Política de compras en el sistema: decidir una vez por semestre, cumplir todos los días

Libro Empresa y sistema, capítulo 10 y comienzo de la parte III (Comprar y stock). Anterior: indicadores comerciales. Índice en la Escuela.

Al terminar este capítulo vas a poder:

1. Escribir la política de compras de tu empresa en cinco reglas que el sistema pueda aplicar.
2. Diseñar los niveles de aprobación según el monto y según si la compra está o no en el catálogo.
3. Conectar las compras con el presupuesto de cada área, para que el gasto se controle al pedir y no al cierre.
4. Medir el gasto bajo política y decidir qué hacer con lo que queda afuera.

El caso: Hotel Las Moras, sesenta y cuatro proveedores para cuarenta habitaciones

Hotel Las Moras tiene 40 habitaciones, un restaurante y 52 personas. Compra USD 40.000 por mes: alimentos y bebidas, limpieza y amenities, mantenimiento, lavandería tercerizada y una lista larga de cosas chicas. Cada jefe compraba a su manera: la chef a sus proveedores de siempre, el ama de llaves a los suyos, el de mantenimiento a quien atendiera el teléfono. Florencia, la gerente, se enteraba de cuánto se había gastado cuando el contador le mandaba el resumen del mes, quince días después.

Cuando ordenó las facturas de un trimestre encontró 64 proveedores activos, el mismo detergente comprado a tres precios distintos con un 22 % de diferencia, y un 38 % del gasto sin orden de compra ni precio acordado. Nadie había robado nada. Simplemente no había una política: cada jefe hacía lo razonable desde su lugar, y la suma de lo razonable era cara.

Florencia escribió la política en una página y la cargó en el sistema: catálogo con proveedores homologados y precios por semestre, niveles de aprobación, presupuesto mensual por área, control de tres vías y evaluación semestral. Seis meses después, el hotel compraba a 22 proveedores, el 88 % del gasto estaba bajo política, los precios acordados ahorraban USD 21.600 por año, y cada jefe veía su presupuesto del mes antes de pedir. De eso trata este capítulo: de decidir las compras una vez por semestre, y de que el sistema haga cumplir la decisión todos los días.

1. El principio: la política es una decisión que se aplica sola

Comprar bien no es negociar bien cada compra. Es decidir una vez qué se compra a quién, a qué precio, quién puede aprobar qué y contra qué presupuesto, y después no volver a decidirlo en cada pedido. La función de compras dejó de ser una ventanilla de pedidos cuando Peter Kraljic propuso en 1983 tratarla como gestión del abastecimiento (compras y proveedores, libro del ERP), y los marcos de control interno (COSO, 1992) convirtieron en estándar las dos ideas que sostienen cualquier política: la autorización según niveles y la separación de funciones.

Para una pyme, la política tiene un problema práctico: si vive en un manual, nadie la lee; si vive en la cabeza del dueño, se cumple cuando el dueño mira. La política funciona cuando vive en el sistema: el pedido que está en el catálogo y en el presupuesto sale solo; el que no, pide la aprobación que corresponde; y la factura que no coincide con lo pedido no se paga. Lo que el dueño decide en una tarde por semestre se cumple en los cientos de pedidos que no ve.

2. Las cinco reglas

1. Catálogo de compras. Las categorías recurrentes (alimentos, limpieza, repuestos de uso frecuente) tienen proveedor homologado, precio acordado y vigencia. Lo que está en el catálogo se pide sin negociar y sin cotizar cada vez. En Las Moras, el catálogo cubre el 75 % del gasto.
2. Niveles de aprobación. Quién aprueba según el monto y según si la compra está o no en el catálogo. Dentro del catálogo y del presupuesto, el jefe de área aprueba hasta USD 500 por pedido; la gerente hasta 3.000; el dueño por encima. Fuera del catálogo, siempre sube un nivel: es la forma de que la excepción sea excepción.
3. Presupuesto por área. Cada área compra contra su presupuesto del mes, el que sale del presupuesto anual de la empresa (libro de administración, capítulo 10). Al pedir se ve cuánto queda; lo que pasa el presupuesto lo aprueba la gerente con el motivo.
4. Separación y control. Quien pide no recibe ni paga; la factura se paga solo si coincide con la orden y con la recepción (el control de tres vías del libro del ERP).
5. Evaluación y revisión. Cada semestre, los precios del catálogo se comparan con el mercado, cada proveedor se evalúa por cumplimiento y calidad, y el catálogo se renueva. Sin esta regla, el catálogo envejece y los jefes vuelven a comprar afuera "porque está más barato".

