El costo de una docena, gramo por gramo

Libro 3 · Parte III · Capítulo 10. Anterior: Ignacio reparte, Mercedes hornea. Índice del libro: La receta no dice cuánto cuesta.

Romina Paz trabajaba con una libreta de tapas negras, de hojas cuadriculadas, que era casi igual al cuaderno de tapas verdes de Mercedes. Lo notaron el primer día y se rieron, y después Romina dijo que en la fábrica de galletitas todos tenían una, porque las computadoras de la planta se colgaban con la harina en el aire, y una libreta no.

En sus primeras seis semanas en Panificadora Arce, Romina hizo algo que nadie había hecho en esa cuadra: pasó cada una de las treinta y ocho fórmulas de la lista a una hoja de producción. Las recetas de Mercedes ya estaban en gramos y en porcentajes de panadero, y eso le ahorró la mitad del trabajo. Lo que Romina les agregó fue lo que una fábrica necesita y una cocina no: el peso de masa por unidad y el peso que sale del horno; el tamaño de la tanda; las horas de cada persona en cada paso, medidas con cronómetro durante tres noches; los minutos de horno y de cámara; y una línea al final de cada hoja, en blanco, que decía merma.

—¿Cuántas medialunas de las que se hornean terminan en la basura? —le preguntó a Mercedes un jueves, con la hoja de las medialunas en la mano.

—En el mostrador sobra un ocho por ciento —dijo Mercedes—. Es lo que dijo Elena el primer año, y más o menos se cumple.

—Eso es de todo el mostrador. ¿Y de las medialunas? ¿Y en la cuadra, las que salen mal? ¿Y las que devuelven los almacenes?

Mercedes abrió la boca para contestar y la cerró. No lo sabía. Hacía cuatro años que pesaba la manteca de las medialunas al gramo, y no sabía cuántas medialunas se tiraban.

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Romina armó, durante dos semanas, lo que llamó una planilla de merma en tres puntos. En la cuadra, al lado del horno rotativo, una hoja donde cada panadero anotaba al final de cada tanda las unidades que salían mal: quemadas, deformes, chatas, rotas al sacarlas de la bandeja. En el mostrador, al cierre de cada día, Celeste contaba lo que quedaba de cada producto antes de que se fuera al comedor del barrio, que pasaba a buscar lo que sobraba desde el segundo año. Y en la camioneta, Toto anotaba lo que devolvía cada almacén, producto por producto.

A las dos semanas, Romina juntó las tres hojas y le mostró el resultado a Mercedes en la libreta de tapas negras.

De cada cien medialunas que entraban al horno, dos se perdían en la cuadra. Cinco quedaban sin vender en el mostrador al final del día. Y dos volvían en la camioneta, devueltas por los almacenes dentro del ocho por ciento permitido. Nueve de cada cien medialunas horneadas no las compraba nadie.

—El comedor se las come —dijo Mercedes—. No se tiran.

—Se las come, y está muy bien que se las coma —dijo Romina—. Pero las pagaste vos. La manteca, la harina, las horas de Matías, el horno. Si nueve de cada cien no se venden, las noventa y una que se venden tienen que pagar las cien.

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Esa noche, Romina y Mercedes se quedaron en la oficina de la casa de al lado, después de que Sonia se fue, con la hoja de producción de las medialunas y la receta de costo de Mercedes una al lado de la otra.

La receta de costo de Mercedes, la que había nacido con la torta del sistema solar y había crecido durante cuatro años, decía que una docena de medialunas costaba un dólar con noventa y dos de ingredientes, pesados al gramo: la harina, la manteca, que era casi la mitad, el azúcar, la leche, los huevos, la levadura, la Tana, el almíbar. Mercedes le sumaba un poco de horas y de horno, a ojo, y llegaba a unos dos sesenta. La docena se vendía a seis dólares en el mostrador y a cuatro con veinte a los cafés, el treinta por ciento menos, que era el descuento que Ignacio había ofrecido desde el principio a todos los mayoristas. Con dos sesenta de costo, los cafés dejaban un dólar con sesenta por docena. Eso decía la receta de costo.

Romina la rehízo renglón por renglón, con los números de sus tres noches de cronómetro.

Ingredientes: un dólar con noventa y dos. En eso Mercedes no se había equivocado en un gramo.

Mano de obra: una tanda de treinta docenas llevaba dos personas durante tres horas, entre laminar, cortar, formar y cargar las bandejas. Seis horas de panadero de madrugada, con el adicional nocturno y las cargas sociales, a seis dólares con veinte la hora: treinta y siete con veinte por tanda, un dólar con veinticuatro por docena.

Horno y cámara de fermentación: dieciocho centavos por docena, con la factura del gas y la de la luz repartidas por los minutos de cada tanda.

Cambio de tanda y limpieza: el renglón nuevo de septiembre, el que había aparecido con la hoja de Sonia. Diez centavos por docena.

Hasta ahí, la docena costaba tres dólares con cuarenta y cuatro al salir del horno. Ya era más que los dos sesenta de Mercedes.

