producción; y la de Sonia, en la oficina, con la que se armaban las listas de precios. La de producción de cada noche. La de merma en tres puntos. La de lotes, que era en realidad una carpeta de hojas con autoadhesivos. La de encargos, con los cupos de los días pico. La de los almacenes y los cafés, con los pedidos, los remitos y la cuenta de cada uno. Y la de compras, que llevaba Sonia, con los precios de los proveedores.
Las siete funcionaban, cada una por su lado. Ninguna sabía lo que pasaba en las otras.
La de fórmulas tenía ciento doce fórmulas: los treinta y ocho productos de la lista, sus variantes de tamaño, las tortas del catálogo, y las preparaciones intermedias que se usaban en varios productos, como la crema pastelera, el dulce de leche repostero, el almíbar, la masa de hojaldre, la comida de la Tana. Cada fórmula tenía sus gramos, y los gramos tomaban el precio de cada insumo de una pestaña aparte.
En abril, Germán llamó un lunes para avisar un ocho por ciento en la harina. Esa misma semana, la manteca subió un doce.
Mercedes actualizó los precios de los insumos en su planilla, en su casa, el lunes a la noche. La planilla recalculó el costo de las ciento doce fórmulas, como hacía desde el segundo año, y Mercedes marcó los productos que pasaban el tres por ciento de la regla y les puso precio nuevo. Le mandó la planilla a Sonia por correo el martes.
Sonia la recibió, pero ya había actualizado la suya el lunes a la tarde, con los mismos aumentos, porque Germán también le había avisado a ella. Para no perder el trabajo, copió de la planilla de Mercedes solo la columna de precios nuevos y la pegó en la suya. Lo que no vio fue que en su versión había cuatro productos que Mercedes había dado de baja en marzo, y la columna pegada quedó corrida cuatro renglones a partir de los budines. Durante tres semanas, la lista de los almacenes y de los cafés tuvo los budines al precio de las tortas heladas y las tortas heladas al precio de los alfajores. Algunos almaceneros, que conocían bien los precios, no dijeron nada.
Y el local de la avenida San Martín tenía la lista impresa en la pared. Celeste actualizó la de Ombú el primero de mayo, con la planilla de Sonia. A nadie se le ocurrió avisarle a la encargada de San Martín, que siguió vendiendo con la lista vieja hasta que una clienta le preguntó por qué la docena de medialunas era más barata ahí que en Ombú.
Elena Brizuela lo calculó en junio: entre la lista corrida y los precios viejos de San Martín, mil ciento cincuenta dólares en tres semanas.
Ese mismo mes, un viernes a la madrugada, la planta se quedó sin manteca. La planilla de producción decía cuántas medialunas y facturas se iban a hacer cada noche de la semana, y la de compras decía cuánta manteca había y cuánta se había pedido, pero nadie había multiplicado una por la otra. Matías hizo las medialunas con la manteca de las facturas, y las facturas del sábado salieron con la mitad.
Mercedes pasó una semana pensando qué hacer, y la decisión le llegó, como casi todas sus decisiones importantes, desde la química.
En un laboratorio, una sustancia tiene una sola ficha: su fórmula, su peso, su pureza, su proveedor, su lote. Todos los que la usan leen la misma ficha. Si alguien tiene una copia en su cajón con un dato distinto, el experimento de esa persona no vale. Panificadora Arce tenía ciento doce fórmulas en tres copias, y los precios en una cuarta. El problema no era que alguien se hubiera equivocado al pegar una columna, que era lo más normal del mundo: era que hubiera tres lugares donde pegar.
—La fórmula tiene que vivir en un solo lugar —le dijo a Ignacio en la reunión de los lunes—. Y todo lo demás tiene que leerla de ahí: el costo, el precio, el rótulo, lo que se compra, lo que se produce.
Ignacio, que desde la noche de la docena de los cafés había aprendido a no discutir con su hermana cuando hablaba de fórmulas, preguntó solo una cosa.
—¿Eso es un sistema?
—Eso es un sistema.
Lo eligieron en julio, después de ver tres opciones. Un programa genérico de gestión para comercios, que manejaba bien la caja de los locales y no sabía qué era una fórmula. Un sistema grande para fábricas de alimentos, que sabía todo de fórmulas y lotes y costaba más de lo que ganaba la panadería en un año. Y una mezcla: una base de sistema de gestión con los módulos comunes, y el módulo de fórmulas, costos y producción armado para una panadería, con la lógica que Mercedes y Romina llevaban seis años escribiendo en cuadernos. Eligieron la mezcla, en tres fases, con una persona del proveedor que pasó dos semanas en la planta antes de diseñar nada.