3. Cómo lo aplica el sistema

Cada regla tiene su lugar en el sistema, y ninguna depende de que alguien se acuerde:

• El catálogo vive en los maestros de proveedores y artículos (libro del ERP, capítulo 2): artículo, proveedor homologado, precio, vigencia, plazo. El pedido de un jefe toma esos datos; no los escribe.
• Los niveles son un flujo de aprobación: el sistema mira el monto, si el artículo está en el catálogo y si el área tiene presupuesto, y manda el pedido a quien corresponde. La aprobación queda registrada con quién y cuándo.
• El presupuesto está cargado por área y por mes; cada orden aprobada lo consume, y el jefe ve el saldo al pedir.
• El control está en la recepción contra la orden y en la factura contra la recepción, con los permisos por rol que impiden que la misma persona pida, reciba y pague.
• La evaluación sale sola del ciclo registrado: plazo prometido contra plazo real, rechazos en la recepción, precio pagado contra precio de catálogo.

La consecuencia que más le importó a Florencia: dejó de enterarse del gasto quince días después. Lo ve al aprobar, y en el tablero de compras del lunes, con el mismo formato de siete indicadores y umbrales del capítulo 9.

4. Qué hace el agente, y quién aprueba

• Arma los pedidos recurrentes de cada área con el catálogo, los consumos y el stock (reposición, libro del ERP): la chef recibe el lunes el pedido de la semana propuesto, lo corrige y lo aprueba.
• Controla contra la política cada pedido que se carga: avisa si hay un artículo equivalente en el catálogo más barato, si el área se pasa del presupuesto, si el proveedor no está homologado.
• Prepara la evaluación semestral: precio pagado contra catálogo y contra referencias de mercado, cumplimiento y rechazos por proveedor, y una propuesta de renovación del catálogo para que la gerente decida.
• Detecta compras partidas: dos pedidos de USD 450 al mismo proveedor el mismo día, que juntos superan el nivel del jefe.

La regla de autonomía es la del capítulo 1 y del capítulo 8: el agente propone y controla; las personas aprueban. Con historial, los pedidos recurrentes de catálogo dentro del presupuesto pueden salir solos con aviso; los de fuera de catálogo, nunca.

5. El indicador: el gasto bajo política

El indicador principal es el gasto bajo política: el porcentaje del gasto comprado a un proveedor homologado, con precio acordado y orden aprobada según la regla. La literatura de compras lo llama "gasto gestionado" y lo usa como la medida básica de si la función de compras existe o es una ventanilla. En Las Moras pasó del 62 % al 88 %.

Se mide por área, porque no todas pueden llegar al mismo número: mantenimiento nunca va a superar el 75 o el 80 %, porque una caldera rota no espera al proveedor del catálogo. Los secundarios: ahorro contra precio de referencia (lo que se pagó contra lo que se habría pagado a precio de mercado), compras fuera de política por motivo (urgencia, artículo nuevo, proveedor sin homologar, error), desvío de presupuesto por área y cumplimiento de los proveedores homologados.

6. Las excepciones: cómo se gestiona lo que queda afuera

Ninguna política cubre el cien por ciento, y una que lo intenta se vuelve una traba que la gente esquiva. Lo que distingue a una política que funciona es cómo trata lo que queda afuera. Tres reglas alcanzan:

• Toda excepción tiene motivo, elegido de una lista corta: urgencia por rotura, artículo nuevo que todavía no está en el catálogo, proveedor homologado sin stock, precio de oportunidad, error. El motivo no es burocracia: es el dato que dice si la excepción es legítima o es un hábito.
• Las excepciones se miran juntas, una vez por semana, en el tablero de compras. Una urgencia aislada es una urgencia; la misma "urgencia" de mantenimiento todos los meses es una máquina que necesita preventivo o un repuesto que tiene que entrar al catálogo con stock de seguridad.
• Lo que se repite entra al catálogo. Si un artículo se compró fuera de política tres veces en un trimestre, se homologa un proveedor y se acuerda un precio. Así el catálogo crece con el uso real, y el gasto bajo política sube sin que nadie tenga que perseguir a nadie.

