Lote y vencimiento

Libro 3 · Parte III · Capítulo 12. Anterior: El sábado del Día de la Madre. Índice del libro: La receta no dice cuánto cuesta.

El correo llegó un jueves de noviembre a las once de la mañana, y Sonia lo imprimió y se lo llevó a Mercedes a la cuadra porque tenía en el asunto una palabra en mayúsculas que no le gustó: RETIRO.

Lo mandaba Frutales del Norte, el mayorista de frutas secas de la capital que le vendía a Panificadora Arce las nueces, las almendras y las pasas desde el tercer año. Un laboratorio había encontrado, en un control de rutina, aflatoxinas por encima del límite permitido en un lote de nueces mariposa importadas, el lote N-2207. Las aflatoxinas son toxinas que producen algunos hongos en los frutos secos mal almacenados; no enferman a nadie con un budín, pero el límite existe porque se acumulan, y un lote que lo pasa no se puede vender. Frutales del Norte pedía a todos sus clientes que identificaran los productos elaborados con ese lote y los retiraran de la venta. Y avisaba que había informado a las autoridades sanitarias de cada provincia, como correspondía.

Panificadora Arce había comprado tres cajas de diez kilos del lote N-2207 el 28 de octubre. Mercedes lo confirmó en la factura en cinco minutos.

La pregunta siguiente le llevó el resto del día y no la pudo contestar: ¿en qué productos estaban esas nueces?

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Romina reunió a todos en la cuadra a las doce y armó en el pizarrón la lista de lo que llevaba nueces: los budines de nuez, el pan dulce, que había empezado a producirse para diciembre el primero de noviembre, los brownies, que se vendían en el mostrador y a dos cafés, y las tortas de la lista que llevaban nueces en el relleno o arriba. Cuatro productos.

Después preguntó desde qué día se habían usado las nueces del lote nuevo. Nadie lo sabía. Las nueces se guardaban en la estantería de los secos, en cajas de cartón, y se usaban de la caja que estuviera abierta. A fines de octubre quedaba media caja del lote anterior, y Matías creía que la había terminado la primera semana de noviembre, pero también creía que en algún momento había habido dos cajas abiertas a la vez, una de cada lote, porque una estaba en el estante de arriba y la otra en el de abajo. La planilla de producción decía qué productos se habían hecho cada noche y cuántas unidades, pero no de qué caja salían las nueces.

—Entonces no sabemos qué tandas tienen el lote —dijo Romina.

—No sabemos —dijo Matías.

La conclusión era obvia y cara. Si no se podía saber qué tandas tenían el lote N-2207, había que tratar como si lo tuvieran todas las tandas con nueces desde el 28 de octubre. Tres semanas de producción.

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Lo que siguió fue un retiro hecho a mano, con teléfonos y la camioneta.

Del mostrador de la calle Ombú y de la vitrina del segundo local, el de la avenida San Martín que habían abierto en agosto, se sacaron todos los budines de nuez, los brownies y los pan dulces. Toto y otro repartidor recorrieron los veintitrés almacenes y los cafés con una lista que armó Ignacio con los remitos de tres semanas, levantando todo lo que tuviera nueces. Eso fue lo fácil: los almacenes estaban en los remitos.

Lo difícil eran los clientes del mostrador. Desde el primero de noviembre se habían vendido trescientos doce pan dulces y unos cuatrocientos budines de nuez a personas que nadie conocía por el nombre. Sonia publicó en Instagram y en la vidriera un aviso que redactaron entre Mercedes y Elena Brizuela, sin dramatismo y sin esconder nada: qué había pasado, qué productos y de qué fechas, que el riesgo con una porción era muy bajo, y que se los cambiaban por otro producto o se les devolvía la plata. Volvieron ciento ochenta pan dulces y doscientos budines. Algunos clientes los trajeron empezados. Una señora trajo una sola porción envuelta en servilleta y pidió una medialuna a cambio; Celeste se la dio.

Elena hizo la cuenta a fin de mes: entre los productos retirados de los locales y los almacenes, los que se cambiaron o se devolvieron a los clientes, las nueces que se tiraron, los viajes extra de la camioneta y las horas de todos durante tres días, el retiro costó dos mil setecientos dólares. Frutales del Norte reconoció el costo de las nueces del lote y nada más.

—El lote eran treinta kilos de nueces —dijo Romina, en la reunión del lunes—. Trescientos sesenta dólares. Lo demás lo pagamos por no saber dónde estaban.

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El martes siguiente, a las nueve de la mañana, la licenciada Quinteros se presentó en la calle Ombú con el guardapolvo blanco, la carpeta y la linterna. No venía a inspeccionar la cuadra: venía por el aviso de Frutales del Norte, que había llegado a bromatología municipal con la lista de clientes del lote.