Y después, la línea en blanco. Si de cada cien medialunas se vendían noventa y una, el costo de cada docena vendida era el de la docena producida dividido noventa y uno por ciento: tres con cuarenta y cuatro dividido cero noventa y uno, tres dólares con setenta y ocho. La merma le sumaba treinta y cuatro centavos a cada docena. Más que el horno, la cámara y la limpieza juntos.

—Treinta y cuatro centavos de basura por docena —dijo Mercedes, en voz baja, como quien lee un resultado de laboratorio que contradice la hipótesis.

Romina siguió. A las medialunas del mostrador les sumó la bolsa de papel; a las de los cafés, la caja de cartón y el reparto, que con la nafta, el seguro, el sueldo de Toto y la camioneta daba unos treinta centavos por docena entregada. Y al final, la parte de los gastos de la panadería que no eran de ningún producto en particular, el alquiler, la administración, la contadora, las cuotas del horno, repartida por las horas de cuadra de cada producto: setenta centavos por docena.

La docena del mostrador costaba cuatro con cincuenta y cuatro y se vendía a seis. Dejaba un dólar con cuarenta y seis.

La docena de los cafés, que no tenía merma de mostrador porque los cafés compraban en firme, pero sí la de la cuadra, costaba cuatro con sesenta y tres. Se vendía a cuatro con veinte.

Perdía cuarenta y tres centavos.

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Mercedes se rió. No fue una risa alegre: fue la misma risa de la noche de las doscientas bolsas de harina, la de alguien que encuentra un error tan grande que solo puede tomárselo con humor.

—Pesé la manteca al gramo durante cuatro años —dijo— y me olvidé de la bolsa del comedor.

—La merma no está en la receta —dijo Romina—. En ninguna. En la fábrica de galletitas tampoco estaba hasta que alguien la buscó.

Mercedes abrió el cuaderno de tapas verdes, que todavía usaba para lo que no era de la cuadra, buscó la página de la torta del sistema solar, la de la frase con letra de pizarrón, y la leyó en voz alta. La receta no dice cuánto cuesta. Abajo, con la misma letra, cuatro años después, agregó: tampoco dice cuánto se tira.

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El lunes siguiente, en la reunión de las tres, Ignacio escuchó los números de Romina con la cara de alguien a quien le muestran que el auto que vendió durante dos años no tenía frenos.

—Los cafés son trescientas docenas por semana —dijo—. Si perdemos cuarenta y tres centavos por docena, son ciento treinta dólares por semana. ¿Les dejo de vender?

—No —dijo Romina, antes que Mercedes—. Esa es la parte que confunde.

Les mostró la cuenta de otra manera. Los setenta centavos de gastos de la panadería que le había cargado a cada docena se pagaban igual si los cafés compraban o no: el alquiler, Sonia, la contadora y las cuotas del horno no bajaban si se dejaba de hacer medialunas para Las Glicinas. Sin esos setenta centavos, la docena de los cafés costaba tres con noventa y tres y se vendía a cuatro con veinte: dejaba veintisiete centavos para ayudar a pagar esos gastos. Poco, pero algo. Si se dejaba de venderles, la panadería perdía esos veintisiete centavos por docena, ochenta dólares por semana, y los gastos seguían ahí.

—No ganamos con los cafés —dijo Romina—. Pero si nos vamos, perdemos más. Lo que hay que hacer es cobrarles lo que cuesta.

Ignacio salió esa semana a renegociar, con una hoja de Romina en la carpeta. El precio de los cafés pasó a cuatro con noventa, con un pedido mínimo de veinte docenas por entrega; el pedido mínimo bajaba el costo del reparto por docena. A los que no llegaban al mínimo, les ofreció las medialunas de grasa, más baratas de hacer, que la panadería ya hacía para los almacenes. Las Glicinas aceptó el precio nuevo sin discutir: vendía cada medialuna con el café a un dólar con veinte, catorce con cuarenta la docena. Uno de los cafés del centro se fue a La Moderna. Dos pasaron a las medialunas de grasa.

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La otra mitad del problema era la merma, y Romina la atacó por donde más pesaba: el mostrador. Las medialunas se horneaban todas a la madrugada, para la apertura, y a las ocho de la noche lo que quedaba se iba al comedor. Romina propuso hornearlas en dos momentos: una tanda grande para la mañana y una chica a las once, según lo que se hubiera vendido hasta esa hora. Para eso, las medialunas de la segunda tanda se formaban a la madrugada con todas las demás y se guardaban crudas en el freezer, y a las diez se pasaban a la cámara de fermentación. Si a las diez y media la mañana había sido floja, se hacían menos.

En dos meses, la merma de medialunas en el mostrador bajó de cinco por ciento a dos. La total, de nueve a seis. Y el costo de la docena del mostrador bajó doce centavos sin tocar un gramo de manteca.