Hay una excepción que merece una regla aparte: el proveedor nuevo. Siempre lo aprueba un nivel alto, con dos datos mínimos (sus datos fiscales verificados y una referencia de otro cliente), porque es la puerta por la que entran tanto los buenos proveedores como los problemas: un proveedor que no factura, uno que desaparece después del anticipo, uno que es pariente del que compra. Un pedido de USD 200 a un proveedor nuevo puede ser más riesgoso que uno de USD 5.000 a uno homologado.

Ejemplo resuelto: el semestre de Las Moras

El diagnóstico. Compras: USD 40.000 por mes (alimentos y bebidas 18.000, limpieza y amenities 6.000, mantenimiento 7.000, lavandería tercerizada 4.000, otros 5.000). 64 proveedores. Gasto bajo política: 62 %. El mismo detergente a USD 4,10, 4,60 y 5,00 el litro.

La política, en una página. Catálogo para alimentos, limpieza, amenities y repuestos frecuentes, con seis proveedores de alimentos, dos de limpieza y tres de mantenimiento, precios acordados por seis meses. Niveles: jefe de área hasta USD 500 por pedido en catálogo y dentro del presupuesto; gerente hasta 3.000 o cualquier pedido fuera de catálogo; dueño por encima de 3.000. Presupuesto mensual por área, tomado del presupuesto anual. Control de tres vías. Evaluación cada seis meses.

El semestre. Proveedores: de 64 a 22. Gasto bajo política: 88 %. Precios acordados en las categorías del catálogo, que suman USD 360.000 por año: un 6 % menos que el promedio pagado antes, USD 21.600 por año. Compras fuera de política: 12 % del gasto, con motivo; el 70 % de esas fueron urgencias de mantenimiento. Desvío de presupuesto por área: alimentos dentro del presupuesto los seis meses; mantenimiento pasado en dos meses por roturas, con la decisión registrada de quién lo aprobó.

Lo que cambió en la gestión. La chef dejó de cotizar por teléfono los lunes: aprueba en diez minutos el pedido que propone el agente. El ama de llaves descubrió que el proveedor de amenities más caro era también el que más fallaba. Y Florencia pasó de enterarse del gasto a decidirlo: el lunes mira el tablero de compras y aprueba lo que la política le manda.

Ejercicios

Ejercicio 1 · Cálculo: consolidar el detergente

El hotel compraba detergente a tres proveedores: 200 litros por mes a USD 4,10, 150 a 4,60 y 100 a 5,00. El proveedor más barato ofrece USD 4,00 si se le compran los 450 litros. ¿Cuánto se ahorra por mes y por año, y qué más hay que mirar antes de decidir?

Solución

Hoy: 200 × 4,10 + 150 × 4,60 + 100 × 5,00 = 820 + 690 + 500 = USD 2.010 por mes. Consolidado: 450 × 4,00 = 1.800. Ahorro: 210 por mes, 2.520 por año, un 10 %.

Antes de decidir: el cumplimiento del proveedor (consolidar en uno que falla es cambiar ahorro por roturas de stock), la calidad (rendimiento por litro, no solo precio por litro), y un segundo proveedor homologado de respaldo, aunque compre poco. El detergente es un insumo rutinario o apalancable de la matriz de Kraljic: se consolida y se licita cada semestre, sin drama.

Ejercicio 2 · Diseño: los niveles de aprobación de Gráfica del Oeste

La imprenta compra USD 25.000 por mes: papel y cartulina (60 %), tintas (15 %), repuestos (10 %) y otros (15 %). La dueña aprueba todo hoy, y es el cuello de botella de cada compra. Diseñá los niveles de aprobación con catálogo, presupuesto y urgencias.