Se sentó en la oficina de Sonia, aceptó un café y escuchó a Romina contar el retiro paso por paso. Después hizo tres preguntas, y Panificadora Arce contestó bien una.

La primera fue a qué clientes se habían entregado productos con nueces en esas tres semanas. Ignacio tenía los remitos. Bien.

La segunda fue qué tandas tenían nueces del lote N-2207 y cuáles no. No se sabía.

La tercera la hizo con un budín de banana en la mano, uno de los que la camioneta llevaba a los almacenes, en su bolsa con el rótulo que Sonia había diseñado en el tercer año: el nombre de la panadería, el nombre del producto, el número de habilitación, consumir preferentemente dentro de los siete días. La licenciada dio vuelta la bolsa.

—¿Desde qué día? —preguntó—. ¿Siete días desde cuándo? No dice fecha de elaboración, no dice lote, no dice los ingredientes. Y este budín tiene nueces arriba. —Señaló, a través del plástico, tres mitades de nuez sobre la superficie dorada—. Una persona alérgica a los frutos secos lo compra en un almacén, lee la bolsa y no encuentra la palabra nuez en ningún lado.

Mercedes miró el budín. El budín de banana de la lista no llevaba nueces. Pilar, en septiembre, había empezado a ponerle tres mitades arriba porque quedaba más lindo, y a todos les había parecido una buena idea. Nadie había pensado en el rótulo.

La licenciada Quinteros dejó un acta con una observación: rotulado incompleto en los productos envasados para terceros. Treinta días para corregirlo. Y antes de irse, en la puerta, le dijo a Mercedes algo que no estaba en el acta.

—Cada regla tiene una razón, ¿se acuerda? La del lote es esta semana. La del alérgeno, ojalá no la conozca nunca.

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Romina armó el sistema de lotes en una semana, y en las tres siguientes lo hizo funcionar.

Cada tanda tenía desde ese día un código: la fecha y el número de tanda de la noche. La tanda siete del 12 de noviembre era la 1211-07. El código se escribía en la planilla de producción y en una etiqueta en cada bandeja, y desde ahí viajaba a todo lo que salía de esa tanda.

Cada insumo, al abrirse, recibía un autoadhesivo con el lote del proveedor y la fecha de apertura, escrito por quien lo abría. Solo podía haber una bolsa o una caja abierta de cada insumo a la vez, y la siguiente no se abría hasta terminar la anterior: la regla de las bolsas de harina del segundo año, extendida a todo. En la planilla de producción, cada tanda tenía una columna nueva con los lotes de los insumos que había usado: la harina, la manteca, los huevos, las nueces. No hacía falta anotar el lote de la sal; sí el de todo lo que podía tener un retiro.

Cada remito a un almacén, a un café o al hotel decía, además de los productos, los lotes. Con eso, cualquier lote de cualquier insumo se podía seguir hacia adelante: de la caja de nueces a las tandas, de las tandas a los productos, de los productos a los remitos, de los remitos a los clientes.

El rótulo nuevo lo diseñaron Mercedes y Sonia con la reglamentación abierta en la pantalla: el nombre del producto, los ingredientes en orden de cantidad, los alérgenos destacados en negrita (gluten, huevo, leche, frutos secos, soja, sésamo, lo que correspondiera), la fecha de elaboración, la de vencimiento, el lote, cómo conservarlo, el elaborador y su habilitación. Los ingredientes y los alérgenos salían de la fórmula; si la fórmula cambiaba, cambiaba el rótulo. Pilar aprendió, de la peor manera posible para alguien que lo había hecho con buena intención, que tres mitades de nuez arriba de un budín eran un cambio de fórmula.

En la cuadra, al lado de las hojas plastificadas de las fórmulas, Romina pegó un mapa de alérgenos: qué productos llevaban qué alérgenos, en qué orden se hacían en la noche, y qué utensilios eran solo para frutos secos. Las tandas con frutos secos pasaron al final de la noche, con bandejas, espátulas y moldes marcados con cinta verde, que no se usaban para nada más.

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En marzo del sexto año, sin avisar, Romina hizo un simulacro. Eligió al azar un lote de harina del mes anterior, entró a la oficina con el número escrito en un papel y le pidió a Sonia y a Ignacio que le dijeran en qué productos había terminado, en qué fechas, y a qué clientes se había entregado.

Les llevó dos horas y diez minutos, con la planilla de producción, las etiquetas de los insumos y los remitos en papel. La respuesta tenía catorce tandas, nueve productos y treinta y un clientes, y era correcta.

—En noviembre no lo podíamos saber nunca —dijo Romina—. Ahora lo sabemos en dos horas.

—¿Y cuánto debería llevar? —preguntó Ignacio.

Romina pensó en la fábrica de galletitas.

—Minutos —dijo—. Pero para eso no alcanza con papel.