La primera fase empezó por donde dolía: las fórmulas y los costos, las compras y el stock, y los lotes con el rótulo. Romina y Sonia fueron las administradoras del sistema; las dos dejaron un día por semana de su trabajo de siempre para eso durante tres meses.
Pasar las fórmulas al sistema fue la parte más larga, y la más reveladora. El sistema no aceptaba dos fórmulas con el mismo nombre, y al cargar las ciento doce aparecieron nueve que existían dos veces, con gramos distintos. La más importante era la masa de facturas: la versión de Romina tenía cuatrocientos ochenta gramos de manteca por kilo de harina; la del pastelero de la tarde, que la había copiado de un papel de Don Aníbal, cuatrocientos cuarenta. Las dos se usaban. Las facturas de la mañana y las de la tarde no eran iguales, y nadie lo había notado salvo, según confesó después, Delia. Mercedes y Romina probaron las dos, eligieron una, y la otra se borró. De ciento doce fórmulas quedaron noventa y seis.
La primera del sistema, por pedido de Mercedes y con la sonrisa resignada de la persona del proveedor, fue la número 001: masa madre (la Tana).
La primera fase entró en octubre. La segunda, la producción por noche y por local, los pedidos de los almacenes y los cafés, los encargos con sus cupos y la caja de los locales, en marzo del séptimo año.
La prueba de verdad llegó en septiembre, antes de terminar la primera fase, cuando Germán llamó un lunes para avisar un seis por ciento en la harina. Mercedes entró al sistema y cambió un solo número: el precio del insumo harina 000 del molino Santa Rita. El sistema recalculó las noventa y seis fórmulas en el momento, marcó los treinta y un productos que pasaban el tres por ciento de la regla y propuso para cada uno un precio nuevo con el margen objetivo de su canal. Mercedes aprobó veintiocho, ajustó tres a mano, y a la mañana siguiente las listas de los dos locales, de los almacenes y de los cafés tenían los mismos precios nuevos, desde la misma fuente, con fecha.
Ese mismo mes, Romina cargó en el sistema, a mano, en una pantalla provisoria, el plan de producción de la semana siguiente. El sistema multiplicó cada producto del plan por su fórmula, sumó los gramos de cada insumo de las noventa y seis fórmulas, restó lo que había en stock y lo que ya estaba pedido, y le mostró a Sonia lo que había que comprar y cuándo: harina, manteca, huevos, azúcar, nueces, cajas. Sonia lo revisó, cambió dos cantidades porque sabía que el proveedor de huevos no entregaba los lunes, y aprobó las órdenes. La planta no volvió a quedarse sin manteca.
En noviembre, Romina repitió el simulacro de los lotes: un lote de manteca de agosto, elegido al azar. El sistema le mostró las tandas, los productos y los treinta y siete clientes en cuatro minutos.
En febrero del séptimo año, Mercedes se tomó dos semanas de vacaciones. Eran las primeras desde que había renunciado a la Escuela Normal. Se fue con Bruno, que tenía diecisiete años y había decidido estudiar ingeniería en alimentos, a una ciudad de la costa, y la tercera noche, en un restaurante frente al mar, abrió el sistema en el teléfono por costumbre para ver la producción. Todo estaba donde tenía que estar. Lo cerró y pidió el postre.
En el cuaderno de tapas verdes, que llevó en la valija aunque no lo necesitaba, buscó la lista de lo que podía parar la panadería y el renglón once, que decía Mercedes y tenía al lado la producción ya no. Abajo agregó: las fórmulas tampoco.
Lo que Nova vio
El problema de las planillas de Panificadora Arce no fue un error de Sonia. Pegar una columna corrida es de las cosas más normales que le pasan a cualquiera que trabaja con planillas, y lo raro sería que no pasara nunca. El problema era que la empresa tenía tres lugares donde pegar, y que lo que salía de esos lugares, las listas de precios de dos locales y de los mayoristas, no tenía forma de saber cuál era la fuente buena. La frase de Mercedes lo resume: la fórmula tiene que vivir en un solo lugar, y todo lo demás tiene que leerla de ahí.