Solución

Catálogo para papel, cartulina, tintas y repuestos frecuentes, con proveedores homologados y precios por trimestre (por la volatilidad del papel importado). Niveles: el encargado de compras aprueba pedidos de catálogo dentro del presupuesto hasta USD 2.000; el jefe de producción hasta 6.000; la dueña por encima de 6.000, cualquier compra fuera de catálogo mayor a 500, y cualquier proveedor nuevo. Presupuesto mensual por categoría; lo que lo pasa, a la dueña con motivo. Urgencias: un repuesto que para la máquina principal se compra con aprobación del jefe de producción por teléfono, se registra en el día y la dueña la ve en la lista de excepciones del lunes.

Resultado esperado: la dueña pasa de aprobar todas las compras a aprobar las excepciones, unas diez por mes, que son las que de verdad necesitan su criterio.

Ejercicio 3 · Diagnóstico: el desvío de mantenimiento

El área de mantenimiento del hotel tenía un presupuesto de USD 7.000 y gastó 9.400 en el mes. Analizando las órdenes: 1.600 fueron la reparación urgente de una lavadora industrial, 500 compras a precios mayores que los del catálogo, y 300 compras sin orden. ¿Qué dice el desvío y qué se decide?

Solución

Desvío: USD 2.400. Por causa: 1.600 de urgencia (legítima, con motivo; la pregunta es si la lavadora tenía mantenimiento preventivo y si conviene reemplazarla), 500 de precio (alguien compró afuera del catálogo o el catálogo tiene un precio viejo: se revisa cuál), y 300 sin orden (fuera de política: se habla con el jefe y se refuerza la regla de recepción contra orden).

Decisiones: la lavadora entra al plan de mantenimiento preventivo y a la evaluación de inversión del libro de administración (capítulo 13) para decidir si se reemplaza; el catálogo de mantenimiento se revisa en los artículos donde se pagó de más; y la recepción no acepta mercadería sin orden. Lo que no se decide: subir el presupuesto de mantenimiento por un mes con una rotura. Si las roturas se repiten tres meses, el problema es el presupuesto o el estado de las máquinas, y se decide con esos datos.

Ejercicio 4 · Para tu empresa

Ordená las facturas de compras de un trimestre por proveedor y por categoría. Contá cuántos proveedores tenés por categoría y si el mismo artículo se compró a precios distintos. Calculá tu gasto bajo política (con orden, a proveedor elegido y a precio acordado): si no llega al 60 %, la política todavía no existe. Después escribí las cinco reglas en una página, con los montos de aprobación y las categorías del catálogo; esa página es el diseño del flujo de aprobación de tu sistema.

Errores comunes

• La política en un manual: nadie la lee; la que se cumple es la que el sistema aplica en cada pedido.
• El dueño aprueba todo: se vuelve el cuello de botella y aprueba sin mirar; los niveles le dejan solo las excepciones.
• Catálogo sin revisión: a los seis meses está caro y los jefes vuelven a comprar afuera.
• Presupuesto al cierre: el gasto se controla al pedir, no cuando llega el resumen del contador.
• Un solo objetivo para todas las áreas: mantenimiento nunca va a tener el gasto bajo política de alimentos.
• Compras partidas: dos pedidos chicos para no pasar el nivel; el sistema los junta y el agente los avisa.

Lo que hay que registrar

En los maestros: el catálogo (artículo, proveedor homologado, precio acordado, vigencia, plazo), los niveles de aprobación por rol y monto, el presupuesto por área y por mes. En cada compra: la orden con su aprobación (quién, cuándo, por qué nivel), el área que la consume, si estuvo dentro o fuera de política y su motivo, la recepción y la factura cruzadas. Con eso, el gasto bajo política, los desvíos de presupuesto y la evaluación de proveedores salen solos, y el agente tiene con qué proponer. Lo que viene en este libro se apoya en esto: el inventario como caja inmovilizada, en el capítulo 11.