Lo que Nova vio

El retiro de las nueces tiene un número que lo explica todo: el lote costaba trescientos sesenta dólares y el retiro costó dos mil setecientos. La diferencia es el precio de no saber. Panificadora Arce tuvo que retirar tres semanas de producción porque no podía separar las tandas que tenían el lote de las que no, y no podía separarlas porque el dato no se había anotado en el único momento en que se podía anotar sin esfuerzo: cuando alguien abría la caja.

Me gusta que el capítulo muestre las dos direcciones de la trazabilidad, porque Panificadora Arce tenía una y no la otra. Hacia el cliente, los remitos de Ignacio funcionaron: se supo a qué almacenes había ido cada producto. Hacia el insumo, no había nada. Un sistema de lotes sirve si las dos puntas están unidas: del insumo a la tanda, de la tanda al producto, del producto al cliente. Si se corta en cualquier lugar, la pregunta del retiro se contesta con todo, que es lo más caro.

La tercera pregunta de la licenciada es la más seria del libro. Las tres mitades de nuez de Pilar eran una mejora de producto hecha con cariño, y eran también un riesgo para una persona alérgica, porque el rótulo no se había enterado. En una empresa de alimentos, cualquier cambio a una fórmula, aunque sea decorativo, es un cambio en lo que hay que declarar. La única forma de que eso no dependa de que alguien se acuerde es que el rótulo salga de la fórmula.

Y el simulacro de marzo cierra el capítulo con un dato y una pregunta. Dos horas está muy bien para una panadería con papel. Pero Ignacio pregunta cuánto debería llevar, y Romina contesta lo que el capítulo siguiente va a resolver.

Lo que hay que saber

La trazabilidad va en las dos direcciones. Hacia atrás: de un producto vendido a los lotes de insumos con que se hizo. Hacia adelante: de un lote de insumo a todos los productos que lo usaron y a todos los clientes que los recibieron. Para tenerla, cada insumo lleva su lote del proveedor, cada tanda lleva su código y registra los lotes que usó, y cada entrega registra los lotes que lleva. Cómo se registra todo eso donde ocurre y se consulta en minutos, en Calidad y trazabilidad.

El dato se anota cuando ocurre, o no se anota. El lote de un insumo se puede registrar sin costo en el momento en que se abre la bolsa; tres semanas después, no se puede reconstruir con ningún esfuerzo. La regla vale para todos los datos de producción: quién, qué, cuánto y de qué lote, en el momento y en el lugar. Por qué un dato cargado una vez, en su origen, vale más que cualquier planilla armada después, en Datos, registros y la única fuente de verdad.

Lo que tiene que decir un rótulo. En casi todos los países, un alimento envasado para la venta tiene que declarar el nombre, los ingredientes en orden decreciente, los alérgenos, el contenido, la fecha de elaboración o de vencimiento, el lote, las condiciones de conservación y los datos del elaborador habilitado. Los detalles cambian según la reglamentación de cada lugar, y conviene leerla entera. Lo importante para una panadería que crece es que el rótulo salga de la fórmula: si la fórmula cambia, el rótulo cambia con ella.

Los alérgenos se manejan en la cuadra, no solo en la bolsa. Declararlos es la mitad; la otra mitad es evitar que lleguen a donde no se declaran: orden de producción (lo que lleva el alérgeno al final), utensilios exclusivos marcados, limpieza entre tandas, y un mapa visible de qué producto lleva qué. Las normas de calidad y los registros que nacen de operar, en Calidad, trazabilidad y normas con el sistema.

Para tu negocio

Elegí un insumo que uses en varios productos y que pueda tener un retiro, como un fruto seco, un lácteo o una harina especial. Preguntate cuántas bolsas o cajas de ese insumo hay abiertas hoy, de qué lotes, y en qué productos de la última semana terminó cada una. Después tomá uno de tus productos envasados y leé su rótulo como lo leería una persona alérgica. Contestá por escrito: ¿cuánto tardarías en saber a qué clientes llegó un lote, y qué falta en tu rótulo?

Qué registrar desde hoy

• El lote del proveedor y la fecha de apertura de cada bolsa o caja de insumo, en el momento de abrirla.
• El código de cada tanda y los lotes de insumos que usó.
• Los lotes de cada entrega, en el remito.
• Los alérgenos de cada fórmula, y cualquier cambio, aunque sea decorativo.

La enseñanza

El lote de nueces costaba trescientos sesenta dólares; no saber dónde estaba costó dos mil setecientos. Un dato que se anota al abrir la caja no cuesta nada, y es el único momento en que se puede anotar.

Lo que sigue

En el capítulo 13 empieza la Parte IV: Panificadora Arce se muda a una planta central sobre la ruta, la planilla de costos tiene ciento doce fórmulas y tres versiones, y una suba de la harina llega a dos de los tres lugares donde se ponen los precios.