Me interesa mucho la mañana sin manteca, porque muestra algo que las planillas no hacen aunque estén perfectas: cruzarse. Cada una de las siete sabía lo suyo; ninguna multiplicaba el plan de producción por las fórmulas para saber cuánta manteca hacía falta. Esa multiplicación se llama explosión de materiales, y es exactamente el tipo de cuenta que una persona no hace todas las semanas a mano y un sistema hace en un segundo.
La elección del sistema también vale la pena. Mercedes no elige el más barato ni el más completo: elige el que entiende su problema central, las fórmulas, y lo implementa empezando por lo que más plata le hacía perder. Y antes de diseñar nada, la persona del proveedor pasa dos semanas en la planta. Ese orden, entender la empresa antes de diseñar el sistema, y el sistema entero antes que cualquier automatización, es el que más funciona en empresas de este tamaño.
Las nueve fórmulas duplicadas son mi detalle favorito del capítulo. Nadie sabía que las facturas de la mañana y las de la tarde tenían cuarenta gramos de manteca de diferencia por kilo de harina. Lo supo el sistema, porque no aceptaba dos verdades. Esa es una de las cosas que hace una única fuente de datos, y que no aparece en ningún folleto: obliga a la empresa a ponerse de acuerdo consigo misma.
Lo que hay que saber
Una sola fuente de verdad para las fórmulas. En una empresa que produce con fórmulas, la fórmula es el dato maestro del que salen el costo, el precio, el rótulo, las compras y la producción. Si existe en más de un lugar, tarde o temprano dos lugares dicen cosas distintas, y nadie sabe cuál vale. Qué es un sistema de gestión completo, por qué es la administración hecha software, y la diferencia entre islas de información y un solo sistema, en Qué es un ERP completo. Y cómo se ve un sistema para este tipo de empresa, con fórmulas, lotes y costos por tanda, en Fábricas con fórmulas.
La explosión de materiales. Se toma el plan de producción, se multiplica cada producto por su fórmula, se suman los gramos de cada insumo, se resta el stock y lo ya pedido, y se obtiene qué comprar y cuándo, teniendo en cuenta cuánto tarda cada proveedor en entregar. En una panadería con cien fórmulas y preparaciones intermedias que se usan en varios productos, es una cuenta imposible de hacer bien a mano cada semana. Stock mínimo, punto de pedido, plazo de entrega y explosión de materiales, en Reposición y planificación de necesidades.
A medida, genérico o mezcla. Un sistema genérico es barato y rápido de poner, pero puede no entender el corazón del negocio; uno grande para la industria lo entiende todo y puede costar más de lo que la empresa necesita; una mezcla usa una base común para lo que es igual en todas las empresas y arma a medida lo que es propio. La elección depende de dónde está el problema central de cada empresa. Las tres formas, qué conviene a cada una y qué cuesta, en A medida, genérico o mezcla.
Por fases, empezando por lo que más cuesta. Un sistema completo no se pone de una vez. Se empieza por el módulo que más plata recupera o más riesgo saca, se lo hace funcionar de verdad, y se sigue. Antes de cualquier agente o automatización, la empresa tiene que estar entera en el sistema, con datos limpios. El orden, y por qué no se puede saltear, en Primero el sistema, después los agentes.
Para tu negocio
Contá cuántas planillas, cuadernos o archivos usa tu empresa para funcionar, y para cada uno anotá quién lo actualiza y qué otros dependen de él. Después elegí tu producto más vendido y buscá su fórmula en todos los lugares donde está escrita. Contestá por escrito: ¿cuántas versiones de esa fórmula hay, dicen lo mismo, y de cuál salen hoy tu costo, tu precio y tu rótulo?
Qué registrar desde hoy
- Cada fórmula en un solo lugar, con un responsable de cambiarla y la fecha de cada cambio.
- Las preparaciones intermedias como fórmulas propias, usadas por los productos que las llevan.
- El plan de producción de la semana, antes de pedir los insumos.
- Cada cambio de precio de insumo, con su fecha, en el mismo lugar del que salen los costos.
La enseñanza
Una fórmula escrita en tres lugares es una fórmula que dice tres cosas. Cuando vive en un solo lugar y todo lo demás la lee de ahí, una suba de la harina se resuelve con un número, y una noche sin manteca no vuelve a pasar.
Lo que sigue
En el capítulo 14, el tablero de la planta muestra que los martes se tira el doble que los sábados, Romina recibe cada tarde una propuesta de cuánto producir de cada cosa para cada local, y Mercedes vuelve, una vez más, a la frase de la torta del sistema solar.