Resumen en cinco líneas

1. Comprar bien es decidir una vez por semestre qué se compra a quién, a qué precio, quién aprueba y contra qué presupuesto, y no volver a decidirlo en cada pedido.
2. Cinco reglas: catálogo con proveedores homologados, niveles de aprobación (fuera de catálogo siempre sube un nivel), presupuesto por área, separación y control de tres vías, evaluación semestral.
3. La política se cumple cuando vive en el sistema: maestros, flujo de aprobación, presupuesto cargado, permisos por rol y el ciclo de compra registrado.
4. El agente arma los pedidos recurrentes, controla contra la política, detecta compras partidas y prepara la evaluación; las personas aprueban, y fuera de catálogo nunca sale solo.
5. El indicador es el gasto bajo política por área, con las compras fuera de política por motivo, el ahorro contra referencia y el desvío de presupuesto.

Preguntas de repaso

1. ¿Qué encontró Florencia en las facturas de un trimestre, y por qué no era culpa de nadie? 64 proveedores, el mismo detergente a tres precios y un 38 % del gasto sin orden ni precio acordado. Cada jefe hacía lo razonable desde su lugar; faltaba una política que convirtiera lo razonable de cada uno en lo conveniente para el hotel.

2. ¿Por qué fuera del catálogo siempre sube un nivel de aprobación? Para que la excepción sea excepción: lo que está en el catálogo ya fue decidido (proveedor y precio); lo que está afuera necesita el criterio de alguien con más contexto.

3. ¿Qué cambia cuando el presupuesto por área está en el sistema? Que el gasto se controla al pedir, no al cierre: el jefe ve cuánto le queda, lo que pasa el presupuesto lo aprueba la gerencia con motivo, y el desvío del mes tiene causas registradas.

4. ¿Qué es el gasto bajo política y por qué se mide por área? El porcentaje del gasto comprado a proveedor homologado, con precio acordado y orden aprobada. Se mide por área porque algunas, como mantenimiento, tienen urgencias legítimas que nunca van a estar en el catálogo.

5. ¿Qué hace el agente de compras y qué no hace? Arma los pedidos recurrentes, controla cada pedido contra la política, detecta compras partidas y prepara la evaluación semestral. No aprueba compras fuera de catálogo ni cambia proveedores ni precios.

Conceptos clave

• Política de compras: las reglas que deciden una vez qué se compra a quién, a qué precio, quién aprueba y contra qué presupuesto.
• Catálogo de compras: categorías con proveedor homologado, precio acordado y vigencia.
• Proveedor homologado: el evaluado y aprobado para una categoría.
• Nivel de aprobación: quién aprueba según monto y según si está en el catálogo.
• Presupuesto por área: el gasto previsto de cada área por mes, consumido por cada orden aprobada.
• Gasto bajo política: porcentaje del gasto con proveedor homologado, precio acordado y orden aprobada.
• Compra fuera de política: la que no cumple alguna regla, registrada con su motivo.
• Compra partida: dividir un pedido para no superar un nivel de aprobación.
• Evaluación semestral: la revisión de precios, cumplimiento y calidad que renueva el catálogo.
• Ahorro contra referencia: la diferencia entre lo pagado y el precio de mercado o el pagado antes.

Referencias

• Kraljic, Peter. "Purchasing Must Become Supply Management". Harvard Business Review, septiembre-octubre de 1983.
• Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Internal Control — Integrated Framework. 1992, actualizado en 2013.
• Cousins, Paul; Lamming, Richard; Lawson, Benn y Squire, Brian. Strategic Supply Management: Principles, Theories and Practice. Prentice Hall, 2008.
• Monczka, Robert M.; Handfield, Robert B.; Giunipero, Larry C. y Patterson, James L. Purchasing and Supply Chain Management. Cengage, varias ediciones.

Lo que sigue

El capítulo 11 mira lo comprado desde la caja: el inventario como plata inmovilizada, su valuación, su rotación y lo que cuesta tenerlo, con el sistema mostrando qué duerme en el depósito y el agente proponiendo qué hacer. Si querés escribir tu política de compras en una página con alguien, Alex la arma con vos.