Lo que Nova vio

Este es el capítulo del hilo que atraviesa el libro. En el capítulo 3, Mercedes costeó una torta con lo que se pesa y se olvidó de las horas. Acá, cuatro años después, con la receta de costo más completa de Villa Ceibal, se olvidó de lo que no se vende. Y fíjense que en los dos casos lo que se olvidó no es un detalle: las horas eran casi todo el costo de la torta, y la merma era más grande que el horno, la cámara y la limpieza juntos. Los costos que no se ven no son los chicos; son los que no tienen un lugar natural donde anotarse.

Me interesa mucho cómo Romina encuentra la merma: no preguntando cuánto se tira en general, sino midiendo en los tres lugares donde ocurre, producto por producto. El ocho por ciento de Elena era un promedio del mostrador, útil para el punto de equilibrio del primer año y casi inútil para decidir el precio de una docena. Un promedio esconde dónde se pierde; el dato por lugar y por producto dice qué hacer.

Y la reunión del lunes tiene la decisión más fina del capítulo. Ignacio hace la pregunta lógica: si pierdo con los cafés, ¿les dejo de vender? Y Romina contesta lo que muchos dueños no saben: depende de qué costo estés mirando. Con el costo completo, los cafés pierden; con el costo que de verdad desaparece si se dejan de hacer, dejan algo. Dejar de venderles empeora el resultado, porque los gastos de estructura se quedan. Lo que corresponde no es irse sino cobrar lo que cuesta. Esa distinción, entre el costo completo y la contribución, es una de las más útiles que puede aprender alguien que fija precios.

Por último, la segunda tanda de medialunas. Es una idea pequeña: congelar crudo lo que no se sabe si se va a vender y hornearlo cuando se sabe. Pero cambia la pregunta de la cuadra: ya no se trata solo de cuánto hacer a la madrugada, sino de cuánto se puede dejar para decidir más tarde. Esa idea vuelve en el capítulo que sigue, con tortas.

Lo que hay que saber

El costo completo de un producto de producción continua. Ingredientes por fórmula; mano de obra por tanda, dividida por las unidades; energía de horno y cámara por minutos; cambio de tanda y limpieza; merma, dividiendo el costo por la proporción que se vende; envase; reparto si lo hay; y la parte de los gastos de estructura que le corresponde, repartida con un criterio escrito, por ejemplo las horas de producción. Así se costea en las empresas que producen en tandas, y por eso a este método se le dice costeo por procesos. Cómo se registra el consumo real y la merma en cada orden, y cómo se compara con lo previsto, en Consumo real, scrap y costo por orden.

La merma se mide donde ocurre. En una panadería, lo que no se vende se pierde en tres lugares distintos: en la producción (lo que sale mal), en el mostrador (lo que sobra al cierre) y en la distribución (lo que devuelven los clientes). Cada uno tiene causas distintas y soluciones distintas, y un porcentaje general no dice cuál atacar. Se mide producto por producto, en el lugar, por quien lo ve.

Costo completo y contribución no son lo mismo. El costo completo incluye la parte de los gastos de estructura; la contribución es lo que deja un producto después de los costos que desaparecen si se deja de hacerlo. Para fijar un precio se mira el costo completo: el precio tiene que cubrirlo. Para decidir si se deja de vender algo se mira la contribución: si es positiva, dejar de venderlo empeora el resultado mientras los gastos de estructura sigan. La cuenta de costo, margen y punto de equilibrio con estos conceptos está en Costos, precio y margen. Y un caso de la Escuela con este mismo patrón, en una planta de alimentos balanceados, en Caso típico: la fábrica que creía ganar 12 % por lote y ganaba 3 %.

Un descuento para mayoristas sale del costo, no de la costumbre. El treinta por ciento de Ignacio no salió de ninguna cuenta: era el descuento de siempre. El precio mayorista se arma desde el costo completo del producto en ese canal, con su envase, su reparto y su merma, más el margen que se busca; y un pedido mínimo por entrega suele ser la forma más simple de bajar el costo de servir a un cliente chico.

Para tu negocio

Durante dos semanas, medí la merma de tu producto más vendido en los tres lugares: producción, mostrador y devoluciones. Calculá qué porcentaje de lo que producís no se vende y recalculá el costo dividiendo por lo que sí se vende. Después armá el costo completo de ese producto para cada canal. Contestá por escrito: ¿en qué canal tu precio está por debajo del costo completo, y en ese canal el producto tiene contribución positiva o negativa?

Qué registrar desde hoy

• La merma de cada producto en producción, en mostrador y en devoluciones, cada día.
• Las horas de cada tanda, medidas con cronómetro al menos una vez por año.
• El costo completo de cada producto por canal, con el criterio de reparto de los gastos de estructura escrito.
• El precio y el pedido mínimo de cada cliente mayorista.

La enseñanza

La receta no dice cuánto cuesta, y tampoco dice cuánto se tira. Lo que no se vende lo pagan las unidades que sí se venden, y el precio que no lo sabe pierde en silencio.

Lo que sigue

En el capítulo 11, el desborde: el Día de la Madre del quinto año, ciento cuarenta tortas encargadas para el mismo sábado, un horno rotativo, dos decoradoras y una heladera.